4. Formato MARC 21 para datos de existencias y registros de existencias locales de OCLC
Introducción
La sincronización de datos de LHR procesará registros separados de existencias específicas de la copia que cumplan con el formato MARC 21 para datos de existencias (MFHD) con el fin de actualizar registros de existencias locales (LHR) en WorldCat. Una institución puede tener uno o varios LHR para un registro bibliográfico determinado en WorldCat.
Los registros de existencias enviados por las bibliotecas pueden contener cualquier elemento en los datos de existencias en formato MARC 21. Sin embargo, solo se utilizarán aquellos elementos de datos definidos para su uso en el formato LHR de OCLC . Se puede encontrar información completa sobre los elementos de datos del LHR en Formato y estándares de las existencias locales de OCLC .
Usted indica a OCLC dónde encontrar ciertos elementos de datos cuando crea su colección. Una vez recibidos los datos, se asignará a su colección un Especialista de la base de datos de OCLC , el cual ayudará a crear una tabla de traducciones antes de que OCLC acepte la colección .
Elementos de datos obligatorios para el procesamiento de sincronización de datos de LHR
La sincronización de datos del LHR procesará los registros MFHD que contengan, como mínimo, un número de control de OCLC válido y suficiente información para traducir correctamente los códigos de ubicación locales a combinaciones válidas de símbolos de institución de OCLC y códigos de existencias de la biblioteca en 852 ‡a y ‡b, respectivamente, del LHR de WorldCat .
Si bien los LHR se basan en MFHD, hay algunos aspectos clave de la implementación del estándar por parte de OCLC que deben tenerse en cuenta:
- Los LHR de WorldCat son registros de existencias separadas y específicas de la copia.
- OCLC no procesa existencias de varias ubicaciones en un registro de existencias.
Nota: es imperativo que todos los registros de existencias asociados con un registro bibliográfico específico se incluyan siempre en el mismo archivo. Si solo ha cambiado un registro de existencias de un conjunto adjunto a un solo registro bibliográfico, debe enviar el conjunto completo de registros de existencias (no solo el registro modificado). OCLC requiere todos los registros de existencias para un registro bibliográfico porque el procesamiento de sincronización de datos no coincide con los registros de existencias individuales.
Número de control de OCLC
Cada registro enviado para la colección sincronizada de datos de su LHR debe contener un único número de control de OCLC (OCN) válido para el registro bibliográfico de WorldCat correspondiente. Estos pueden ser los campos 004, 014 y 035 , pero deben estar siempre en la misma ubicación en todos los registros. OCLC sabe dónde encontrar los OCN en función de su selección en la colección.
004 - Número de control para registro bibliográfico relacionado (NR)
Cuando se selecciona el campo 004, se reconocerá un número como número de control de OCLC si no tiene prefijo o este tiene un prefijo aceptado. Los prefijos 004 aceptados son:
- (OCoLC)
- (OCoLC)ocl7
- (OCoLC)ocm
- (OCoLC)ocn
- (OCoLC) en
- ocl7
- ocm
- ocn
- el
El campo 004 no es repetible en MFHD; no debe haber más de un campo 004 en un registro.
014 - Número de enlace (R)
Cuando se selecciona el campo 014, un número en el subcampo ‡a se reconocerá como el número de control de OCLC solo cuando el subcampo ‡b contenga "OCoLC".
El campo 014 es repetible en MFHD; no debe haber más de un campo 014 que contenga un OCN en un registro; Se permiten los campos 014 que contengan otros números.
035 - Número de control del sistema (R)
Cuando se selecciona el campo 035, un número en el subcampo ‡a se reconocerá como número de control de OCLC solo cuando el número siga a un prefijo aceptado. Los prefijos 035 ‡a aceptados son:
- (OCoLC)
- (OCoLC)ocl7
- (OCoLC)ocm
- (OCoLC)ocn
- (OCoLC) en
- ocl7
- ocm
- ocn
- el
El campo 035 es repetible en MFHD; no debe haber más de un campo 035 que contenga un OCN en un registro; Se permiten los campos 035 que contengan otros números.
