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2. Crear una colección de registros de existencias locales

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Aprenda a crear una colección de sincronización de datos de registros de existencias locales en el Administrador de colecciones de WorldShare.

Cree una colección de registros de existencias locales para mantener la información de los LHR de su institución en WorldCat.

 Precaución: al ingresar texto en los campos de texto (p. ej., Comentario, Descripción, etc.):

  • No agregue nuevas líneas. Todo el texto debe estar en un párrafo.
  • No copie y pegue texto de Microsoft Word, correo electrónico, navegador web u otras fuentes. El texto pegado puede contener códigos de formato ocultos.

 Nota:

  • No puede eliminar una colección una vez que se ha guardado y/o enviado.
  • Si tiene alguna pregunta al crear su colección, puede:

Revisar la configuración de la institución del administrador de colecciones

Ver Configurar parámetros de institución para colecciones de registros de existencias locales.

Crear la colección

  1. Navegue hasta la interfaz de WorldShare > ficha Metadatos > Administrador de colecciones.
  2. Haga clic en Crear una colección .
  3. Seleccione Colección de sincronización de datos en la lista desplegable Tipo de colección.
  4. Seleccione Registros de existencias locales en la lista desplegable
    Tipo de sincronización de datos.  Nota: si ya ha creado este tipo de colección de sincronización de datos de WorldCat , aparecerá la siguiente advertencia: 
    Ya existe una colección de sincronización de datos de WorldCat de este mismo tipo. Recomendamos editar esta colección existente; sin embargo, puede crear un tipo de colección secundario del mismo tipo.
    Por lo general, configurará una colección para cada tipo de datos que se enviarán, lo que facilita la administración del proceso y el mantenimiento actualizado de las existencias en WorldCat.
  5. Haga clic en Crear. Aparecerán los acordeones de esta colección.

Complete el acordeón de propiedades

Se debe completar el acordeón de propiedades para que pueda guardar su progreso al crear una colección.

  1. Ingrese un Nombre de colección para su colección.
  2. Seleccione No para el grupo.
  3. Ingrese el nombre de terceros/consorcios si un proveedor está enviando datos para su biblioteca o si su biblioteca es parte de un consorcio.
  4. Seleccione el formato de datos original de sus archivos.
    1. MARC
    2.  Notano MARC
      : si se selecciona No MARC , debe enviar un archivo .CSV o .TXT con datos adicionales para crear registros MARC para el procesamiento.
  5. Seleccione si se utilizará el estado de registro para el procesamiento.
    • En caso afirmativo, el procesamiento borrará las existencias si el estado es d en un registro (Byte de cabecera 05 (Cabecera/05). Tenga en cuenta que cuando la institución no puede exportar o cambiar el estado del registro a d y desea borrar las existencias, la institución debe completar una colección de sincronización de datos para Borrar existencias.
      • Seleccione si desea eliminar las existencias de WorldCat cuando se elimine el LHR final.
    • Si la respuesta es No, las existencias se establecerán en todos los registros.
  6. (Opcional). Ingrese una descripción para la colección. El campo de descripción debe utilizarse siempre que haya una excepción o una consideración especial con su colección (p. ej., al configurar una colección para que utilice únicamente la coincidencia de números de OCLC ). La excepción o condición especial también se debe agregar como un comentario en el acordeón de Comentarios.
  7. Haga clic en Guardar.
     Nota: la primera vez que haga clic en Guardar progreso, se generará una ID de colección. La ID de colección es un número único de 7 dígitos asignado a su colección de sincronización de datos que se utiliza

Complete el acordeón de información de registros de existencias locales

  1. Haga clic en Información de registros de existencias locales para abrir el acordeón.

 Nota: cuando seleccione varias ubicaciones, use el botón Agregar (Botón adicionar) para crear filas adicionales.

Complete la ficha MFHD

  1. En Estimación inicial de conteo de registros, ingrese la cantidad de registros que se enviarán en el primer archivo en el campo Estimación inicial de registros.
  2. Para información del sistema:
    • Ingrese el proveedor.
    • Ingrese el nombre del sistema .
    • Ingrese la versión.
  3. Para la Ubicación del número de OCLC , seleccione la ubicación en sus registros en la lista desplegable.
  4. Para las ubicaciones de los números de registro de existencias del sistema local, seleccione la (las) ubicación(es) en sus registros en la lista desplegable.
  5. Para las ubicaciones de los números de registros bibliográficos del sistema local, seleccione la (las) ubicación(es) en sus registros de la lista desplegable. Enumere las ubicaciones en orden de prioridad.
  6. Haga clic en Guardar.

