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Servicio de soporte de OCLC

2. Create a bibliographic and local holdings records collection

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Learn how to create a bibliographic and local holdings records data sync collection in WorldShare Collection Manager.

Create a bibliographic and local holdings records collection if you want to build LHRs while synchronizing your Bibliographic data.

 Note: If you have separate holdings records (MARC Format for Holding Data), do not use this collection type; create a Local Holdings Records collection.

 Atención: Al introducir texto en los campos de texto (por ejemplo, Comentario, Descripción, etc.):

  • No añada nuevas líneas. Todo el texto debe estar en un párrafo.
  • No copie y pegue texto de Microsoft Word, correo electrónico, navegador web u otras fuentes. El texto pegado puede contener códigos de formato ocultos.

 Nota:

Revisar la configuración del gestor de colecciones a nivel institucional

See Configure settings for bibliographic and local holdings records collections.

Crear la colección

  1. Vaya a la interfaz de WorldShare > Pestaña de metadatos > Collection Manager.
  2. Haga clic en Crear una colección.
  3. Seleccione Recogida de sincronización de datos en la lista desplegable Tipo de recogida.
  4. Select Bibliographic and Local Holdings Records from the Data Sync Type drop-down list.
     Note: If you have already created this type of WorldCat data sync collection, the following warning will appear:
    An existing WorldCat Data Synchronization collection of this same type already exists. We recommend editing this existing collection; however, you can create a secondary collection type of the same type.
    Generally, you will configure one collection for each type of data to be sent, making it easier to manage the process and maintain up-to-date holdings in WorldCat.
  5. Haga clic en Crear. Aparecen los acordeones de esta colección.

Completar el acordeón Propiedades

El acordeón Propiedades debe completarse antes de que pueda guardar su progreso al crear una colección.

  1. Introduzca un Nombre de colección para su colección.
  2. Seleccione si forma parte de un Grupo. Seleccione Sí sólo si va a enviar datos de varias instituciones para que se procesen en esta recopilación. Si selecciona Sí, asegúrese de utilizar el símbolo de OCLC/la instancia WorldShare para su grupo al crear una colección. Si no tiene un símbolo de grupo de OCLC, póngase en contacto con el Servicio de atención al cliente de OCLC para obtener ayuda.
     Nota: Las bibliotecas WMS pueden crear registros bibliográficos, bibliográficos y de existencias locales, y eliminar colecciones de existencias de WorldCat para un grupo. Todas las demás instituciones pueden crear colecciones bibliográficas y eliminar colecciones de existencias de WorldCat para un grupo.
  3. Select whether your institution is a WMS Library. WMS libraries have purchased the WorldShare Acquisitions and Circulation modules.
  4. Seleccione el Formato de Datos Original de sus archivos.
    1. MARC
    2. Non-MARC
       Nota: Si se selecciona No MARC, especifique si se enviarán claves de búsqueda numéricas (NSK) sólo para el mantenimiento de explotaciones. OCLC sólo acepta un archivo .CSV con números de registro de OCLC (con el prefijo (OCLC) ) para el procesamiento NSK.
  5. The Collection Type drop-down list displays the collection type selected when the collection was created. If you would like to change the collection type, use the drop-down list to change your selection.
  6. (Opcional). Introduzca una Descripción para la colección. El campo de descripción debe utilizarse siempre que haya una excepción o una consideración especial con su colección (por ejemplo, configurar una colección para utilizar sólo la correspondencia numérica de OCLC). La excepción o condición especial también debe añadirse como comentario en el acordeón Comentarios.
  7. Click Save.
     Note: The first time you click Save, a Collection ID is generated. The Collection ID is a unique 7-digit number assigned to your data sync collection that is used

Complete the Bibliographic Record Information accordion

  1. Haga clic en Información del registro bibliográfico para abrir el acordeón.
  2. For Initial Estimate of Record Count, enter the number of records that will be sent in the first file in the Initial Estimate of Record field.

