Gestor automatizado de solicitudes
Como característica de Smart fulfillment, utilice la pantalla Automated Request Manager (ARM) para configurar flujos de trabajo ILL automatizados. Las automatizaciones se componen de criterios de coincidencia que usted define junto con las acciones que desea que el sistema realice en las solicitudes coincidentes.
Para acceder a esta pantalla, inicie sesión en Configuración de servicios de OCLC, abra el módulo WorldShare ILL desde el menú de navegación de la izquierda y, a continuación, seleccione Automated Request Manager.
El Gestor automatizado de solicitudes está dividido en dos pestañas:
- Endeudamiento (impago)
- Préstamo
Las automatizaciones son una combinación de:
- Coincidencias: Qué aspecto debe tener la solicitud.
- Acciones: Qué debe hacer el sistema con la solicitud.
- Excepciones (sólo préstamos): Cuando no desee que se produzcan estas acciones.
- Prioridad: Si una solicitud coincide con varias automatizaciones, qué conjunto de acciones debe realizarse.
Notas:
- Los Perfiles de Solicitud Directa previamente configurados aparecerán en el Gestor de Solicitudes Automatizadas como Automatizaciones.
Bibliographic matching
Bibliographic matching helps ensure that the library user receives the item they're expecting and happens automatically with Automation. When a user's request includes only partial bibliographic information, the system uses the information that is provided and applies a series of rules to identify the best-matched item. the best-matched record is cataloged completely and correctly in WorldCat, is widely held by libraries, and closely matches the item the user requested. Once it identifies the best item, the system automatically adds or updates bibliographic information in the request.
Bibliographic matching requires at least one of the following: ISSN, ISBN, or OCLC number.
- If an ISSN is included, the system uses it to identify the best WorldCat record.
- If an ISSN is not included, the system looks for an OCLC number. If an OCLC number is present, the system uses it to identify the best record.
- If no ISSN or OCLC number is included, then the system looks for an ISBN. If an ISBN is present, the system uses it to identify the best record.
- If no ISSN/ISBN or OCLC number is included, then the system sends the request to staff review.
When an ISSN is provided, a title-matching check of 30% is required. For example, a value like "J Clin Psych" would be a match for Journal of Clinical Psychology but not for Journal of Business Economics.
Configuración de la persistencia y gestor automatizado de solicitudes
Recomendamos a las bibliotecas que no utilicen la persistencia de datos constante y que desactiven el ajuste Persistence Setting (Configuración de persistencia) en el módulo Interlibrary Loan Options (Opciones de préstamo interbibliotecario) de OCLC Service Configuration > WorldShare ILL >. En su lugar, aplique datos constantes tanto para préstamos como para créditos mediante la automatización.
Para solicitudes de préstamo:
- Cuando la configuración de persistencia está activada en el módulo de opciones de préstamo interbibliotecario WorldShare ILL > de la configuración del servicio de OCLC >, el registro de datos constantes DEFAULT anula otras aplicaciones de datos constantes, incluso a través de la automatización. Si utiliza automatizaciones para aplicar datos constantes a las solicitudes de préstamo, desactive la configuración de persistencia. Consulte las opciones de préstamo interbibliotecario.
Para solicitudes de préstamo:
- La persistencia de datos constantes se bloqueará en las solicitudes de préstamo en las que la automatización haya realizado una acción para aplicar un registro de datos constantes.
- Cuando la configuración de persistencia está activada en el módulo Opciones de préstamo interbibliotecario de WorldShare ILL > de Configuración de servicio de OCLC >, y cuando una automatización ha realizado una acción para aplicar datos constantes en una solicitud:
- La persistencia se desactivará en esa solicitud de préstamo.
- Aparecerá un mensaje de advertencia en naranja en la parte superior de la pantalla alertando a los usuarios de que la persistencia constante de datos está activada, pero la automatización ya ha realizado esa actividad, con la recomendación de que se desactive la persistencia constante de datos en la configuración del servicio.
- Cuando la configuración de persistencia está activada en el módulo Opciones de préstamo interbibliotecario de WorldShare ILL > de Configuración del servicio de OCLC >, y una automatización no ha realizado una acción para aplicar datos constantes en una solicitud, la persistencia de datos constantes funcionará como de costumbre.
