Aspectos básicos de la importación

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Descubra cómo configurar la importación y qué campos de datos de importación deben incluirse en los archivos de datos que recibe de su proveedor.

Nota: Puede automatizar la recuperación e importación de archivos. Véase Automatizar la recuperación e importación de archivos.

Configurar la importación

Antes de empezar a importar archivos, debe determinar qué tipo de archivos desea importar y trabajar con su proveedor para configurar esta función.

Nota: La importación de archivos a WorldShare Acquisitions es gratuita, pero sus proveedores pueden cobrar por determinados servicios de entrega de datos.

Datos que puede importar

Existen tres tipos de archivos que puede importar a WorldShare Acquisitions. El sistema acepta todas las extensiones de archivo.

Se pueden importar los siguientes tipos de datos:

Datos	Formato	Descripción
Pida	MARC	Los datos del pedido contienen información sobre los artículos de los pedidos que ha creado utilizando el sitio web del proveedor.
Factura	EDIFACT o MARC	Los datos de la factura contienen información sobre los artículos que ha pedido.
Listo para el estante	EDIFACT o MARC	Los datos listos para la venta contienen los códigos de barras y los números de referencia de los artículos solicitados. Puede recibir datos listos para la estantería en el mismo archivo MARC que sus datos de facturación.

Nota: Su proveedor puede proporcionar los datos de la factura tanto en MARC como en EDIFACT. Deberá elegir el formato que prefiera.

Trabaje con su proveedor

Una vez que haya determinado el tipo de datos que desea importar y cuándo desea hacerlo, deberá trabajar con su proveedor para configurar los archivos de datos.

Su proveedor debe enviar los datos en los campos adecuados para los ficheros MARC y EDIFACT.
Usted es responsable de notificárselo a su proveedor.
Si es la primera biblioteca de WorldShare Acquisitions que importa archivos de su proveedor, es posible que también tenga que proporcionar a su proveedor la lista de campos compatibles con WorldShare Acquisitions.

Asegúrese de que su proveedor envía los campos de datos correctos

Para importar archivos, debe ponerse en contacto con su proveedor para asegurarse de que puede proporcionar datos de adquisiciones en los campos adecuados.

Nota: Para importar datos de facturas o datos listos para la venta, asegúrese de que el proveedor también incluye un Número de artículo de pedido de proveedor en 981 $z para cada registro tanto en el archivo de datos del pedido como en los archivos de datos de facturas y/o datos listos para la venta. Se utiliza para cotejar los datos de la factura y/o de la estantería con las posiciones originales del pedido.

Los campos MARC deben aparecer en una sola línea del archivo MARC. Por ejemplo, el campo 980 sólo debe tener una entrada con todos los subcampos admitidos ($b, $c, $h) incluidos en la línea.
OCLC recomienda que los campos MARC estén ordenados por número (por ejemplo, 980, 981, 990, etc.)
Los datos de las facturas y/o de las estanterías sólo pueden importarse después de:
1. Se ha importado un archivo de datos de pedido y el pedido se ha introducido en el sistema, y
2. El proveedor le ha enviado el archivo de datos de estantería y/o factura que corresponde al pedido.
Cualquier cargo a nivel de factura en la cabecera de la factura EDIFACT se introducirá como partidas no bibliográficas en la factura.

Nota: Si su proveedor no admite este servicio, comuníquese con el Departamento de asistencia de OCLC para solicitar ayuda para configurar esta función con su proveedor.

Importar campos de datos

En las tablas siguientes se indica la información que debe incluirse en los ficheros de datos que reciba de su proveedor. Usted y su proveedor deben configurar los archivos de datos antes de poder importarlos a WorldShare Acquisitions. Puede facilitar a su proveedor la información de esta página para confirmar que puede suministrarle los datos de estos campos.

Datos de pedidos MARC

La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos de pedido MARC que reciba de su proveedor.

Nota: Si no se utilizan decimales, el sistema los añade al final. Por ejemplo, 56 se convierte en 56.