Códigos de ubicación para 852 ‡a y ‡b
Todos los LHR de OCLC deben contener un campo 852 con una combinación válida de símbolo de institución de OCLC y código de existencias de la biblioteca en 852 ‡a y ‡b, respectivamente. Una vez que se reciban sus datos iniciales, se asignará un Especialista de la base de datos de OCLC a su colección. Revisarán los datos fuente y trabajarán con usted para crear una tabla de traducción de existencias. Esta tabla se utiliza durante el procesamiento para asignar sus códigos de ubicación locales a un símbolo de institución de OCLC en el subcampo 852 ‡a; un código de 4 caracteres de existencias de una biblioteca con perfil de OCLC en 852 ‡b; y, en algunos casos, una ubicación en estantes en 852 ‡c de los LHR de WorldCat . También se puede utilizar para establecer los bytes de política de préstamo y reproducción del campo 008 (008/20 y 008/21, respectivamente).
Para obtener más información, consulte las tablas de conversión de existencias.
La presencia de otros campos MFHD variará según el contenido. OCLC proporcionará valores predeterminados para determinados elementos si faltan o no son válidos.
Es posible que los LHR se carguen en WorldCat con errores de validación que se informarán posteriormente para su corrección.
Elementos de datos MFHD seleccionados y su uso en el procesamiento de colecciones de sincronización de datos LHR
Las siguientes secciones cubren elementos de datos MFHD seleccionados y proporcionan información sobre su uso en el procesamiento de sincronización de datos LHR .
Cabecera/05 - Estado del registro
Cabecera/05 - Estado del registro
El código de estado de registro se utiliza para indicar la relación de un registro con el archivo; hay 3 valores válidos en MFHD:
- c - Corregido o revisado
- d - Borrado
- n - Nuevo
Este elemento de datos es importante para mantener las existencias con una colección sincronizada de datos de LHR en curso. Una biblioteca debe poder extraer mediante programación solo aquellos registros que necesiten actualizarse (agregarse, reemplazarse o eliminarse) desde que se procesó su último archivo por lotes.
Las bibliotecas siempre deben suministrar todos los registros de existencias asociados con un registro bibliográfico específico, incluso si hay un cambio en uno solo. OCLC no establecerá coincidencias con los registros de copias individuales. El software de sincronización de datos de LHR reemplaza todos los LHR de un registro bibliográfico específico con el conjunto completo de registros de existencias enviados para actualizar.
Cabecera/06 - Tipo de registro
Cabecera/06 - Tipo de registro
Asegúrese de usar el valor correcto para indicar si el registro de existencias representa existencias de material seriado (y), existencias de material de una sola parte (x) o existencias de material de varias partes (v ). OCLC también acepta el valor "u" (desconocido). El software de OCLC intentará verificar dinámicamente esto con los registros bibliográficos de WorldCat a los que están adjuntos los LHR de su biblioteca.
001 - Número de control del sistema (NR) local
001 - Número de control del sistema (NR) local
Este número se utiliza en el archivo de detalles de excepciones de LHR para ayudarlo a identificar los registros que no se procesaron correctamente. Aunque OCLC no requiere un campo 001 para el procesamiento de sincronización de datos de LHR , se recomienda incluir este elemento de datos.
007 - Campo fijo (NR) de descripción física
007 - Campo fijo (NR) de descripción física
El campo 007 no es repetible en registros de existencias separados. Se crea un registro de existencias único para cada formato físico para el cual se necesita una mención de existencias.
Solo los dos primeros bytes se utilizan para generar visualizaciones de OCLC , pero en los LHR se pueden utilizar todos los códigos MFHD válidos. OCLC tiene como valor predeterminado la descripción física "zu" si no hay un campo 007.
La codificación correcta de este campo es especialmente importante para las bibliotecas que utilizan el enfoque de registro único para catalogar todos los formatos, especialmente los recursos electrónicos.
008 - Elementos de datos de longitud fija (NR)
008 - Elementos de datos de longitud fija (NR)
32 posiciones de caracteres (00-31) que contienen elementos de datos que proporcionan información codificada sobre el registro. Los elementos de datos se definen posicionalmente.