Préstamo
Las automatizaciones le permiten determinar cómo se procesan las solicitudes generadas por los usuarios. OCLC recomienda crear al menos un automatismo de préstamo para préstamos y otro para copias. Tenga en cuenta lo siguiente al configurar las automatizaciones:
- Las automatizaciones se aplican en función del ajuste Prioridad de automatización. Una solicitud generada por un usuario se compara con todas las automatizaciones. De todas las automatizaciones que coincidan con la solicitud, se aplicará a la solicitud la automatización con la prioridad más alta, o con el número de prioridad de automatización más bajo asignado.
- Cada automatización debe tener un valor numérico único para la Prioridad de Automatización.
- Asigne la Prioridad más alta (el número más bajo) a sus automatizaciones más específicas.
- Cada automatización debe tener al menos una Coincidencia, Acción o Excepción (no una de cada).
- Si no selecciona ningún criterio de coincidencia, su automatización se aplicará a todas las solicitudes.
- Si selecciona coincidencias pero no acciones o excepciones, todas las solicitudes que coincidan con esa automatización se enviarán a revisión.
Acciones ordinarias de empréstito
En la parte superior de la pantalla hay una lista de las acciones estándar que el sistema realiza automáticamente en las nuevas solicitudes de préstamo.
- Correspondencia de registros bibliográficos
- Comprobación de existencias en WorldCat
- Comprobación de las existencias de la base de conocimientos
- Cheque del Grupo Custom Holdings
Configurar las principales automatizaciones para el préstamo
Para añadir una automatización:
- Seleccione la pestaña Préstamos .
- Haz clic en + Añadir nuevo.
- Introduzca un Nombre y asigne una Prioridad. Para más información, consulte Principales campos de automatización para préstamos.
- Seleccione los criterios de coincidencia que desee en el menú desplegable Coincidencias . Para más información, consulte Criterios de concordancia de automatización para préstamos.
- Si no selecciona un criterio de coincidencia, la automatización se aplicará a todas las solicitudes.
- Haga clic en el botón Añadir una coincidencia para configurar criterios de coincidencia adicionales.
- Seleccione las acciones que desee en el menú desplegable Acciones . Consulte Acciones de automatización de préstamos para obtener más información.
- Haga clic en el botón Añadir una acción para configurar criterios de coincidencia adicionales.
- Haga clic en la opción Añadir una excepción para seleccionar cualquier excepción. Para más información, consulte Excepciones de automatización de préstamos.
- Si alguna excepción es verdadera en una automatización coincidente, sólo se aplicará la excepción y el resto de las acciones seleccionadas no se aplicarán.
- Haga clic en Guardar.
Para editar una automatización:
- En la lista Automatizaciones principales, seleccione el botón Editar asociado a la automatización deseada.
- Edite la información, según proceda. Elimine coincidencias, acciones y excepciones con el botón de eliminación .
- Haga clic en Guardar.
Para eliminar una automatización:
- En la lista Automatizaciones principales, seleccione el botón Eliminar situado junto a la automatización deseada.
- En la ventana de confirmación, haga clic en Eliminar.
Principales campos de automatización de los préstamos
Automatización Criterios de concordancia para los préstamos
Configure los criterios de coincidencia en función de los detalles de la solicitud.
Campo | Descripción |
---|---|
Edad del material |
Para préstamos: Para copias: Escriba un número entero de 1-1000 que represente la edad del material en años. |
Formatos |
|
Idiomas | Una o varias lenguas que debe especificar una solicitud para que coincida con la automatización. |
Necesidad lo antes posible |
|
Departamentos patrocinadores |
Ejemplos: |
Nota del patrón |
Indica si un usuario ha introducido una nota en la solicitud. Empieza el partido:
|
Estatus de los mecenas |
Ejemplos: |
El mecenas pagará hasta |
Ejemplos: |
Solicitar fuentes |
Ejemplos: |
Tipo de solicitud |
|
Acciones de automatización de préstamos
Una vez que haya determinado qué solicitudes desea automatizar, las automatizaciones pueden configurarse con acciones específicas.
Nota: Algunas Acciones son mutuamente excluyentes de otras. Las acciones no disponibles se eliminan automáticamente a medida que se construye la automatización.
Campo | Descripción |
---|---|
Aplicar datos constantes |
Seleccione el registro de Datos Constantes, si lo hay, que desea aplicar a las solicitudes que coincidan con esta automatización. Una vez seleccionada esta acción, verá una lista desplegable de todos los registros actuales de Constant Data para su institución.
|
Construir cadena de prestamistas |
Seleccione esta opción si desea crear una cadena de prestamistas en la solicitud sin enviar la solicitud automáticamente a los prestamistas. Una vez seleccionada esta opción, se le pedirá que seleccione una Ruta de existencias personalizada de la lista completa de Rutas de existencias personalizadas configuradas actualmente para su institución. Las solicitudes coincidentes tendrán aplicadas las cadenas de prestamista y pasarán a revisión.