Complete la pestaña Sistema

 Nota: Cuando seleccione varias ubicaciones, utilice el botón Añadir (Add button) para crear filas adicionales. Enumere los lugares por orden de prioridad.

  1. Introduzca el Proveedor.
  2. Introduzca el nombre del sistema.
  3. Introduzca la versión.
  4. Para Ubicación(es) del número de OCLC, seleccione la (s) ubicación(es) en sus registros de la lista desplegable.
     Nota: Estas ubicaciones se utilizarán para el cotejo. Es importante diferenciar la ubicación del número de OCLC y el número del sistema local en los registros de su institución. La ubicación por defecto del número OCLC es el campo 035. Como resultado, OCLC recomienda utilizar una ubicación diferente para el número del sistema local de su institución, como 907, u otro campo especificado. Esto garantiza que el número correcto del sistema local se identifique y se utilice en la salida del archivo de referencias cruzadas y se almacene aquí en OCLC para su uso futuro.
  5. For Local System Number Location(s), select the location(s) in your records from the drop-down list.
     Note: Your unique local system bibliographic numbers are stored at OCLC for use in creating local bibliographic data.

Completar la ficha Tratamiento

  1. Seleccione si desea Limitar registros añadidos a la puesta en escena de WorldCat.

    WorldCat Staging es un área temporal donde se envían los registros no resueltos o los registros de catalogación originales.

    Los registros no resueltos pueden contener errores de datos, errores de validación y/o no cumplen con las normas de calidad e integridad de OCLC (registros dispersos). Debido a errores o falta de calidad, estos registros no pueden cotejarse adecuadamente con los registros de WorldCat y, por lo tanto, se envían a WorldCat Staging para que puedan revisarse más a fondo si se desea.

    Los registros de catalogación originales también se pueden enviar a WorldCat Staging para una revisión adicional si se desea, incluso si cumplen con las normas de calidad e integridad de OCLC. Puede optar por esta opción en la pestaña Procesamiento de la colección de sincronización de datos (véase más abajo Opciones disponibles para la catalogación original).

    Todos los registros enviados a WorldCat Staging, ya sean sin resolver o de catalogación original, no están totalmente indizados en WorldCat. En su lugar, a estos registros se les asignan números de registro provisionales de OCLC como únicos puntos de acceso para su recuperación. Estos números de registro de OCLC se enumeran en el archivo de referencias cruzadas sin resolver creado después de procesar los datos.

    Opciones disponibles para la catalogación de originales:
    • If Yes is selected, original cataloging records are sent to this temporary location (WorldCat Staging) and are assigned provisional OCLC numbers. Use this response if you DO NOT want to add original cataloging records to WorldCat. Consult with your Database Specialist if you have questions about this option.
    • If No is selected, original cataloging records ARE added to WorldCat and are fully indexed; however, these records must meet OCLC's standards of quality and completeness. Original cataloging records that do not meet OCLC's standards of quality and completeness will be sent to WorldCat Staging.
  2. Select whether to Replace Records in WorldCat.
    • If Yes, your own records can be replaced if they meet certain conditions (e.g., no other institution has made modifications or added holdings to the record).
  3. Seleccione si desea utilizar el campo Idioma de catalogación (040 $b) de los registros.
    • If Yes, the language of cataloging indicated by the three-character language code in the 040 $b of your records is retained for use. When no value is found, then English (eng) is assumed.
    • Si sus registros no contienen un valor en el 040 $b y/o sus registros están catalogados en un idioma distinto del inglés, seleccione No y seleccione el idioma de catalogación en la lista desplegable Código de idioma de catalogación por defecto.
  4. If applicable, enter the location (Tag, Subfield, or Indicator) and the value that appears in that location to identify records or fields to exclude from processing in the Excluded Information field.
     Note: When excluded information is encountered in the Fixed Field, the entire record will be excluded from setting/cancelling holdings and added to WorldCat staging. When excluded information is encountered in Variable Fields, you can choose to exclude the record or only the field by selecting the corresponding Action.
  5. Haga clic en Guardar.

