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Servicio de soporte de OCLC

2. Create a local holdings records collection

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Learn how to create a local holdings records data sync collection in WorldShare Collection Manager.

Create a local holdings records collection to maintain your institution's LHR information in WorldCat.

 Atención: Al introducir texto en los campos de texto (por ejemplo, Comentario, Descripción, etc.):

  • No añada nuevas líneas. Todo el texto debe estar en un párrafo.
  • No copie y pegue texto de Microsoft Word, correo electrónico, navegador web u otras fuentes. El texto pegado puede contener códigos de formato ocultos.

 Nota:

  • No puede eliminar una colección una vez guardada y/o enviada.
  • Si tienes dudas mientras creas tu colección, puedes:

Revisar la configuración del gestor de colecciones a nivel institucional

See Configure institution settings for local holdings records collections.

Crear la colección

  1. Vaya a la interfaz de WorldShare > Pestaña de metadatos > Collection Manager.
  2. Haga clic en Crear una colección.
  3. Seleccione Recogida de sincronización de datos en la lista desplegable Tipo de recogida.
  4. Select Local Holdings Records from the Data Sync Type drop-down list.
     Note: If you have already created this type of WorldCat data sync collection, the following warning will appear:
    An existing WorldCat Data Synchronization collection of this same type already exists. We recommend editing this existing collection; however, you can create a secondary collection type of the same type.
    Generally, you will configure one collection for each type of data to be sent, making it easier to manage the process and maintain up-to-date holdings in WorldCat.
  5. Haga clic en Crear. Aparecen los acordeones de esta colección.

Completar el acordeón Propiedades

El acordeón Propiedades debe completarse antes de que pueda guardar su progreso al crear una colección.

  1. Introduzca un Nombre de colección para su colección.
  2. Select No for Group.
  3. Introduzca el nombre del tercero/consorcio si un proveedor envía datos para su biblioteca o si su biblioteca forma parte de un consorcio.
  4. Seleccione el Formato de Datos Original de sus archivos.
    1. MARC
    2. Non-MARC
       Note: If Non-MARC is selected, you must send a .CSV or .TXT file with additional data to create MARC records for processing.
  5. Select whether to Use Record Status for Processing.
    • En caso afirmativo, el tratamiento eliminará las explotaciones si el estado del registro es d en un registro (Leader byte 05 (Leader/05). Tenga en cuenta que cuando la institución no pueda exportar o cambiar el estado del registro a d y desee eliminar existencias, la institución deberá completar una recopilación de sincronización de datos Eliminar existencias.
      • Select whether you would like to Remove WorldCat Holding When Final LHR Deleted.
    • If No, holdings will be set on all records.
  6. (Opcional). Introduzca una Descripción para la colección. El campo de descripción debe utilizarse siempre que haya una excepción o una consideración especial con su colección (por ejemplo, configurar una colección para utilizar sólo la correspondencia numérica de OCLC). La excepción o condición especial también debe añadirse como comentario en el acordeón Comentarios.
  7. Click Save.
     Note: The first time you click Save Progress, a Collection ID is generated. The Collection ID is a unique 7-digit number assigned to your data sync collection that is used

Complete the Local Holdings Records Information accordion

  1. Click Local Holdings Records Information to open the accordion.

 Note: When selecting multiple locations, use the Add button (Add button) to create additional rows.

Complete the MFHD tab

  1. En Estimación inicial del recuento de registros, introduzca el número de registros que se enviarán en el primer archivo en el campo Estimación inicial del registro .
  2. For System Information:
    • Introduzca el Proveedor.
    • Introduzca el nombre del sistema.
    • Introduzca la versión.
  3. For OCLC Number Location, select the location in your records from the drop-down list.
  4. For Local System Holdings Record Number Location(s), select the location(s) in your records from the drop-down list.
  5. For Local System Bibliographic Record Number Location(s), select the location(s) in your records from the drop-down list. List locations in order of priority.
  6. Haga clic en Guardar.

