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Servicio de soporte de OCLC

4. MARC 21 Format for Holdings Data and OCLC local holdings records

Encuentre los elementos de datos requeridos y los elementos MFHD seleccionados utilizados para el procesamiento de colecciones de sincronización de datos de registros de existencias locales.

Introducción

La sincronización de datos LHR procesará registros de existencias separados y específicos de cada copia que cumplan con el Formato MARC 21 para datos de existencias (MFHD) con el fin de actualizar los registros de existencias locales (LHR) en WorldCat. Una institución puede tener uno o varios LHR para cualquier registro bibliográfico en WorldCat.

Holdings records sent by libraries may contain any element in the MARC 21 Format Holdings Data. However, only those data elements defined for use in the OCLC LHR format will be used. Complete information on LHR data elements can be found in OCLC Local Holdings Format and Standards.

Usted le indica a OCLC dónde encontrar determinados elementos de datos cuando crea su colección. Una vez recibidos los datos, se asignará un Especialista en bases de datos de OCLC a su colección, quien lo ayudará a crear una Tabla de conversión antes de que la colección sea aceptada por OCLC.

Elementos de datos necesarios para el tratamiento de datos de sincronización de LHR

La sincronización de datos de LHR procesará los registros MFHD que contengan, como mínimo, un número de control de OCLC válido e información suficiente para traducir correctamente los códigos de ubicación local en combinaciones válidas de símbolo de institución de OCLC y código de biblioteca tenedora en 852 ‡a y ‡b, respectivamente, de los LHR de WorldCat.

Si bien las LHR se basan en MFHD, hay algunos aspectos clave de la implementación de la norma por parte de OCLC que deben tenerse en cuenta:

  • Los LHR de WorldCat son registros de existencias separados y específicos de cada ejemplar.
  • OCLC no procesa las existencias de varias ubicaciones en un registro de existencias.

 Nota: Es imprescindible que todos los registros de existencias asociados a un registro bibliográfico específico se incluyan siempre en el mismo archivo. Si sólo ha cambiado un registro de existencias de un conjunto adjunto a un único registro bibliográfico, debe enviar todo el conjunto de registros de existencias (no sólo el registro modificado). OCLC requiere todos los registros de existencias para un registro bibliográfico porque el procesamiento de sincronización de datos no coincide con los registros de existencias individuales.

Número de control de OCLC

Cada registro enviado para su colección de sincronización de datos de LHR debe contener un único número de control de OCLC (OCN ) válido para el registro bibliográfico de WorldCat correspondiente. Puede ser el campo 004, 014 y 035, pero debe estar siempre en el mismo lugar en todos los registros. OCLC sabe dónde encontrar el OCN en función de su selección en la colección.

004 - Número de control del registro bibliográfico relacionado (NR)

Cuando se selecciona el campo 004, se reconocerá un número como número de control de OCLC si no tiene prefijo o si tiene un prefijo aceptado. Los prefijos 004 aceptados son:

  • (OCoLC)
  • (OCoLC)ocl7
  • (OCoLC)ocm
  • (OCoLC)ocn
  • (OCoLC)on
  • ocl7
  • ocm
  • ocn
  • on

El campo 004 no es repetible en MFHD; no debe haber más de un campo 004 en un registro.

014 - Número de enlace (R)

Cuando se selecciona el campo 014, un número en el subcampo ‡a se reconocerá como el número de control de OCLC sólo cuando el subcampo ‡b contenga "OCLC".

El campo 014 es repetible en MFHD; en un registro no debe haber más de un campo 014 que contenga un OCN; se permiten campos 014 que contengan otros números.

035 - Número de control del sistema (R)

Cuando se selecciona el campo 035, un nœmero en el subcampo ‡a ser‡ reconocido como el nœmero de control de OCLC s-lo cuando el nœmero siga un prefijo aceptado. Los prefijos 035 ‡a aceptados son:

  • (OCoLC)
  • (OCoLC)ocl7
  • (OCoLC)ocm
  • (OCoLC)ocn
  • (OCoLC)on
  • ocl7
  • ocm
  • ocn
  • on

El campo 035 es repetible en el MFHD; en un registro no debe haber más de un campo 035 que contenga un OCN; se permiten campos 035 que contengan otros números.

