Configurar alertas
Acerca de las alertas
Las alertas aparecen cuando ha iniciado sesión en la instancia de WorldShare de su biblioteca. Cuando se envían alertas a su cuenta, el cuadro numerado en el extremo izquierdo de la barra de navegación se vuelve naranja y muestra la cantidad de alertas no leídas. Si no tiene alertas o ha leído todas sus alertas, el cuadro será gris y tendrá un cero (0).
Las alertas pueden ser enviadas por otro usuario o por el sistema.
Alertas predefinidas
Alertas predefinidas disponibles
Las alertas predefinidas se generan cuando ocurre una acción específica dentro del sistema. Las alertas se envían al personal de la biblioteca con cuentas de WorldShare. Las alertas predefinidas solo se aplican a bibliotecas con el Administrador de licencias de WorldShare.
Las siguientes tablas muestran las alertas predefinidas que están disponibles en la interfaz de WorldShare, Admin > Administración de alertas > Configurar alertas.
Licencias - Datos de uso de recolección
Estas son las alertas de datos de uso de recolección predefinidas:
| Alerta | Recibir alerta cuando |
|---|---|
| Solicitud de proveedor aprobada | Se aprobó el proveedor solicitado. |
| Solicitud de proveedor rechazada | Se ha denegado la solicitud de un proveedor. |
| Errores de recolección | La recolección de la COUNTER API falla debido a problemas con las credenciales, el centro del servicio u otros problemas. |
| Estado de la recolección | Se ha solicitado una recolección de informes a un proveedor, lo que puede generar una gran cantidad de alertas. |
| Caducidad de archivos recolectados | Un archivo de informe de recolectada está a punto de alcanzar su fecha de vencimiento de almacenamiento de dos años. Estas fechas pueden ser prorrogadas. |
Licencias - Administrar licencias
Estas son las alertas de administración de licencias predefinidas:
| Alerta | Recibir alerta cuando |
|---|---|
| A punto de caducar |
Caducará la licencia.
|
| Creado | Se ha creado una licencia. |
| Se modificó el comentario sobre la licencia | Un usuario agregó o editó un comentario sobre una licencia indicada. |
| La licencia caducó | Una licencia ha llegado a su fecha de vencimiento, lo que significa que es probable que deba renovarse o que el material deba eliminarse de la base de conocimiento. |
| Uso compartido de licencia aceptado | Se ha aceptado una licencia compartida con otra biblioteca. |
| Uso compartido de licencia rechazado | Se ha rechazado una licencia compartida con otra biblioteca. |
| El estado de la licencia cambia a actual | Una licencia ya no está pendiente y sus términos están ahora en vigor. |
| Derecho de terminación del licenciatario |
El último día de terminación de una licencia es dentro de dos semanas. esta alerta monitorea la condición A voluntad del término de licencia del derecho de terminación del licenciatario. Una licencia debe tener el derecho de terminación del licenciatario codificado con la condición A voluntad y debe tener un período de terminación ingresado para que se pueda enviar la alerta. Por ejemplo, si un contrato especifica un período de terminación a voluntad de 60 días calendario antes de la fecha de finalización del contrato, la alerta se enviará dos semanas antes de esa fecha. |
| La renovación está próxima |
La licencia se renovará automáticamente.
|
| Seguimiento de la renovación para el acceso posterior a la cancelación | Una licencia tiene un término de uso de acceso posterior a la cancelación y la fecha de renovación se acerca dentro de dos semanas. |
| Renovada automáticamente | Una licencia se ha renovado automáticamente. |
| Renovada manualmente | Se ha renovado manualmente una licencia. |
| Firma agregada | Se ha firmado una licencia. |
| Firma actualizada | Se ha cambiado la firma de una licencia. |
| Se modificó el comentario sobre un término | Se ha agregado un nuevo comentario a una condición de uso o se ha editado un comentario existente. |
Cómo configurar alertas predefinidas
Vea las listas de alertas predefinidas.
Roles para configurar alertas
Para configurar alertas, debe tener al menos una de las siguientes funciones:
- ALERT_ADMIN
- ANALYTICS_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
- COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
- ERM_ADMIN
- ERM_SUPERVISOR
- GROUP_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
Cómo configurar alertas
- Navegue a Admin > Administración de alertas > Configurar alertas.
- En la pantalla Configurar alertas, haga clic en el botón de alternancia Habilitar alertas para cada dominio de aplicación para habilitarlo.