La automatización construye una cadena de prestamista que considera lo siguiente:
|
Ruta Solicitud de revisión |
La automatización moverá las solicitudes coincidentes a su cola de Revisión. Si no selecciona una acción que dirija una solicitud a otro lugar (a prestamistas, compra o Entrega de documentos), esta acción se aplicará por defecto. |
Ruta Solicitud de revisión para compra |
Las solicitudes se enviarán a su cola de solicitudes de compra > Review for Purchase .
|
Enviar solicitud a prestamistas |
|
Excepciones de automatización de préstamos
Configure excepciones en Automatización que se aplican en lugar de las acciones definidas cuando son verdaderas.
Campo | Descripción |
---|---|
Si la solicitud es duplicada, envíela a revisión |
Las posibles solicitudes duplicadas se enviarán a su Expediente de Revisión. |
Si está en manos de Custom Holdings Group, ruta a revisar |
Ejemplos:
|
Si está en manos de mi institución, ruta de revisión | Las solicitudes se enviarán a su Expediente de Revisión cuando su institución disponga del artículo solicitado. |
Utilizar automatizaciones de préstamo con WorldShare Interlibrary Loan
Las automatizaciones le permiten determinar cómo se procesan las solicitudes generadas por los usuarios. Una vez que se ha enviado una solicitud de usuario, con una automatización, puede seleccionar si la solicitud, en caso de coincidir con la automatización, debe producirse (enviarse) a los prestamistas o reenviarse a su cola Nuevo para revisión.
Tenga en cuenta lo siguiente cuando cree sus automatizaciones:
- Las automatizaciones se aplican en función de la configuración de Prioridad. Una solicitud generada por un usuario se compara con todas las automatizaciones. De todas las automatizaciones que coincidan con la solicitud, se aplicará a la solicitud la automatización con mayor prioridad, o con el número de Prioridad más bajo asignado a.
- Cada automatización debe tener un valor numérico único para la Prioridad.
- OCLC recomienda crear una Automatización para préstamos y una Automatización para copias.
Automatizaciones básicas de los préstamos
Un conjunto de automatizaciones recomendadas sería Dirigir solicitud a revisión si la solicitud es un duplicado o Dirigir solicitud a revisión si el artículo está retenido. Si no se configura esta automatización, el sistema aplica datos constantes y pasa la solicitud a revisión.
Ejemplos
- PRÉSTAMOS:
Si la solicitud no es un duplicado y no está en posesión de su institución, el sistema aplicará el registro de Datos constantes y creará una cadena de prestamista basada en las bibliotecas de retención en la Ruta de retención personalizada y enviará la solicitud a Revisión.
- En Coincidencias, seleccione Tipo de solicitud > Préstamo.
- Haga clic en la opción Add an Exception y seleccione If Duplicate Request, Route to Review.
- Haga clic en la opción Add an Exception y seleccione If Held By My Institution, Route to Review.
- En Acciones, seleccione Enviar solicitud a prestamistas y seleccione la Ruta de retención personalizada que desea utilizar.
- Haga clic en la opción Añadir una Acción y seleccione Aplicar Datos Constantes y seleccione el registro de Datos Constantes a utilizar.
- COPIAS:
Si la solicitud no es un duplicado y no está en posesión de su institución, el sistema aplicará el registro de Datos constantes y construirá una cadena de préstamo basada en las bibliotecas de posesión en la Ruta de posesión personalizada y dirigirá la solicitud a Revisión.
- En Coincidencias, seleccione Tipo de solicitud > Copiar.
- Haga clic en la opción Add an Exception y seleccione If Duplicate Request, Route to Review.
- Haga clic en la opción Add an Exception y seleccione If Held By My Institution, Route to Review.
- En Acciones, seleccione Enviar solicitud a prestamistas y seleccione la Ruta de retención personalizada que desea utilizar.
- Haga clic en la opción Añadir una Acción y seleccione Aplicar Datos Constantes y seleccione el registro de Datos Constantes a utilizar.
Automatización avanzada de préstamos
Los siguientes son ejemplos de cómo ampliar sus automatizaciones.
Ejemplos
- NOTA PATRONAL
Las solicitudes que tengan una nota del usuario no se enviarán a los prestamistas, lo que permitirá al personal leer la nota del usuario y rellenar la solicitud en consecuencia.
- En Coincidencias, seleccione Nota del cliente. Seleccione la casilla Cualquier palabra para recuperar las solicitudes que tengan cualquier nota de cliente.