008/06 - Estado de recepción o adquisición
008/06 - Estado de recepción o adquisición
Este elemento se utiliza para "abrir" o "cerrar" menciones de existencias codificadas al crear el resumen de LHR .
Si varias copias adjuntas al mismo registro bibliográfico tienen valores diferentes, el valor de Resumen de LHR se establece en el siguiente orden de prioridad: 4 (Recibido actualmente), 5 (No recibido actualmente), 0 (Desconocido).
008/20 y 008/21
Es importante tener en cuenta que el Préstamo interbibliotecario de WorldShare puede utilizar los códigos de los bytes 20 y 21 de 008 de sus LHR para desviar automáticamente las solicitudes de ILL.
Pueden sustituir o diferir sus perfiles del Directorio de políticas,tal como se describe a continuación.
008/20 - Política de préstamo
Ajustes que sustituirán a los perfiles del Directorio de políticas
- a - Se prestará
- b - No se prestará
- c - Solo se prestará una copia impresa
Ajustes que se derivarán de los perfiles del Directorio de políticas
- l - política de préstamos limitados
- u - desconocido
008/21 - Política de reproducción
008/21 - Política de reproducción
Ajustes que sustituirán a los perfiles del Directorio de políticas
- a - Se reproducirá
- b - No se reproducirá
Ajustes que se derivarán de los perfiles del Directorio de políticas
- u - desconocido
853 - Encabezados y patrón-Unidad bibliográfica básica (R)
853 - Encabezados y patrón-Unidad bibliográfica básica (R)
‡8 - Número de enlace de campo (NR)
El subcampo ‡8 contiene datos que identifican campos de datos de existencias vinculadas y también puede proponer una secuencia para los campos vinculados.
El subcampo ‡8 es obligatorio en 853 campos de los registros de existencias locales de OCLC .
La estructura y sintaxis del subcampo ‡8 en el campo 853 es: ‡8 [número de enlace].
El número de enlace es el único elemento de datos utilizado en el subcampo ‡8 del campo 853. Es un número entero de longitud variable que ocurre en el subcampo ‡8 en los 863 campos que se deben vincular con el campo 853. En este campo NO se utiliza un número de enlace "0" (cero). El subcampo ‡8 es siempre el primer subcampo del campo 853.
‡a - Primer nivel de enumeración (NR)
El subcampo ‡a siempre debe estar presente cuando se utiliza un campo 853 en el formato LHR de OCLC .
Cuando solo se utilizan encabezamientos de cronología en un material (es decir, el material no lleva enumeración), los encabezamientos de cronología están contenidos en los subcampos de encabezamiento de enumeración relevantes (‡a-‡h).
863 - Enumeración y cronología - Unidad bibliográfica básica (R)
863 - Enumeración y cronología - Unidad bibliográfica básica (R)
‡8 - Enlace de campo y número de secuencia (NR)
El subcampo ‡8 contiene datos que identifican campos de datos de existencias vinculadas y también puede proponer una secuencia para los campos vinculados. Es obligatorio en 863 campos de los registros de existencias locales de OCLC .
La estructura y sintaxis del subcampo ‡8 en el campo 863 es: ‡8 [número de enlace].[número de secuencia]
El número de enlace es el primer elemento de datos utilizado en el subcampo ‡8 del campo 863. Es un número entero de longitud variable que ocurre en el subcampo ‡8 en los 863 campos vinculados a un campo 853. Los campos con el mismo número de enlace se consideran enlazados. En este campo NO se utiliza un número de enlace "0" (cero).
El número secuencial está separado del número de enlace por un punto "." y es obligatorio en 863 campos de los registros de existencias locales de OCLC . Es un número entero de longitud variable que se puede utilizar para indicar el orden relativo de visualización de los campos vinculados (los números secuenciales inferiores se muestran antes de los superiores). El subcampo ‡8 es siempre el primer subcampo del campo 863.
‡a - Primer nivel de enumeración
El subcampo ‡a contiene el nivel más alto de enumeración. Siempre debe estar presente cuando se utiliza un campo 863 en el formato LHR de OCLC .
