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Ver y editar una solicitud de compra

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Descubra cómo buscar pedidos de compra existentes y cómo editar solicitudes de compra existentes en WorldShare Acquisitions.

Puede buscar sus solicitudes de compra existentes y editar una solicitud de compra existente.

Buscar solicitudes de compra existentes

  1. Hay dos lugares para editar las solicitudes de compra.
    1. Pantalla de solicitud de artículos - La solicitud de compra debe tener un estado de revisión de "Pendiente" o "Rechazada".
    2. Pantalla de solicitudes pendientes
  2. En el navegador de la izquierda, haga clic en Solicitud de compra > Solicitar artículos.
  3. Haz clic en Buscar. Aparecen todas las solicitudes de compra.
    • Los resultados están ordenados alfabéticamente por título.
    • Para cambiar el orden de clasificación, haga clic en cualquier encabezado de columna.
    • Filtre las solicitudes utilizando los filtros de la parte superior de la página.
  4. Haga clic en el Título para ver o editar la solicitud de compra.

Editar la solicitud de compra 

Ver o editar la información general de una solicitud de compra

  1. Haga clic en la pestaña General.
  2. Actualice uno o varios de los campos editables.
    Campos disponibles en la pestaña General - Tabla
    Campo Descripción
    Tipo de adquisición Seleccione un tipo de adquisición de la lista desplegable.
    Mostrar en WorldCat
    (Sólo solicitudes de compra pendientes)    		 Seleccione este botón para mostrar el artículo en WorldCat una vez solicitado.
    ISBN/ISSN Seleccione un ISBN/ISSN de la lista desplegable.
    Colocar patrocinador
    (Sólo solicitudes de compra pendientes)    		 Seleccione este botón para retener el artículo.
    Tipo de tratamiento Seleccione un tipo de tratamiento de la lista desplegable:
    Vendedor propuesto Seleccione un Proveedor en uso como el proveedor al que piensa pedir esta solicitud de compra.

     Nota: Los campos Proveedor propuesto pasan a ser de sólo lectura cuando la solicitud de compra se añade a un pedido.
    Ajuste de renovación
    Configuración Descripción
    Renovar (por defecto) Suscripción renovada
    No renovar (cancelado) Se ha cancelado la suscripción
    No renovar (en espera de revisión) La suscripción debe ser revisada antes de ser renovada.
    Solicitante
    (Sólo solicitudes de compra rechazadas)    		 Introduzca el nombre de la persona que ha solicitado el artículo.

     Nota: Se trata de un campo de texto autosugerido. Las autosugerencias de elementos apropiados para el campo comienzan al pulsar la primera tecla del campo de texto. Las autosugerencias incluyen una dirección de correo electrónico para el usuario que se extrae de Notificación de entrega del módulo Admin de WorldShare. Si no existe ningún correo electrónico en la sección Notificación de entrega, se utilizará la dirección de correo electrónico del registro de la biblioteca.
    Número de solicitud Ver el número de solicitud.
    Fuente/URL de la solicitud Introduzca la URL del material del que procede esta solicitud (por ejemplo sistema de reservas de cursos).
    El recurso requiere revisión Marque o desmarque la casilla El recurso requiere revisión según sea necesario.
    Revisor Introduzca el nombre de la persona que revisará la solicitud de compra.

     Nota: Se trata de un campo de texto autosugerido. Las autosugerencias de elementos apropiados para el campo comienzan al pulsar la primera tecla del campo de texto. Las autosugerencias incluyen una dirección de correo electrónico para el usuario que se extrae de Notificación de entrega del módulo Admin de WorldShare. Si no existe ningún correo electrónico en la sección Notificación de entrega, se utilizará la dirección de correo electrónico del registro de la biblioteca.
    Estado de la revisión Ver el estado de la revisión, incluida la fecha y hora de la revisión y el nombre de la persona que la ha realizado.
    Valor estadístico Introduzca el número de volúmenes que tiene previsto recibir para el artículo (1-99).

     Nota: El valor por defecto para este campo es uno, y cero no es un valor permitido.
    URL del artículo del vendedor Introduzca la URL del artículo en el catálogo de proveedores.
  3. Haga clic en Guardar.

Editar la ubicación de una solicitud de compra

  1. Desde la pestaña Ubicación, puede actualizar la información de ubicación de una solicitud de compra.
    • Cantidad - Introduzca una cantidad numérica para la solicitud de compra.
    • Sucursal - Elija una sucursal de la lista desplegable.
    • Ubicación - Elija una ubicación asignada de la lista desplegable.
  2. Haga clic en Guardar.

Editar impuestos, descuentos y gastos de servicio/envío para una única solicitud de compra

  1. Haga clic en la pestaña Precios.
  2. Actualice cualquiera de los datos de precios editables de la solicitud de compra.
    • Precio unitario - Introduzca el precio total.
    • Cantidad - Introduzca la cantidad total.
    • Descuento - Introduzca el porcentaje de descuento.
    • Cargos por servicio(importe por unidad) - Introduzca el cargo por servicio.
    • Gastos de envío (importe por unidad) - Introduzca los gastos de envío.
    • Impuesto 1 - Introduzca el porcentaje de impuestos.
    • Impuesto 2 - Introduzca el porcentaje de impuestos.
  3. Haga clic en Guardar.