Datos de pedidos MARC - Tabla

MARC	Elemento en Adquisiciones	Tipo de entrada	Descripción
035 $a	Número OCLC	Número OCLC en este formato: (OCLC)1553114	El número de OCLC se utiliza para identificar el registro bibliográfico en WorldCat al que se adjunta el artículo del pedido. Si no incluye un número de OCLC, el sistema intenta encontrar un registro coincidente en WorldCat basándose en otros valores del registro bibliográfico proporcionado (p. ej. título, autor, ISBN).
949 $h	Rama	Entero	Valor introducido por el usuario; representa el ID del Registro WorldCat de la ubicación de la sucursal de origen de un artículo.
949 $l	Ubicación de la estantería	Cadena	Valor introducido por el usuario; representa la ubicación en la estantería de la sucursal de origen de un artículo.
949 $p	Fund Code	Cadena (Máximo: 40 caracteres)	Valor introducido por el usuario que representa el código del fondo utilizado para la imputación.
949 $q	Cantidad de copias	Entero (Máximo: 999)	Número de ejemplares solicitados.
980 $b	Precio unitario	Decimal (Máximo: 9.999,99)	Coste de una unidad de un artículo. (No incluya impuestos ni descuentos, si piensa incluirlos como porcentajes en los 980 $h o $i).
980 $c	Gastos de servicio (por unidad)	Decimal (Máximo: 999,99)	Gastos de servicio por una sola unidad de un artículo (p. ej. 1,00 $ por cantidad de 5 igual a 5,00 $).
980 $h	Porcentaje impositivo	Decimal (Máximo: 100.000)	Porcentaje de impuestos aplicado al precio por el vendedor. Nota: Puede asignar un valor porcentual de hasta tres decimales (por ejemplo, 7,745%). Los valores porcentuales con cuatro decimales se redondearán a tres decimales (por ejemplo, 7,7454% se redondeará a 7,745%). Por defecto, el valor porcentual tiene dos decimales, a menos que se introduzca un tercer decimal.
980 $i	Porcentaje de descuento	Decimal (Máximo: 100,00)	Porcentaje de descuento aplicado al precio por el proveedor.
980 $k	ISBN	Entero	ISBN del artículo solicitado. No se utiliza para el cotejo. El campo bibliográfico 020 se utiliza para la correspondencia.
980 $m	ISSN	Entero	ISSN del artículo solicitado. No se utiliza para el cotejo. El campo bibliográfico 022 se utiliza para la correspondencia.
980 $s	Gastos de envío (por unidad)	Decimal (Máximo: 999,99)	Gastos de envío de una sola unidad.
980 $x	Tipo de cambio	Decimal	Tipo de cambio para la orden, si la moneda no es la misma que la moneda de la biblioteca.
980 $z	Moneda del pedido	ISO 4217 Código de moneda de tres letras	Código ISO de moneda - para el pedido
981 $a	Identificador de la colección KB	Cadena	Identificador de la colección de la base de conocimientos de WorldCat que se solicita.
981 $b	KB Título Identificador	Cadena	Identificador del título de la base de conocimientos de WorldCat que se solicita.
981 $g	Número de cuenta	Cadena	Número de cuenta o de cliente, utilizado por la biblioteca para los pedidos y la facturación. (También denominada "Subcuenta")
981 $i	Nota de artículo de biblioteca	Cadena (Máximo: 256 caracteres)	Notas proporcionadas para un artículo.
981 $l	Nombre del pedido	Cadena (Máximo: 256 caracteres)	Cadena de texto que representa el nombre del pedido o carrito.
981 $n	Número de pedido del proveedor	Cadena (Máximo: 256 caracteres)	Número interno utilizado para identificar el pedido por proveedor. Proporcionado a la biblioteca con fines de seguimiento.
981 $v	Nota del vendedor	Cadena (Máximo: 256 caracteres)	Notas facilitadas para un artículo por el proveedor.
981 $x	Orden de biblioteca Comentario	Cadena (Máximo: 256 caracteres)	Comentar un pedido.
981 $z	Número de pedido del proveedor Obligatorio si se importan datos de factura o de estantería.	Cadena (Máximo: 256 caracteres)	Identificador único proporcionado por un proveedor para un artículo específico solicitado.

Datos de facturación MARC

La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos de la factura que recibe de su proveedor.

Nota: Si no se utilizan decimales, el sistema los añade al final. Por ejemplo, 56 se convierte en 56.

