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Aprobación y preparación de la reserva

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Aprenda a gestionar los flujos de trabajo de aprobación y preparación de materiales para solicitudes de reserva en Circulación de WorldShare.

Configurar la aprobación y la preparación

Opcionalmente, gestione los flujos de trabajo de aprobación y preparación de materiales para las solicitudes de reserva en Circulación de WorldShare. Cuando está activada, los materiales no aparecerán listos para ser recogidos por el usuario u otros miembros del personal de la biblioteca hasta que el material esté aprobado y/o preparado para su uso.

Para exigir automáticamente la aprobación o preparación durante el cumplimiento de la reservación, active las nuevas opciones Aprobación de materiales y Preparación de materiales en la sección Cumplimiento de sus Políticas de cumplimiento de reservaciones

Puede solicitar manualmente la aprobación o preparación ad-hoc para las reservas utilizando el cuadro de diálogo Editar solicitud de reserva en Circulación de WorldShare.

 Nota: Para las bibliotecas que son miembros de un grupo de circulación, las Políticas de Cumplimiento de Reservación son controladas por la institución propietaria del material. El personal de la biblioteca puede ver mensajes de aprobación o preparación para materiales no locales que se recogerán en una de las sucursales de su biblioteca, incluso si su biblioteca no ha habilitado la aprobación o preparación para materiales de su propia colección.

Las siguientes funciones son necesarias para gestionar el estado de preparación de un material reservado:

  • Administración de la circulación
  • Personal del mostrador de préstamo
  • Privacidad en el mostrador de circulación
  • Estudiante trabajador
  • Estudiante Trabajador Circulación

Los siguientes roles pueden gestionar el estado de aprobación de un material reserva:

  • Administración de la circulación
  • Personal del mostrador de préstamo
  • Privacidad en el mostrador de circulación

Consulte Funciones de las cuentas de circulación para obtener más información.

Ver y editar la aprobación o preparación de las solicitudes de reservación existentes

El sistema determinará si la política de la biblioteca requiere aprobación o preparación cuando el material se registra inicialmente en el lugar de retirada para cumplir con la reservación. Puede ver y editar el requisito de aprobación o preparación a través del cuadro de diálogo Editar solicitud de reserva. 

Los estados de aprobación y preparación de la reservación pueden modificarse hasta que la reservación se recoja, se utilice, se complete, se elimine o caduque.

Acceda al cuadro de diálogo Editar solicitud de reserva desde la pantalla Registrar, la cola de reservas del usuario o el informe de la Ubicación de retirada:

  1. En el registro del usuario, haga clic en la pestaña Reservas .
  2. Localice la reserva deseada. En la columna Acciones, haga clic en el menú circulation_actions_column_menu.pngy seleccione Editar.
  3. En la ventana Editar solicitud de reserva, vea y cambie el estado de preparación y aprobación del material de la reserva. Las opciones de estado incluyen:
    • No es necesario: No se requiere aprobación ni preparación. El material puede sacarse en préstamo o utilizarse internamente.
    • Requiere preparación/aprobación: El material retenido debe ser preparado y/o aprobado por un miembro autorizado del personal de la biblioteca. La reservación no se mostrará como Listo para utilizar cuando se encuentre en este estado.
    • Preparado/Aprobado: La aprobación o preparación ha sido proporcionada por un miembro autorizado del personal de la biblioteca. El material puede sacarse en préstamo o utilizarse internamente.
  4. Haga clic en Guardar cambios.

Aprobar o preparar la solicitud de reserva

Una reservación permanecerá y volverá al estado Preparándose si se requiere aprobación o preparación.

  • El usuario solicitante no recibirá un aviso de retirada de reserva ni verá que el material está listo a través de Mi Cuenta o de los quioscos de autoservicio hasta que se completen los flujos de trabajo de aprobación y/o preparación.
  • Hasta que la reservación esté lista para su retirada, Mi Cuenta indicará que el material está en tránsito hacia el lugar de retirada.
  • Para garantizar que los usuarios dispongan del período de reserva deseado para recuperar el material, el sistema no calculará el período de reserva hasta que la reserva se encuentre en el estado Listo para utilizar .

Utilice la columna Acciones para confirmar la aprobación o preparación de la solicitud de reserva en la pestaña Reservaciones del registro del usuario o en el Informe de ubicación de retirada.  Utilice el menú desplegable Acciones para seleccionar Aprobar o Preparar.

En la pestaña Reservas:


Circulation_patron_hold_approval.png

Del informe de la ubicación de retirada:

Circulation_Holds_pickup_location_approve.png

 Si un material requiere aprobación o preparación para cumplir una reservación, aparece un mensaje de advertencia en los siguientes lugares:

  • Columna de Detalles de estado en la cola de reservas del usuario: El estado se mostrará como Se requiere aprobación y/o preparación. 
  • Registro del material: cuando se registra la recepción de un material en la sucursal de retirada para completar esa reserva, aparecerá un enlace que indicará que se requiere aprobación y/o preparación.
  • Al prestar el material o mover la reserva al estado En uso: aparecerá una confirmación de sustitución que indica que el material requiere aprobación y/o preparación.