Location codes for 852 ‡a and ‡b

Todos los LHR de OCLC deben contener un campo 852 con una combinación válida de símbolo de institución de OCLC y código de biblioteca titular en 852 ‡a y ‡b, respectivamente. Una vez recibidos sus datos iniciales, se asignará un Especialista en bases de datos de OCLC a su colección. Revisarán los datos de origen y trabajarán con usted para crear una tabla de traducción de Holdings. Esta tabla se utiliza durante el procesamiento para asignar sus códigos de ubicación local a un símbolo de institución de OCLC en el subcampo 852 ‡a; un código de biblioteca tenedora de 4 caracteres perfilado por OCLC en 852 ‡b; y, en algunos casos, una ubicación de estantería en 852 ‡c de las LHR de WorldCat. También se puede utilizar para establecer los bytes de política de préstamo y reproducción del campo 008 (008/20 y 008/21, respectivamente).

Please see Holdings translation tables for more information.

 Atención: El campo 852 NO es repetible en el formato LHR de OCLC.

La presencia de otros campos MFHD variará en función del contenido. OCLC proporcionará valores predeterminados para ciertos elementos si faltan o no son válidos.

Los LHR pueden cargarse en WorldCat con errores de validación que se notificarán posteriormente para su corrección.

Elementos de datos MFHD seleccionados y su uso en el procesamiento de colecciones de sincronización de datos LHR

En las secciones siguientes se tratan elementos de datos MFHD seleccionados y se ofrece información sobre su uso en el procesamiento de sincronización de datos LHR.

Leader/05 - Estado de los registros

Leader/05 - Estado de los registros

El código de estado del registro se utiliza para indicar la relación de un registro con el archivo y existen 3 valores válidos en MFHD:

  • c - Corregido o revisado
  • d - Suprimido
  • n - New

Este elemento de datos es importante para mantener las explotaciones con una recopilación de sincronización de datos LHR en curso. Una biblioteca debe poder extraer mediante programación sólo los registros que necesitan actualizarse (añadir, sustituir o eliminar) desde que se procesó su último archivo por lotes.

Las bibliotecas deben suministrar siempre todos los registros de existencias asociados a un registro bibliográfico específico, aunque sólo haya un cambio en uno de ellos. OCLC no cotejará registros de copias individuales. El software de sincronización de datos LHR sustituye todos los LHR de un registro bibliográfico específico por el conjunto completo de registros de existencias enviados para su actualización.

Leader/06 - Type of Record

Leader/06 - Type of Record

Be sure to use the correct value to indicate if the holdings record represents serial item holdings (y), single-part item holdings (x), or multipart item holdings (v). OCLC also accepts value 'u' (unknown). OCLC software will dynamically try to verify this against the WorldCat bibliographic records to which your library's LHRs are attached.

001 - Número de control del sistema local (NR)

001 - Número de control del sistema local (NR)

Este número se utiliza en el Archivo detallado de excepciones de LHR para ayudarle a identificar los registros que no se han procesado correctamente. Aunque OCLC no exige un campo 001 para el procesamiento de sincronización de datos de LHR, se recomienda incluir este elemento de datos.

007 - Descripción física Campo fijo (NR)

007 - Descripción física Campo fijo (NR)

El campo 007 no puede repetirse en registros de existencias separados. Se crea un único registro de existencias para cada formato físico para el que se necesita una declaración de existencias.

Sólo se utilizan los dos primeros bytes para generar visualizaciones de OCLC, pero todos los códigos MFHD válidos pueden utilizarse en LHR. OCLC asigna por defecto a la descripción física el valor "zu" si no está presente el campo 007.

Correct coding of this field is especially important for libraries that use the single record approach for cataloging all formats, particularly electronic resources.