Datos de la factura MARC - Tabla

MARC	Elemento en Adquisiciones	Tipo de entrada	Descripción
981 $y	Número de orden del^SGA1	Cadena (Máximo: 40 caracteres)	Identificador único asignado por el SGA a un artículo específico pedido.
981 $z	Número de pedido del^proveedor1	Cadena (Máximo: 40 caracteres)	Identificador único proporcionado por un proveedor para un artículo específico solicitado.
990 $b	Precio unitario	Decimal (Máximo: 9.999,99)	Coste de una unidad de un artículo. (No incluya impuestos ni descuentos, si piensa incluirlos como porcentajes en los 980 $h o $i).
990 $c	Gastos de servicio (por unidad)	Decimal (Máximo: 999,99)	Gastos de servicio por una sola unidad de un artículo (p. ej. 1,00 $ por cantidad de 5 igual a 5,00 $).
990 $h	Porcentaje impositivo	Decimal (Máximo: 100.000)	Porcentaje de impuestos aplicado al precio por el vendedor. Nota: Puede asignar un valor porcentual de hasta tres decimales (por ejemplo, 7,745%). Los valores porcentuales con cuatro decimales se redondearán a tres decimales (por ejemplo, 7,7454% se redondeará a 7,745%). Por defecto, el valor porcentual tiene dos decimales, a menos que se introduzca un tercer decimal.
990 $i	Porcentaje de descuento	Decimal (Máximo: 100,00)	Porcentaje de descuento aplicado al precio por el proveedor.
990 $n	Cantidad facturada	Entero (Máximo: 999)	Número total de ejemplares facturados por su biblioteca para esta Partida de Pedido.
990 $s	Gastos de envío (por unidad)	Decimal (Máximo: 999,99)	Gastos de envío de una sola unidad.
990 $x	Tipo de cambio	Decimal	Tipo de cambio para la factura, si la moneda no es la misma que la moneda de la biblioteca. Se usa con moderación.
991 $f	Fecha de la factura	Formato de fecha ISO 8601	Fecha de creación de la factura por el vendedor. Utilice el formato AAAA-MM-DD.
991 $m	Número de factura	Cadena (Máximo: 256 caracteres)	Número utilizado por el proveedor para identificar una factura específica.
1. Se utiliza para hacer coincidir el artículo de la factura con el artículo pedido. Si el archivo de datos de factura contiene el número de posición de pedido WMS y el número de posición de pedido de proveedor, el sistema utilizará el número de posición de pedido WMS como punto de correspondencia.

Datos de factura EDIFACT

La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos de la factura que recibe de su proveedor.

Nota: Aunque la primera columna enumera los campos de WorldShare Acquisitions, los campos se enumeran en el orden en que aparecen en el archivo EDIFACT.

