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Ver y editar una solicitud de compra

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Descubra cómo buscar órdenes de compra existentes y cómo editar solicitudes de compra existentes en Adquisiciones de WorldShare.

Puede buscar sus solicitudes de compra existentes y editar una solicitud de compra existente.

Buscar solicitudes de compra existentes

  1. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Solicitudes de compra > Solicitar materiales.
  2. Haga clic en Buscar. Aparecen todas las solicitudes de compra.
    • Los resultados se ordenan alfabéticamente por nombre.
    • Para cambiar el criterio de ordenación, haga clic en el encabezado de cualquier columna.
    • Para personalizar los encabezados de columna que aparecen, consulte Mostrar/ocultar columnas. De forma predeterminada, no todos los encabezados de columna están visibles.
  3. Haga clic en el título para ver o editar la solicitud de compra.

Editar la solicitud de compra 

Editar la información general de una solicitud de compra

  1. Haga clic en la ficha General .
  2. Campos editables:
    Campos disponibles en la ficha General - Tabla
    Campo Descripción
    Nivel de audiencia Seleccione un nivel de audiencia de existencias de WorldCat para el material. Disponible solo para instituciones WMS. Consulte Nivel de audiencia de existencias de WorldCat.
    Tipo de adquisición Seleccione un tipo de adquisiciones de la lista desplegable.
    Fecha en que se solicitó/necesitó Elija las fechas en que se solicitó el material y/o cuándo se necesita el material.
    Mostrar en WorldCat
    (Solamente solicitudes de compra pendientes)    		 Seleccione este botón para mostrar el material en WorldCat una vez que se haya pedido.
    ISBN/ ISSN Seleccione un ISBN/ ISSN de la lista desplegable.
    Realizar reserva del usuario
    (Solamente solicitudes de compra pendientes)    		 Seleccione este botón para reservar el material como usuario.
    Tipo de procesamiento Seleccione un tipo de procesamiento de la lista desplegable:
    Proveedor propuesto Seleccione Proveedor en uso como el proveedor al que planea realizar el pedido con esta solicitud de compra.

     Nota: los campos de Proveedor propuesto pasan a ser de solo lectura cuando la solicitud de compra se agrega a un pedido.
    Configuración de la renovación
    Configuración Descripción
    Renovar (predeterminado) Se ha renovado la suscripción
    No renovar (cancelado) Se canceló la suscripción
    No renovar (revisión en espera) La suscripción debe revisarse antes de ser renovada.
    Solicitante
    (Solo solicitudes de compra rechazadas)    		 Ingrese el nombre de la persona que solicitó el material.

     Nota: este es un campo de texto de sugerencia automática. Las sugerencias automáticas para los elementos correspondientes al campo comienzan con la primera pulsación de tecla en el campo de texto. Las sugerencias automáticas incluyen una dirección de correo electrónico para el usuario que se extrae de la notificación de entrega del módulo Administración de WorldShare. Si no existe un correo electrónico en la sección de Notificación de entrega, se utilizará la dirección de correo electrónico del registro de la biblioteca .
    Número de solicitud Ver el número de solicitud.
    Solicitar fuente/ URL Ingrese la URL del material de donde proviene esta solicitud (p. ej., de reservas de cursos).
    El recurso requiere una revisión Marque o desmarque la casilla El recurso requiere revisión, según sea necesario.
    Revisor Ingrese el nombre de la persona que revisará la solicitud de compra.

     Nota: este es un campo de texto de sugerencia automática. Las sugerencias automáticas para los elementos correspondientes al campo comienzan con la primera pulsación de tecla en el campo de texto. Las sugerencias automáticas incluyen una dirección de correo electrónico para el usuario que se extrae de la notificación de entrega del módulo Administración de WorldShare. Si no existe un correo electrónico en la sección de Notificación de entrega, se utilizará la dirección de correo electrónico del registro de la biblioteca .
    Estado de revisión Vea el estado de la revisión, incluidas la fecha y hora de la revisión y el nombre de la persona que la completó.
    Valor estadístico Ingrese la cantidad de volúmenes que planea recibir para el material (1-99).

     Nota: el valor predeterminado para este campo es uno, y cero es un valor no permitido
    URL de material de proveedor Ingrese la URL del material en el catálogo de proveedores.
  3. Haga clic en Guardar.

Editar la ubicación de una solicitud de compra

  1. Haga clic en la pestaña Ubicación .
  2. Campos editables:
    • Cantidad  : ingrese una cantidad numérica para la solicitud de compra.
    • Sucursal : elija la ubicación de una sucursal en la lista desplegable.
    • Ubicación : elija una ubicación asignada de la lista desplegable.
  3. Haga clic en Guardar.

Editar información de precios para una sola solicitud de compra

  1. Haga clic en la pestaña Precios .
  2. Campos editables:
    • Precio unitario - El precio total del material
    • Cantidad : la cantidad total de material(es).
    • Descuento : el porcentaje de descuento del material.
    • Cargos de servicio (monto por unidad) : monto del cargo de servicio aplicado a cada unidad
    • Envío (monto por unidad) - El cargo de envío por unidad
    • Impuesto 1 
    • Impuesto 2 
  3. Haga clic en Guardar .

