Gestionar las multas de los clientes

Deudas

La pestaña Deudas de una cuenta de usuario tiene dos acordeones:

• Cargos de cuenta: enumera los cargos actuales pendientes que no se han pagado en su totalidad, no se han anulado o no se han reembolsado.  Los subtotales incluyen:
  • Cargos actuales: Un subtotal de todos los cargos actuales del usuario.
  • Cargos acumulados totales: Cargos hasta la fecha por materiales vencidos aún no devueltos. Podrían acumularse gastos adicionales por estos materiales atrasados.
  • Cargos pendientes actuales: Suma de los cargos actuales y de los cargos acumulados totales.
• Deudas resueltas: Un registro de todas las deudas resueltas para un usuario. Ver detalles y notas de una deuda específica desde la ventana de diálogo Historial de Pagos. Consulte ver el historial de cuentas y pagos.

Crear deudas para una multa o tasa

Siga las siguientes instrucciones de como crear deuda manualmente de una multa o tasa a un usuario. Por ejemplo, si un usuario ha perdido su carné de biblioteca y su biblioteca cobra una tasa de sustitución por un carné nuevo, puede crear una deuda con el monto de la tarifa de sustitución.

• Todas las funciones excepto el de Trabajador Estudiante Restringido pueden crear deudas manualmente. Las credenciales de anulación son necesarias para que la función Estudiante Trabajador Restringido pueda crear una deuda.
• En el caso de las bibliotecas con manejo de grupo (consorcios), se pueden crear deudas para los usuarios de otras instituciones del grupo.

1. Buscar la cuenta del usuario.
2. En la cuenta de usuario, seleccione
   1. Haga clic en la pestaña deudas .
   2. Haga clic en el hipervínculo de deudas pendientes de la sección Descripción general de cuenta de la pestaña Préstamos .
3. En el acordeón Cuenta, haga clic en Crear Deuda.
4. En la ventana Crear ]Deuda, ingrese los siguientes campos:
   1. Material (Opcional) - Asociar un material a una deuda. Recupere el material buscando su número de OCLC o su código de barras.
   2. Razón de la deuda: seleccione la razón de la deuda de la lista. Los motivos de factura se crean en Service Configuration (WorldShare Circulation > Bill Reasons). Para más información, consulte Bill Reason. 
   3. Monto - Monto cobrado
   4. Nota (Opcional) - Mensaje de texto libre, como una explicación o la fecha de vencimiento del pago
5. Haga clic en Crear deuda para crear la deuda.
6. La nueva deuda aparece como la primera línea de la tabla. Si incluyó una nota con la deuda, aparecerá un enlace Detalles en la columna Razón de la deuda. Haga clic en Detalles para ver la nota.

Anular una deuda

Para corregir facturas creadas por error, el personal de la biblioteca puede anular una factura. Sólo puede anular las facturas que no se hayan pagado o a las que no se haya renunciado. La opción Cancelar factura no aparecerá para las facturas que se hayan pagado parcialmente o a las que se haya renunciado parcialmente.  Las facturas canceladas no contarán para el ajuste Importe máximo de facturas renunciadas del módulo Política de tipos de clientes . 

• Todas las funciones excepto el de Trabajador Estudiante Restringido pueden cancelar deudas. Las credenciales de anulación son necesarias para que el rol Estudiante Trabajador Restringido pueda cancelar una deuda.
• En el caso de las bibliotecas con manejo de grupo (consorcios), las instituciones sólo pueden cancelar las deudas de su propia institución.