Datos de factura EDIFACT - Tabla

Elemento en Adquisiciones	Campo EDIFACT	Descripción	Ejemplo
Número de factura	BGM	Se trata de un elemento obligatorio y se utiliza junto con la Fecha de la factura para hacerla coincidir con una factura existente o, si no se encuentra ninguna factura, crear una nueva. 380 (factura) y 38A (factura para planes) son los únicos tipos de factura admitidos. 9 (original) y 43 (copia) son las únicas funciones de factura admitidas.	Válido BGM+380+inv122+43' No válido BGM+381+inv521488' BGM+380+inv665887+46'
Fecha de la factura	DTM	Se trata de un elemento opcional pero recomendado. Se utiliza junto con el Número de factura para hacerla coincidir con una factura existente o, si no se encuentra ninguna factura, crear una nueva. La fecha de la factura debe estar en formato CCYYMMDD. Si este campo no está presente se utilizará la fecha de hoy para la Fecha de Facturación. 137 (fecha del mensaje) es el único tipo admitido.	Válido DTM+137:20131029:102' No válido DTM+131:20130911:102' DTM+137:2013-09-11:102'
Moneda	CUX	La moneda es un elemento opcional pero recomendado. Si se proporciona, debe coincidir con un código ISO 4217 de tres letras. Si no se proporciona, el sistema utilizará la moneda por defecto del Proveedor. 2 (moneda de referencia) es el único tipo admitido.	Válido CUX+2:EUR:4' CUX+2:USD:4' No válido CUX+2:EUR:10'
Descuentos a nivel de factura, gastos de servicio y envío	ALC (parte de Header)	Se trata de un elemento opcional. Debe ser un importe monetario y debe aparecer en la cabecera EDIFACT, y no en el resumen. Si se trata de una indemnización, se introduce como partida de crédito no bibliográfica con un importe negativo. Si se trata de un cargo, se introduce como una partida de débito no bibliográfica. La descripción del artículo viene determinada por el código de servicio especial.	Válido ALC+C++++BJ::28' QTY+47:22' MOA+8:140' No válido ALC+C++++BJ::28' QTY+47:22' PCD+3:12.5:13'
Impuestos a nivel de factura	IMPUESTO (parte del encabezamiento)	Se trata de un elemento opcional. Debe ser un importe monetario y debe aparecer en la cabecera EDIFACT, y no en el resumen. Se introduce como una partida de débito no bibliográfica.	Válido TAX+7++++++' MOA+124:10.5' No válido TAX+7+VAT+++:::17.5+S'
Cantidad	QTY	Se trata de un elemento obligatorio. La cantidad debe ser igual a la cantidad de ejemplares no facturados en la posición de pedido. 47 (cantidad de factura) es el único tipo admitido.	Válido QTY+47:1' QTY+47:3' No válido QTY+1:1'
Precio unitario	PRI	Se trata de un elemento opcional pero recomendado. Si no se proporciona, se utiliza el precio del artículo del pedido. AAA (precio neto), AAB (precio bruto) y AAF (precio informativo) son los tres únicos tipos admitidos. Si se facilitan varios precios de distintos tipos, se utilizará primero el precio del tipo AAF, después el del tipo AAA y por último el del tipo AAB. Cuando se utiliza el precio de tipo AAA, no se procesarán los cargos por servicio, descuentos o envíos a nivel de artículo. Cuando se utiliza el precio de tipo AAF, no se procesarán los cargos por servicio a nivel de artículo, los descuentos, los impuestos o el envío. Cuando se utiliza el precio de tipo AAB, se procesarán los cargos por servicio a nivel de artículo, los descuentos, los impuestos y el envío.	Válido PRI+AAB:57 PRI+AAA:46.74 PRI+AAF:11.65' No válido PRI+AAE:11.65'
Identificador de referencia de la partida de pedido (para correspondencia)	RFF	Este elemento es obligatorio y se utiliza para hacer coincidir un artículo de pedido existente. Debe ser de tipo SLI o LI. El tipo SLI coincidirá con el número de artículo del pedido del proveedor, que es un identificador proporcionado por el proveedor para el artículo de línea del pedido. (Puede introducirse manualmente en el sistema o importarse mediante un fichero MARC en el campo 981 $z). El tipo LI coincidirá con el número de partida de la orden, que es el identificador generado por el sistema para la partida de la orden.	Válido RFF+LI:PO-2014-1-1' RFF+SLI:99954978355' No válido RFF+SNA:954872665' RFF+LBO:887458932'
Impuestos de línea	IMPUESTO (parte de Detalle)	Se trata de un elemento opcional. Sólo se permiten valores porcentuales. Nota: Puede asignar un valor porcentual de hasta tres decimales (por ejemplo, 7,745%). Los valores porcentuales con cuatro decimales se redondearán a tres decimales (por ejemplo, 7,7454% se redondeará a 7,745%). Por defecto, el valor porcentual tiene dos decimales, a menos que se introduzca un tercer decimal.	Válido TAX+7++++:::17.5+S' No válido TAX+7+VAT+++::::+S' MOA+56:10.5'
Descuento por línea, gastos de servicio y envío	ALC (parte de Detail)	Se trata de un elemento opcional. Sólo se permiten valores porcentuales para Descuentos o Bonificaciones y deben estar contenidos en el elemento PCD. Sólo se admiten valores monetarios para gastos de servicio y envío. El código de servicio especial determina si un gasto se considera un gasto de servicio o un gasto de envío.	Válido ALC+C++++BJ::28' MOA+8:140' ALC+A++++DI' PCD+3:10' No válido ALC+A++++DI' MOA+8:140'

Datos MARC listos para ser archivados

La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos listos para la venta que reciba de su proveedor.

Datos MARC listos para la estantería - Tabla

MARC	Elemento en Adquisiciones	Tipo de entrada	Descripción
959 $b	Código de barras	Cadena (Máximo: 32 caracteres)	Código de barras o designación de la pieza.
959 $t	Prefijo	Cadena (Máximo: 25 caracteres)	Prefijo del número de llamada (por ejemplo REF)
959 $u	Número de clase	Cadena (Máximo: 100 caracteres)	Clasificación parte del número de llamada. (Si no puede separar el número de llamada en partes independientes, incluya todas las partes en el número de clase).
959 $v	Cortador/Número de artículo	Cadena (Máximo: 25 caracteres)	Cortador o parte del número de llamada.
959 $w	Sufijo	Cadena (Máximo: 25 caracteres)	Sufijo del número de llamada (por ejemplo SPAN)
981 $y	Número de orden del^SGA1	Cadena (Máximo: 40 caracteres)	Identificador único asignado por el SGA a un artículo específico pedido.
981 $z	Número de pedido del^proveedor1	Cadena (Máximo: 40 caracteres)	Identificador único proporcionado por un proveedor para un artículo específico solicitado.
1. Se utiliza para hacer coincidir el artículo de la factura con el artículo pedido. Si el archivo de datos de factura contiene el número de posición de pedido WMS y el número de posición de pedido de proveedor, el sistema utilizará el número de posición de pedido WMS como punto de correspondencia.

Datos EDIFACT listos para la estantería