Completar la ficha Tratamiento

  1. Select whether to Use Acquisition Status Value. The Receipt or Acquisition Status is indicated in position 06 of the 008 field.
    • If Yes, valid values in the records are used. Valid values are 0-5.
    • If No, the value will be set to 2 (Received and complete or ceased) if the Type of record value is x (single-part item holdings) and 0 (unknown) for all other record types.
  2. If applicable, enter the location (Tag, Subfield, or Indicator) and the value that appears in that location to identify records or fields to exclude from processing in the Excluded Information field.
     Note: 
    • Cuando se encuentre información excluida en el Campo fijo, todo el registro se excluirá de la fijación/cancelación de existencias y se añadirá a la puesta en escena de WorldCat.
    • Cuando se encuentra información excluida en Campos variables, puede elegir excluir el registro o sólo el campo seleccionando la Acción correspondiente.
  3. Haga clic en Guardar.

Complete el acordeón Información de salida del registro MARC

  1. Click MARC Record Output Information to open the accordion.
  2. Select whether to Enable MARC Record Delivery.
    • If Yes, select what type of records to return in the Records Returned drop-down list.
      • Deliver my local holdings records only
      • Include a separate file of WorldCat records with my local holdings records
        • For Unresolved Record Delivery, select the Deliver unresolved WorldCat records check box to include unresolved records in your MARC delivery. This allows you to review any unresolved records for further action.
           Note:
          • Esta opción sólo está disponible para la entrega de registros de WorldCat.
          • To stop delivery of unresolved records after you have submitted your collection, leave a comment for your database specialist in the Comments accordion.
      • Interleave local holdings records with my library records
  3. Haga clic en Guardar.

Completar el acordeón Comentarios

El acordeón de comentarios le permite comunicarse con el especialista en bases de datos asignado a su colección de sincronización de datos. Aparece después de guardar la colección por primera vez. Los especialistas en bases de datos también pueden comunicarse con usted en relación con su colección.

 Nota: Sólo deberá rellenar el acordeón Comentarios al crear una colección si tiene alguna pregunta o necesita transmitir información no incluida en la colección.

Haga clic en Comentarios para abrir el acordeón.

Añadir un comentario a la lista

  1. Haga clic en Añadir comentario. Se abre la ventana Añadir comentario.
  2. Introduzca un Tema para su comentario.
  3. Escriba un comentario sobre su colección.
  4. Haga clic en Añadir comentario para guardar su comentario en la lista. Un miembro del personal de OCLC responderá a su comentario en el acordeón Comentarios, utilizando el mismo Tema. Compruebe el acordeón Comentarios pasadas 24-48 horas, ya que no recibirá un correo electrónico cuando un miembro del personal responda.
     Nota: Una vez que haya añadido su comentario a la lista, no podrá editarlo ni eliminarlo.

Ver un comentario en la lista

  1. Haga clic en el Tema del comentario que desea ver.
  2. Click Cancel to return to the comment list.

Complete el acordeón Información de contacto

La información ingresada en el acordeón Información de contacto es necesaria para que el personal de OCLC pueda ponerse en contacto con usted para hacerle preguntas acerca de su colección. Debe añadir un contacto antes de poder enviar su colección.

  1. Haga clic en Información de contacto para abrir el acordeón.
  2. Introduzca el apellido del contacto.
  3. Introduzca el nombre del contacto.
  4. Introduzca el título del contacto.
  5. Introduzca el número de teléfono y la dirección de correo electrónico del contacto.
  6. Haga clic en Guardar.
     Nota: Cuando añada varios contactos, utilice el botón Añadir (Add button) para crear filas adicionales. Enumere los contactos por orden de prioridad.

Envíe su colección

  1. Seleccione Enviar colección a OCLC en el menú desplegable Acciones de la colección.
     Nota: No puede eliminar una colección una vez que se ha guardado y/o enviado.