Editar la configuración de precio propuesto para una solicitud de compra 

  1. Haga clic en la pestaña Precios .
  2. Desplácese hasta la parte inferior para ver la configuración de precios propuestos.

     Nota: la configuración de precios propuestos solo se muestra para una solicitud de compra que aún no se ha realizado.

  3. Campos editables:
    Campos disponibles de la configuración de precios propuesta - Tabla
    Campo Descripción
    Manejo de impuestos

    En la lista desplegable, seleccione una opción de manejo de impuestos.

    • Coste de la partida de impuesto
    • Costes de la partida de impuestos, de envío y de servicio
    • Incluir impuestos en los costes
    Moneda En la lista desplegable, seleccione la moneda deseada.
    Tipo de cambio

    Solo aparece si la moneda es diferente a la moneda del presupuesto de la biblioteca. 

    Haga clic en Usar tasa de cambio actual para ingresar la tasa de cambio actual de una moneda determinada. 
  4. Haga clic en Guardar.

     Nota: una vez realizada la solicitud de compra, la configuración de precios propuesta se reemplaza por la configuración de precios del pedido, que hereda los campos seleccionados para el pedido.

Dividir una solicitud de compra entre varios fondos

 Nota: Alternar entre Monto y Porcentaje puede cambiar el porcentaje asignado a cada fondo debido a problemas de redondeo al cambiar entre esos dos modos de asignación de costes.

Dividir una factura entre varios fondos por monto

  1. Haga clic en la pestaña Presupuesto/Fondo .
  2. Seleccione el monto para asignar por.
  3. Para agregar fondos adicionales, haga clic en el botón Agregar (Botón adicionar) y seleccionando un fondo de la lista desplegable Fondo.
  4. Ingrese el monto de cada fondo agregado en el campo Monto. Los montos de cada fondo deben sumar el precio total del material. El precio total del material (Amount) y el Monto no asignado se pueden encontrar cerca de la parte superior del cuadro de diálogo Asignación de presupuesto y fondos.
  5. (Opcional) Haga clic en Distribuir equitativamente entre los fondos no asignados para distribuir cualquier monto restante sin asignar de manera uniforme entre todos los fondos con un monto cero.
  6. Haga clic en Guardar.

Dividir una factura entre varios fondos por porcentaje

  1. Haga clic en la pestaña Presupuesto/Fondo .
  2. En Asignar por, seleccione Porcentaje .
  3. Para agregar fondos adicionales, haga clic en el botón Agregar (Botón adicionar) y seleccionando un fondo de la lista desplegable Fondo.
  4. Ingrese el porcentaje de cada fondo agregado en el campo Porcentaje. Los porcentajes deben sumar 100.
  5. (Opcional) Haga clic en Distribuir equitativamente entre los fondos no asignados para distribuir cualquier monto restante sin asignar de manera uniforme entre todos los fondos con un monto cero.
  6. Haga clic en Guardar.

Seleccionar fondos de diferentes períodos presupuestarios para una solicitud de compra

 Nota: siempre puede seleccionar el período de presupuesto actual, pero el período de presupuesto siguiente solo estará disponible si usted lo ha habilitado para su uso. Para ello, vaya al siguiente presupuesto seleccionado y seleccione Habilitar para uso.

  1. Haga clic en la pestaña Presupuesto/Fondo .
  2. En Asignar por, seleccione Porcentaje .
  3. Para agregar períodos de presupuesto adicionales, haga clic en el botón Agregar (Botón adicionar).
  4. Seleccione un período de presupuesto para cada fila agregada de la lista desplegable de la columna de presupuesto.
  5. Haga clic en Guardar.

Editar los campos personalizados para una solicitud de compra

Los campos personalizados le permiten ingresar información adicional sobre materiales de pedido, solicitudes de compra y materiales de factura que no forman parte del modelo de datos estándar de Adquisiciones.

Los siguientes campos se pueden editar en la pantalla de detalles de campo:

  • Nombre de campo : ingrese un nombre descriptivo para el campo.
  • Descripción : ingrese una descripción para el campo.
  • Estado activo
    • Sí (predeterminado): el campo está activo y usted puede ingresar valores para él.
    • No : el campo está inactivo y usted no podrá ingresar valores para él.
  • Orden de la lista (solo campos de lista personalizada)
    • Alfabético : las opciones de la lista aparecerán en orden alfabético.
    • Manual (predeterminado): las opciones de la lista aparecerán en el orden en que fueron agregadas originalmente.

Editar o agregar notas para una solicitud de compra 

  1. Haga clic en la ficha Notas.
  2. Haga clic en Agregar nota.
    1. Complete los campos:
      1. En el campo Tipo, seleccione si la nota es una nota del personal o del proveedor .
      2. En el campo Nota, ingrese la nota.
      3. (Opcional) En el campo Mostrar en , seleccione si la nota debe mostrarse como un mensaje emergente al realizar el pago, al recibir o al recibir y pagar.
  3. Haga clic en Guardar.
  4. Haga clic en el botón del lápiz () junto a la nota que desea editar.
    1. Editar los campos
    2. Haga clic en Guardar.