Editar la configuración de precios propuestos para una solicitud de compra 

  1. Haga clic en la pestaña Precios.
  2. Desplácese hasta la parte inferior para ver la Configuración de precios propuesta.

     Nota: La Configuración de precios propuesta sólo se muestra para una solicitud de compra que aún no se ha pedido.

  3. Edite una o varias de las opciones de tarificación utilizando las listas desplegables.
    Propuesta de configuración de precios campos disponibles - Tabla
    Campo Descripción
    Gestión fiscal

    En la lista desplegable, seleccione una opción de gestión de impuestos.

    • Coste de la partida fiscal
    • Partida fiscal, gastos de envío y de servicio
    • Incluir los impuestos en los costes
    Moneda En la lista desplegable, seleccione la moneda deseada.
    Tipo de cambio

    Sólo aparece si la Moneda es distinta de la moneda del presupuesto de la biblioteca. 

    Haga clic en Utilizar tipo de cambio actual para introducir el tipo de cambio actual de la divisa en cuestión. 
  4. Haga clic en Guardar.

     Nota: Una vez realizada la solicitud de compra, la Configuración de precios propuesta se sustituye por la Configuración de precios del pedido, que hereda los campos seleccionados para el pedido.

Dividir una solicitud de compra entre varios fondos

 Nota: Alternar entre Importe y Porcentaje puede cambiar el porcentaje asignado a cada fondo debido a problemas de redondeo al cambiar entre esos dos modos de asignar costes.

Dividir una factura entre varios fondos por importe

  1. En la pestaña Presupuesto/Fondo, seleccione Importe para asignar por.
  2. Añada fondos adicionales pulsando el botón Añadir (Add button ) y seleccionando un fondo de la lista desplegable Fondo.
  3. Introduzca el importe de cada fondo añadido en el campo Importe. Los importes de cada fondo deben sumar el precio total del artículo. El precio total del artículo (Importe) y el Importe no asignado pueden encontrarse en la parte superior del cuadro de diálogo Asignación de presupuesto y fondos.
  4. (Opcional) Haga clic en Distribuir uniformemente entre fondos no asignados para distribuir cualquier importe restante no asignado uniformemente entre todos los fondos con importe cero.
  5. Haga clic en Guardar.

Dividir una factura entre varios fondos por porcentaje

  1. En la pestaña Presupuesto/Fondo, seleccione Porcentaje para Asignar por.
  2. Añada fondos adicionales pulsando el botón Añadir (Add button ) y seleccionando un fondo de la lista desplegable Fondo.
  3. Introduzca el porcentaje de cada fondo añadido en el campo Porcentaje. Los porcentajes deben sumar 100.
  4. (Opcional) Haga clic en Distribuir uniformemente entre fondos no asignados para distribuir cualquier importe restante no asignado uniformemente entre todos los fondos con importe cero.
  5. Haga clic en Guardar.

Seleccionar fondos de diferentes períodos presupuestarios para una solicitud de compra

 Nota: Siempre puede seleccionar el periodo presupuestario actual, pero el periodo presupuestario siguiente sólo está disponible si ha habilitado su uso. Para ello, vaya al siguiente presupuesto seleccionado y seleccione Habilitar para uso.

  1. En la pestaña Presupuesto/Fondo, seleccione Porcentaje para Asignar por.
  2. Añada periodos presupuestarios adicionales pulsando el botón Añadir (Add button).
  3. Seleccione un periodo presupuestario para cada línea añadida en la lista desplegable de la columna Presupuesto.
  4. Haga clic en Guardar.

Editar los campos personalizados de una solicitud de compra

Los campos personalizados le permiten introducir información adicional sobre los artículos del pedido, las solicitudes de compra y los artículos de la factura que no forman parte del modelo de datos estándar de Adquisiciones.

Los siguientes campos son editables desde la pantalla de detalles del campo:

  • Nombre del campo - Introduzca un nombre descriptivo para el campo.
  • Descripción - Introduzca una descripción para el campo.
  • Estado activo
    • Sí (por defecto) - El campo está activo y puede introducir valores para el campo.
    • No - El campo está inactivo y no podrá introducir valores para el campo.
  • Ordenación de listas (sólo campos personalizados de listas)
    • Alfabético - Las opciones de la lista aparecerán en orden alfabético.
    • Manual (por defecto) - Las opciones de la lista aparecerán en el orden en que se añadieron originalmente.

Editar o añadir notas a una solicitud de compra 

  1. Haz clic en la pestaña Notas.
  2. Haga clic en Añadir nota.
    1. Rellene los campos:
      1. En el campo Tipo, seleccione si la nota es de Personal o de Proveedor.
      2. En el campo Nota, introduzca la nota.
      3. (Opcional) En el campo Mostrar en, seleccione si la nota debe mostrarse como mensaje emergente al pagar, al recibir, o al recibir y pagar.
  3. Haga clic en Guardar.
  4. Haga clic en el botón del lápiz () situado junto a la nota que desea editar.
    1. Editar los campos
    2. Haga clic en Guardar.