1. En el registro del usuario, haga clic en la pestaña Deudas .
2. En la sección Cuenta, indique qué deudas desea cancelar:
   • Todas las deudas: Seleccione todas las deudas haciendo clic en la casilla situada en la parte superior de la primera columna. Sólo puede anular todas las deudas si todas ellas no han sido pagadas o anuladas. Haga clic en Resolver deudas.
   • Una o más deudas específicos: Haga clic en las casillas de verificación para seleccionar deudas específicos. Haga clic en Resolver deudas.
3. En la ventana Resolver deudas, seleccione Cancelar deudas en el menú desplegable Acción.
4. En el campo Notas, introduzca cualquier nota.
   • Si no se introduce una nota, tendrá que acusar recibo de un mensaje de advertencia. Dependiendo de su cuenta, es posible que tenga que introducir una anulación.
5. (Opcional). En el campo Enviar recibo a, seleccione si desea imprimir el recibo o enviarlo por correo electrónico al usuario.
   Notas sobre el envío de un recibo por correo electrónico
   • Los recibos utilizan la dirección de correo electrónico proporcionada en el registro del usuario.
   • Si no hay una dirección de correo electrónico en el registro del usuario, el campo Correo Electrónico estará vacío. Para enviar al usuario un recibo por correo electrónico, debe añadir la dirección de correo electrónico a su registro de usuario y luego reenviar el recibo.
   • Si el usuario desea que el correo electrónico se envíe a una dirección de correo electrónico diferente, puede editar la dirección de correo electrónico en la ventana de vista previa del correo electrónico.
   • Cambiar la dirección de correo electrónico en la ventana de vista previa de correo electrónico no cambia la dirección de correo electrónico en el registro del usuario.
6. Completa la transacción:
   1. Haga clic en Resolver deudas.
   2. Opcional. Imprima o envíe por correo electrónico el recibo.

Pagar o anular todas las deudas, a determinadas deudas o a montos parciales

La anulación de deudas funciona de forma muy parecida al pago de deudas. Puede anular todas las deudas o a algunas seleccionadas. Y puede anular a la totalidad del valor adeudado o a una parte del total. Las deudas resultantes de la actividad de un usuario apoderado pueden visualizarse tanto desde la cuenta del usuario apoderado como desde la del usuario principal, pero sólo pueden pagarse desde la cuenta del usuario principal.

• Todas las funciones excepto el de Trabajador Estudiante Restringido pueden pagar o anular una deuda manualmente. Las credenciales de anulación son necesarias para que el rol de Estudiante Trabajador Restringido pueda pagar o anular una deuda.
• En el caso de las bibliotecas con manejo de grupo (consorcios), las instituciones pueden procesar los pagos de deudas de otras instituciones del grupo en función de las configuraciones de las otras instituciones. 

Consulte Editar políticas de tipo de cliente para obtener información sobre el ajuste Importe máximo de facturas condonadas . Si un usuario supera la cantidad máxima de billetes a los que puede renunciar, se le bloqueará el acceso a las cajas o a las reservas.

1. En el registro del usuario, haga clic en la pestaña Deudas .
2. En la sección Cuenta, indique las deudas que desea pagar o a las que desea anular:
   • Todas las deudas: Seleccione todas las deudas haciendo clic en la casilla situada en la parte superior de la primera columna. Haga clic en Resolver deudas. 
   • Una o más deudas específicos: Haga clic en las casillas de verificación para seleccionar deudas específicos. Haga clic en Resolver deudas.

3. En la ventana Resolver deudas, seleccione Pagar o Anular de la lista Acción y complete esta información:

   Información	Descripción
   Monto a pagar	Indique el monto que debe abonarse o al que debe anularse (monto total adeudado o parte del total)
   Monto entregado	Introduzca el monto recibido del usuario
   Métodos de pago	Abra la lista y seleccione la forma de pago. Las formas de pago se establecen en Configuración del servicio (WorldShare Circulation > Forma de pago). Para más información, consulte Payment Method.
   Notas	(Opcional).
   Recibo a	(Opcional). Seleccione el método de entrega del recibo. Notas sobre el envío de un recibo por correo electrónico Los recibos utilizan la dirección de correo electrónico proporcionada en el registro del usuario. Si no hay una dirección de correo electrónico en el registro del usuario, el campo Correo Electrónico estará vacío. Para enviar al usuario un recibo por correo electrónico, debe añadir la dirección de correo electrónico a su registro de usuario y luego reenviar el recibo. Si el usuario desea que el correo electrónico se envíe a una dirección de correo electrónico diferente, puede editar la dirección de correo electrónico en la ventana de vista previa del correo electrónico. El cambio de la dirección de correo electrónico en la ventana de vista previa del correo electrónico no cambia la dirección de correo electrónico en el registro del usuario.

4. Haga clic en Resolver deudas.
5. (Opcional). Imprima o envíe por correo electrónico el recibo.
6. Devolver al usuario el cambio que le corresponda. El sistema calcula el cambio y muestra el monto en la casilla Diferencia a favor del usuario.
7. Haga clic en Cerrar.