- Expanda el acordeón Licencias - Datos de uso de recolección o Licencias - Administrar licencias.
- Asigne alertas a los usuarios. Puede buscar usuarios escribiendo su nombre en el cuadro de búsqueda o haciendo clic en la flecha hacia abajo para seleccionar usuarios de la lista. En la lista solo aparecerán los usuarios que puedan Ver alertas . Cada alerta se puede asignar a uno o más usuarios.
- (Opcional). Cambie el período de vencimiento de la alerta seleccionando un período diferente de la lista desplegable. El período de vencimiento determina cuánto tiempo permanecerá la alerta en la lista de alertas del destinatario antes de que se elimine. Las opciones incluyen:
- 1 día
- 1 semana (7 días)
- 2 semanas (14 días)
- 1 mes (30 días)
- 2 meses (60 días)
- 3 meses (90 días)
- 6 meses (180 días)
- 1 año (365 días): período predeterminado para todas las alertas.
- Haga clic en Actualizar para guardar.
- Si realiza cambios en las alertas predefinidas y sale de la pantalla Configurar alertas, los acordeones que estaba editando mostrarán la notificación Actualmente editando y los botones Actualizar y Cancelar permanecerán hasta que realice una selección.
Cómo ver alertas
Funciones para ver alertas
Para ver o recibir alertas, debe tener al menos uno de los siguientes roles:
- ALERT_SENDER
- ALERT_USER
- ANALYTICS_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
- COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
- COLLECTION_MANAGEMENT_USER
- ERM_ADMIN
- ERM_STAFF
- ERM_SUPERVISOR
- GROUP_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
- GROUP_COLLECTION_MANAGEMENT_USER
Cómo ver alertas
- En la barra de navegación, haga clic en el cuadro numerado en el extremo izquierdo.
- Haga clic en la alerta para marcarla como leída. Las alertas no leídas aparecen en negrita.
Alertas personalizadas
Las alertas personalizadas son mensajes personalizados (de texto libre) que puede enviar a otros usuarios dentro de la interfaz de WorldShare.
Funciones para enviar alertas personalizadas
Para enviar alertas, debe tener al menos uno de los siguientes roles:
- ALERT_ADMIN
- ALERT_SENDER
- ANALYTICS_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
- COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
- COLLECTION_MANAGEMENT_USER
- ERM_ADMIN
- ERM_SUPERVISOR
- GROUP_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
- GROUP_COLLECTION_MANAGEMENT_USER
Enviar alertas personalizadas
- En la barra de navegación, haga clic en el cuadro numerado en el extremo izquierdo (si no hay alertas, el cuadro es gris y contiene un cero (0); si hay alertas, el cuadro es naranja y contiene la cantidad de alertas).
- En la pantalla Alertas, haga clic en Redactar alerta.
- En el cuadro de diálogo Redactar alerta, complete los campos en el siguiente orden:
Campo Nombre de campo Descripción 1 Enviar a Seleccione el (los) usuario(s) que desea que reciban la alerta. Las alertas se pueden enviar a uno o más usuarios. 2 Mensaje de alerta Texto del mensaje de alerta.
Las alertas personalizadas tienen un límite de 140 caracteres.3 Enlace adicional (Opcional) Ingrese una URL válida.
Debe incluir http://, https:// o ftp:// con la URL. - Haga clic en Enviar.
Preferencias de correo electrónico
Utilice esta pantalla para habilitar el resumen de alertas. Cuando está habilitado, el usuario recibirá un resumen de todas las alertas generadas para él dentro de un período de 24 horas. El correo electrónico se envía diariamente y contiene una lista de alertas para ese período.
Nota: Las preferencias de correo electrónico se establecen por usuario y no como institución.
- En la barra de navegación, haga clic en el cuadro numerado en el extremo izquierdo (si no hay alertas, el cuadro es gris y contiene un cero (0); si hay alertas, el cuadro es naranja y contiene la cantidad de alertas).
- Haga clic en Preferencias de correo electrónico para abrir el cuadro de diálogo de preferencias de correo electrónico.
- En Preferencias de alertas nuevas, seleccione la casilla de verificación Enviar un correo electrónico que contenga un resumen de las alertas nuevas a intervalos regulares. Debe tener una dirección de correo electrónico registrada para recibir un resumen de alertas.
- Haga clic en Guardar.