008 - Elementos de datos de longitud fija (NR)

008 - Elementos de datos de longitud fija (NR)

32 posiciones de caracteres (00-31) que contienen elementos de datos que proporcionan información codificada sobre el registro. Los elementos de datos están definidos posicionalmente.

008/06 - Estado de recepción o adquisición

008/06 - Estado de recepción o adquisición

This element is used to "open" or "close" coded holdings statements when creating the LHR Summary.

Si varias copias adjuntas al mismo registro bibliográfico tienen valores diferentes, el valor del Resumen LHR se establece en el siguiente orden de prioridad: 4 (Recibido actualmente), 5 (No recibido actualmente), 0 (Desconocido).

008/20 y 008/21

Es importante tener en cuenta que WorldShare Interlibrary Loan puede utilizar los códigos de los bytes 008 20 y 21 de sus LHR para desviar automáticamente las solicitudes de ILL.

They can override or defer to your Policies Directory profiles as outlined below.

008/20 - Lending policy

008/20 - Lending policy

Configuración que anulará las directivas Perfiles de directorio

  • a - Prestará
  • b - Will not lend
  • c - Sólo se prestará copia impresa

Ajustes que se diferirán a los Perfiles de Directorio de Políticas

  • l - política de préstamos limitados
  • u - unknown

008/21 - Reproduction policy

008/21 - Reproduction policy

Configuración que anulará las directivas Perfiles de directorio

  • a - Se reproducirá
  • b - No se reproducirá

Ajustes que se diferirán a los Perfiles de Directorio de Políticas

  • u - unknown

853 - Leyendas y Patrón-Unidad Bibliográfica Básica (R)

853 - Leyendas y Patrón-Unidad Bibliográfica Básica (R)

‡8 - Número de enlace de campo (NR)

El subcampo ‡8 contiene datos que identifican los campos de datos de explotaciones vinculados y también puede proponer una secuencia para los campos vinculados.

El subcampo ‡8 es obligatorio en 853 campos de los registros de existencias locales de OCLC.

La estructura y sintaxis del subcampo ‡8 en el campo 853 es: ‡8[número de enlace].

El número de enlace es el único dato utilizado en el subcampo ‡8 del campo 853. Es un número entero de longitud variable que aparece en el subcampo ‡8 en todos los campos 863 que deben vincularse al campo 853. Un número de enlace de "0" (cero) NO se utiliza en este campo. El subcampo ‡8 es siempre el primer subcampo del campo 853.

‡a - Primer nivel de enumeración (NR)

El subcampo ‡a debe estar siempre presente cuando se utiliza un campo 853 en el formato LHR de OCLC.

Cuando en un elemento sólo se utilizan subtítulos de cronología (es decir, el elemento no lleva enumeración), los subtítulos de cronología están contenidos en los correspondientes subcampos de subtítulos de enumeración (‡a-‡h).

863 - Enumeración y Cronología-Unidad Bibliográfica Básica (R)

863 - Enumeración y Cronología-Unidad Bibliográfica Básica (R)

‡8 - Enlace de campo y número de secuencia (NR)

El subcampo ‡8 contiene datos que identifican campos de datos de explotaciones vinculados y también puede proponer una secuencia para los campos vinculados. Se requiere en 863 campos de los registros de existencias locales de OCLC.

La estructura y sintaxis del subcampo ‡8 en el campo 863 es: ‡8[número de enlace].[número de secuencia].

El número de enlace es el primer dato utilizado en el subcampo ‡8 del campo 863. Es un número entero de longitud variable que aparece en el subcampo ‡8 en todos los campos 863 que están vinculados a un campo 853. Los campos con el mismo número de enlace se consideran enlazados. Un número de enlace de "0" (cero) NO se utiliza en este campo.

El número de secuencia está separado del número de enlace por un punto "." y es obligatorio en 863 campos de los registros de existencias locales de OCLC. Se trata de un número entero de longitud variable que puede utilizarse para indicar el orden relativo de visualización de los campos vinculados (los números de secuencia inferiores se visualizan antes que los superiores). El subcampo ‡8 es siempre el primer subcampo del campo 863.