   Resultado:

   Pago parcial (o anulación) de todas o algunas deudas

   El monto pagado o anulado se aplica primero a la deuda más antigua, luego el resto se aplica a la siguiente deuda más antiguo, y así sucesivamente. Cada deuda se paga en su totalidad, si es posible. Luego el valor restante se aplica para reducir la cantidad adeudada en la siguiente deuda. Las deudas pagadas o anuladas en su totalidad pasan a la sección Historial de cuenta. El sistema recalcula el valor adeudado por las deudas pagadas parcialmente o a las que se ha anulado, y el saldo total de todas las deudas pendientes.

   Pago (o anulación) completo de todas o algunas deudas

   Todas las deudas pagadas o a las que se ha anulado en su totalidad se trasladan a la sección Historial de cuenta y el saldo de la cuenta se reduce en la cantidad pagada o a la que se ha anulado.

Reembolsar una deuda

Puede devolver deudas parcial o totalmente pagadas por los usuarios. Solo las deudas creadas después de la versión del WMS de marzo de 2015 tienen derecho a reembolso.

• Todas las funciones excepto el de Trabajador Estudiante Restringido pueden reembolsar una deuda.
• En el caso de las bibliotecas con manejo de grupo (consorcios), las instituciones sólo pueden reembolsar las deudas correspondientes a su institución. 

1. En el registro de usuario, haga clic en la pestaña Deudas y localice la sección Deudas resueltas .
2. Determine si la deuda que desea reembolsar está parcial o totalmente pagada.
3. Dos opciones:
   • Deuda pagada parcialmente. En la sección Cuenta, indique qué deudas pagadas parcialmente desea reembolsar:
     • Todas las deudas: Seleccione todas las deudas haciendo clic en la casilla situada en la parte superior de la primera columna. Haga clic en Reembolsar.
     • Una o varias deudas específicas: Haga clic en las casillas de verificación para seleccionar deudas específicas. Haga clic en Reembolsar.
   • Deudas totalmente pagada. En la sección Historial de cuenta, indique qué cuentas pagadas desea reembolsar:
     • Todas las deudas: Seleccione todas las deudas haciendo clic en la casilla situada en la parte superior de la primera columna. Haga clic en Reembolso.
     • Una o varias deudas específicas: Haga clic en las casillas de verificación para seleccionar deudas específicas. Haga clic en Reembolso.

4. En la ventana Resolver deudas, seleccione Reembolso en la lista Acción y complete esta información:

   Información	Descripción
   Monto a reembolsar	Introduzca el monto que desea reembolsar (monto total pagado o parte del total)
   Notas	Requerido. Si no se introduce una nota, tendrá que acusar recibo de un mensaje de advertencia. Dependiendo de su cuenta, puede que tenga que introducir una anulación.
   Recibo a	(Opcional). Seleccione el método de entrega del recibo. Notas sobre el envío de un recibo por correo electrónico Los recibos utilizan la dirección de correo electrónico proporcionada en el registro del usuario. Si no hay una dirección de correo electrónico en el registro del usuario, el campo Correo Electrónico estará vacío. Para enviar al usuario un recibo por correo electrónico, debe añadir la dirección de correo electrónico a su registro de usuario y luego reenviar el recibo. Si el usuario desea que el correo electrónico se envíe a una dirección de correo electrónico diferente, puede editar la dirección de correo electrónico en la ventana de vista previa del correo electrónico. El cambio de la dirección de correo electrónico en la ventana de vista previa del correo electrónico no cambia la dirección de correo electrónico en el registro del usuario.

5. Completa la transacción:
   1. Haga clic en Resolver.
   2. (Opcional). Imprima o envíe por correo electrónico el recibo.
   3. Devolver el monto reembolsado al usuario.

Material con retraso largo

Cuando se devuelve un material con retraso largo, ocurre lo siguiente:

• El coste de reposición se retira de la cuenta del usuario si aún no ha pagado el cobro.
• El cobro de procesamiento se elimina si la política se ha configurado para anular el cobro una vez que se devuelve el material y el usuario aún no ha pagado el cobro.
• Al usuario se le cobran los cargos por retraso desde el momento en que el material se venció por primera vez.

Ver y adicionar notas a las deudas

Las deudas resultantes de la actividad de un usuario apoderado pueden visualizarse tanto desde la cuenta del usuario apoderado como desde la del usuario principal, pero sólo pueden pagarse desde la cuenta del usuario principal.

Consultar el Historial de cuenta y de pagos

El registro de todas las deudas resueltas de un usuario puede consultarse en el acordeón Historial de Cuenta. También puede ver los detalles y notas de una deuda concreta desde la ventana de diálogo Historial de pagos.