Cuando se utilizan encabezamientos de cronología en un material (es decir, el material no lleva enumeración), los encabezamientos de cronología están contenidos en los subcampos de encabezamiento de enumeración relevantes (‡a-‡h).
866 - Existencias textuales - Unidad bibliográfica básica (R)
866 - Existencias textuales - Unidad bibliográfica básica (R)
‡8 - Número de enlace de campo (R)
El subcampo ‡8 contiene datos que identifican campos de datos de existencias vinculadas y también puede proponer una secuencia para los campos vinculados. Es obligatorio en 866 campos de los registros de existencias locales de OCLC .
La estructura y sintaxis del subcampo ‡8 en el campo 866 es: ‡8 [número de enlace]
El subcampo ‡8 en 866 campos de existencias textuales solo tiene la parte del número de enlace del enlace y el número de secuencia. Según el número de enlace utilizado, indican lo siguiente:
- Enlace número 0: Las existencias están registradas solo en el (los) campo(s) 866 Existencias textuales. No aparecen los campos 853 Encabezados y Patrón y 863 Enumeración y Cronología en el registro de existencias.
- Enlace número 0: Los datos de las existencias se registran en los campos vinculados 853 Encabezados y patrón/863 Enumeración y Cronología, pero la forma de visualización de las existencias se registra en un solo campo de Existencias textuales. El campo 866 Existencias textuales reemplaza todos los campos 853/863 para fines de visualización.
- El número de enlace es el mismo que el número de enlace en los campos 853 y 863 vinculados: Las existencias textuales reemplazan la visualización de existencias codificadas con el mismo número de enlace. El contenido de un solo campo de existencias textuales se mostrará en lugar de los campos de enumeración y cronología vinculados a un campo de encabezamiento y patrón.
- Número de enlace único: secuencia la visualización de los datos de existencias textuales con la enumeración y cronología de los campos 863.
Cuando se utilizan múltiples campos de existencias textuales 866 en un registro que no tiene campos de existencias 853/863, todos los números de enlace en el subcampo ‡8 deben ser "0". El subcampo ‡8 es siempre el primer subcampo del campo 866.
‡a - Existencias textuales (NR)
El subcampo ‡a contiene la forma textual de las existencias. Este formulario se puede utilizar en lugar de los campos 853-855 Encabezados y patrón y 863-865 Enumeración y cronología, o además de ellos. Siempre debe estar presente cuando se utiliza un campo 866 en el formato LHR de OCLC .
Resumen de LHR
Un elemento que es exclusivo del formato LHR de OCLC es el resumen de LHR .
Se presenta como un campo único que pretende reflejar las existencias generales de la institución para el material. Solo puede haber un resumen de LHR por registro bibliográfico para una institución, independientemente de la cantidad de LHR que se hayan adjunto. El Resumen de LHR está asociado con cada uno de los LHR de la institución que están vinculados a un solo registro bibliográfico.
El software de OCLC intentará crear el Resumen de LHR a partir de los elementos disponibles en los subcampos ‡a y ‡i de los 853/863 pares de campos codificados y el subcampo ‡a de los 866 campos de existencias textuales.
Cuando un registro no tiene campos de existencias codificados y contiene un solo campo 866 de existencias textuales, los datos del subcampo 866 ‡a aparecerán como resumen de LHR cuando haya un solo LHR adjunto a un registro bibliográfico de WorldCat .
Cuando solo se logre un resumen parcial, se agregará la frase ";Resumen incompleto" al resumen de LHR que se haya creado.
La declaración predeterminada "Existencias locales disponibles" aparecerá en el campo de resumen de LHR cuando el software no pueda generar una declaración de resumen.
Siempre se obtendrán mejores resultados cuando se utilicen los campos de existencias codificados 853/863. Si su biblioteca utiliza solo existencias textuales en los campos 866, asegúrese de cumplir con las reglas establecidas en Mención de existencias para materiales bibliográficos (ANSI/ NISO Z39.71) para garantizar un resumen exitoso.