Complete la ficha de procesamiento

  1. Seleccione si desea utilizar el valor del estado de la adquisición. El estado de recepción o adquisición se indica en la posición 06 del campo 008.
    • En caso afirmativo , se utilizan valores válidos de los registros. Los valores válidos son 0-5.
    • Si la respuesta es No, el valor se establecerá en 2 (Recibido y finalizado o detenido) si el valor del Tipo de registro es x (existencias de un material de una sola parte) y 0 (desconocido) para todos los demás tipos de registro.
  2. Si corresponde, ingrese la ubicación (etiqueta, subcampo o indicador) y el valor que aparece en esa ubicación para identificar los registros o campos que se excluirán del procesamiento en el campo Información excluida.
     Nota: 
    • Cuando se encuentra información excluida en el campo fijo, se excluirá el registro completo de la configuración/cancelación de existencias y se agregará al almacenamiento provisional de WorldCat .
    • Cuando se encuentra información excluida en los campos variables, puede optar por excluir el registro o solo el campo seleccionando la acción correspondiente.
  3. Haga clic en Guardar.

Complete el acordeón de información de salida del registro MARC

  1. Haga clic en Información de salida del registro MARC para abrir el acordeón.
  2. Seleccione si desea habilitar la entrega de registros MARC .
    • En caso afirmativo, seleccione el tipo de registros que desea devolver en la lista desplegable Registros devueltos.
      • Entregar solo los registros de mis existencias locales
      • Incluir un archivo separado de registros de WorldCat con los registros de mis existencias locales
        • En Entrega de registros no resueltos, seleccione la casilla de verificación Entregar registros de WorldCat no resueltos para incluir registros no resueltos en su entrega de MARC . Esto le permite revisar los registros no resueltos para tomar otras medidas.
           Nota:
          • Esta opción solo está disponible para la entrega de registros de WorldCat .
          • Para detener la entrega de registros no resueltos después de haber enviado su colección, deje un comentario para el especialista de la base de datos en el acordeón de comentarios .
      • Intercalar registros de existencias locales con registros de mi biblioteca
  3. Haga clic en Guardar.

Complete el acordeón de comentarios

El acordeón de comentarios le permite comunicarse con el especialista de la base de datos asignado a su colección de sincronización de datos. Aparece después de que guarda su colección por primera vez. Los especialistas de bases de datos también pueden comunicarse con usted en relación con su colección.

 Nota: solo debe completar el acordeón de comentarios al crear una colección si tiene alguna pregunta o necesita transmitir información que no se encuentre en la colección.

Haga clic en Comentarios para abrir el acordeón.

Agregar un comentario a la lista

  1. Haga clic en Agregar comentario. Se abre la ventana Agregar comentario.
  2. Ingrese un tema para su comentario.
  3. Ingrese un comentario sobre su colección.
  4. Haga clic en Agregar comentario para guardar su comentario en la lista. Un miembro del personal de OCLC responderá a su comentario en el acordeón de Comentarios, utilizando el mismo Tema. Revise el acordeón de comentarios después de 24 a 48 horas, ya que no recibirá un correo electrónico cuando un miembro del personal responda.
     Nota: una vez que haya agregado su comentario a la lista, no podrá editarlo ni eliminarlo.

Ver un comentario en la lista

  1. Haga clic en el tema del comentario que desea ver.
  2. Haga clic en Cancelar para volver a la lista de comentarios.

Complete el acordeón de la información de contacto

Se debe especificar la información ingresada en el acordeón de Información de contacto para que el personal de OCLC pueda comunicarse con usted si tiene preguntas acerca de su colección. Debe agregar un contacto antes de que se pueda enviar su colección.

  1. Haga clic en Información de contacto para abrir el acordeón.
  2. Ingrese el apellido del contacto .
  3. Ingrese el nombre del contacto .
  4. Ingrese el Título del contacto .
  5. Ingrese el número de teléfono y la dirección de correo electrónico del contacto .
  6. Haga clic en Guardar . Nota: cuando agregue varios contactos, use el
     botón Agregar ( Botón adicionar) para crear filas adicionales. Enumere los contactos en orden de prioridad.

Envíe su colección

  1. Seleccione Enviar colección a OCLC en el menú desplegable
    Acciones de colección.  Nota: no puede eliminar una colección una vez que se ha guardado y/o enviado.