- En Acciones, seleccione Enrutar solicitud a revisión.
- COMPRAR
Las solicitudes de libros en español se enviarán a revisión para su compra.
- En Coincidencias, seleccione Formatos > Libro.
- Seleccione Añadir una coincidencia y seleccione Idioma > Español.
- En Acciones, seleccione Enrutar solicitud a revisión para compra.
Préstamo
Mediante el Gestor automatizado de solicitudes, los prestamistas pueden optar por aplicar registros de datos constantes designados a las solicitudes de préstamo en función de la identidad de la biblioteca prestataria, el tipo de solicitud o el formato del material solicitado. Esto garantiza que los gastos de préstamo, las notas, las políticas y las direcciones se apliquen con precisión a las solicitudes de préstamo, ahorrando tiempo al personal y garantizando el cumplimiento de las políticas y preferencias locales.
- Las automatizaciones se aplican en función del ajuste Prioridad de automatización. Una solicitud generada por un usuario se compara con todas las automatizaciones. De todas las automatizaciones que coincidan con la solicitud, se aplicará a la solicitud la automatización con la prioridad más alta, o con el número de prioridad de automatización más bajo asignado.
- Cada automatización debe tener un valor numérico único para la Prioridad de Automatización.
- Asigne la Prioridad más alta (el número más bajo) a sus automatizaciones más específicas.
- Si no selecciona un criterio de coincidencia, la automatización se aplicará a todas las solicitudes.
Medidas estándar para los préstamos
En la parte superior de la pantalla hay una lista de las acciones estándar que el sistema realiza automáticamente en las nuevas solicitudes de préstamo. Todas las bibliotecas verán las acciones a la izquierda de la pantalla:
- Desviaciones
- Comprobación del estado del proveedor
- Comprobación de las existencias de la base de conocimientos
- Comprobación de afiliaciones a grupos
- Hora de reaccionar
- Comprobación de disponibilidad en tiempo real
Configurar las principales automatizaciones para los préstamos
Para añadir una automatización:
- Seleccione la pestaña Préstamos.
- Haz clic en + Añadir nuevo.
- La casilla Activar estará marcada por defecto y la automatización entrará en vigor inmediatamente después de guardar. La automatización mostrará Sí en la columna Activado .
- Introduzca un Nombre y asigne una Prioridad. Consulte Campos de automatización principales para Campos de préstamo para obtener más información.
- Seleccione los criterios de coincidencia que desee en el menú desplegable Coincidencias . Consulte Automatización de criterios de coincidencia para Préstamos para obtener más información.
- Haga clic en el botón Añadir una coincidencia para configurar criterios de coincidencia adicionales.
- Seleccione las acciones que desee en el menú desplegable Acciones . Consulte Acciones de automatización para préstamos para obtener más información.
- Las automatizaciones que especifican acciones pero no criterios de coincidencia coincidirán con todas las solicitudes.
- Haga clic en el botón Añadir una acción para configurar criterios de coincidencia adicionales.
- Haga clic en Guardar.
Para editar una automatización:
- En la lista Automatizaciones principales, seleccione el botón Editar asociado a la automatización deseada.
- Edite la información, según proceda. Elimine coincidencias, acciones y excepciones con el botón de eliminación .
- Haga clic en Guardar.
Para eliminar una automatización:
- En la lista Automatizaciones principales, seleccione el botón Eliminar situado junto a la automatización deseada.
- En la ventana de confirmación, haga clic en Eliminar.
Principales campos de automatización de los préstamos
Automatización Criterios de coincidencia para los préstamos
Campo | Descripción |
---|---|
Grupo prestatario |
|
Formatos | |
Tipo de solicitud |
Especifique las solicitudes de copia o préstamo:
Si no se selecciona ningún tipo de solicitud, la automatización se aplicará tanto a las solicitudes de copia como a las de préstamo. |
Acciones de automatización de préstamos
Campo | Descripción |
---|---|
Aplicar datos constantes | Aplicar un registro de Datos Constantes del Prestamista designado como acción. |
Utilizar automatizaciones de préstamo con WorldShare ILL
Consulte Gestor automatizado de solicitudes de préstamo para ver casos de uso y ejemplos.
Utilice los informes para evaluar las automatizaciones
Consulte Evaluar automatizaciones para saber cómo acceder y utilizar los informes de estadísticas de uso compartido de recursos por parte del prestatario y del prestamista para realizar un seguimiento del uso de la automatización por parte de su biblioteca.