‡a - Primer nivel de enumeración

El subcampo ‡a contiene el nivel más alto de enumeración. Debe estar siempre presente cuando se utiliza un campo 863 en el formato LHR de OCLC.

Cuando se utilizan subtítulos de cronología en un elemento (es decir, el elemento no lleva enumeración), los subtítulos de cronología están contenidos en los subcampos de subtítulos de enumeración pertinentes (‡a-‡h).

866 - Fondos Textuales-Unidad Bibliográfica Básica (R)

866 - Fondos Textuales-Unidad Bibliográfica Básica (R)

‡8 - Número de enlace de campo (R)

El subcampo ‡8 contiene datos que identifican campos de datos de explotaciones vinculados y también puede proponer una secuencia para los campos vinculados. Se requiere en 866 campos de los registros de existencias locales de OCLC.

The structure and syntax for subfield ‡8 in the 866 field is: ‡8 [linking number]

El subcampo ‡8 de los campos 866 Textual Holdings sólo tiene la parte del número de enlace y el número de secuencia. Según el número de enlace utilizado, indican lo siguiente:

  • Linking number 0: Holdings are recorded only in 866 Textual Holdings field(s). No 853 Captions and Pattern and 863 Enumeration and Chronology fields occur in the holdings record.
  • Número de enlace 0: Los datos de las existencias se registran en los campos enlazados 853 Captions and Pattern/863 Enumeration and Chronology, pero la forma de presentación de las existencias se registra en un único campo Textual Holdings. El campo 866 Textual Holdings sustituye a todos los campos 853/863 a efectos de visualización.
  • El número de enlace es el mismo que el de los campos 853 y 863 enlazados: Las participaciones textuales sustituyen a las participaciones codificadas en pantalla con el mismo número de enlace. Se mostrará el contenido de un único campo Textual Holdings en lugar de los campos Enumeración y Cronología vinculados a un campo Leyendas y Patrón.
  • Número único de enlace: Secuencia la visualización de los datos textuales de las existencias con la enumeración y cronología de los 863 campos.

When multiple 866 Textual Holdings fields are used in a record that has no 853/863 holdings fields, all linking numbers in subfield ‡8 must be "0". Subfield ‡8 is always the first subfield in the 866 field.

‡a - Participaciones textuales (NR)

El subcampo ‡a contiene la forma textual de las explotaciones. Este formulario puede utilizarse en lugar o como complemento de los campos 853-855 Leyendas y modelo y 863-865 Enumeración y cronología. Debe estar siempre presente cuando se utiliza un campo 866 en el formato LHR de OCLC.

LHR Resumen

Un elemento exclusivo del formato LHR de OCLC es el Resumen LHR.

Se presenta como un campo único que pretende reflejar las existencias globales de una institución para el artículo. Sólo puede haber un resumen de LHR por registro bibliográfico para una institución, independientemente del número de LHR que tengan adjuntas. El Resumen LHR está asociado a cada uno de los LHR de la institución que están vinculados a un único registro bibliográfico.

El software de OCLC intentará crear el Resumen LHR a partir de los elementos disponibles en los subcampos ‡a y ‡i de 853/863 pares de campos codificados y el subcampo ‡a de 866 campos de existencias textuales.

Cuando un registro no tiene campos de existencias codificados y contiene un único campo de existencias textual 866, los datos del subcampo 866 ‡a aparecerán como Resumen LHR cuando haya un único LHR adjunto a un registro bibliográfico WorldCat.

Cuando sólo se consiga una integración parcial, se añadirá la frase ";Resumen incompleto" al Resumen LHR que se haya creado.

El extracto por defecto "Existencias locales disponibles" aparecerá en el campo Resumen LHR cuando el software no pueda generar un extracto resumen.

Best results will always be achieved when the coded 853/863 holdings fields are used. If your library uses only textual holdings in 866 fields, be sure to adhere to the rules set forth in Holdings Statements for Bibliographic Items (ANSI/NISO Z39.71) to ensure successful summarization.