Completar la pestaña Grupos (sólo colecciones de grupos)

  1. Select the symbol that will be used to build the 040 $a and $c when bibliographic records are added to WorldCat.
    • Symbol (default) - Your OCLC group symbol is automatically populated, but this field can be edited with any valid OCLC symbol.
    • Institution Unique Identifier - The first institution identifier (OCLC symbol) found in a record is used to build the 040 $a and $c when bibliographic records are added to WorldCat.
  2. En Ubicación del identificador único de la institución, introduzca una etiqueta y un subcampo. Este campo y subcampo se utilizan en combinación con su tabla de traducción para fijar o cancelar participaciones y para indicar dónde se encuentran los identificadores internos especificados para el sistema local compartido en sus registros de grupo.
  3. Haga clic en Guardar.

Complete el acordeón Información sobre datos bibliográficos locales

Los datos bibliográficos locales (LBD) le permiten añadir campos exclusivos de su institución y sus registros. El procesamiento de sincronización de datos también crea LBD con su número de sistema local (LSN) para que los registros puedan emitirse a través de Collection Manager.

Campos de datos bibliográficos locales admitidos
2XX 5XX 6XX 7XX
240 500 600 700
  501 610 710
  590 611 711
  591 630 730
  592 650 790
  593 651 791
  594 655 792
  595 690 793
  596 691 796
  597 695 797
  598 696 798
  599 697 799
    698  
    699  
  1. Click Local Bibliographic Data Information to open the accordion.
  2. Identify which LBD fields need to be retained and the corresponding source locations on your system in the Retained LBD Fields expandable tables. If you have any questions about identifying LBD fields to retain, contact OCLC Support.
  3. Haga clic en Guardar.

Complete el acordeón Información de salida del registro MARC

  1. Click MARC Record Output Information to open the accordion.
  2. Select whether to Enable MARC Record Delivery.
    • If Yes, select what type of records to return in the Records Returned drop-down list.
      • Deliver my local holdings records only
      • Include a separate file of WorldCat records with my local holdings records
        • For Unresolved Record Delivery, select the Deliver unresolved WorldCat records check box to include unresolved records in your MARC delivery. This allows you to review any unresolved records for further action.
           Note:
          • Esta opción sólo está disponible para la entrega de registros de WorldCat.
          • To stop delivery of unresolved records after you have submitted your collection, leave a comment for your database specialist in the Comments accordion.
      • Interleave local holdings records with my library records
  3. Haga clic en Guardar.

Completar el acordeón Comentarios

El acordeón de comentarios le permite comunicarse con el especialista en bases de datos asignado a su colección de sincronización de datos. Aparece después de guardar la colección por primera vez. Los especialistas en bases de datos también pueden comunicarse con usted en relación con su colección.

 Nota: Sólo deberá rellenar el acordeón Comentarios al crear una colección si tiene alguna pregunta o necesita transmitir información no incluida en la colección.

Haga clic en Comentarios para abrir el acordeón.

Añadir un comentario a la lista

  1. Haga clic en Añadir comentario. Se abre la ventana Añadir comentario.
  2. Introduzca un Tema para su comentario.
  3. Escriba un comentario sobre su colección.
  4. Haga clic en Añadir comentario para guardar su comentario en la lista. Un miembro del personal de OCLC responderá a su comentario en el acordeón Comentarios, utilizando el mismo Tema. Compruebe el acordeón Comentarios pasadas 24-48 horas, ya que no recibirá un correo electrónico cuando un miembro del personal responda.
     Nota: Una vez que haya añadido su comentario a la lista, no podrá editarlo ni eliminarlo.

Ver un comentario en la lista

  1. Haga clic en el Tema del comentario que desea ver.
  2. Click Cancel to return to the comment list.

Complete el acordeón Información de contacto

La información ingresada en el acordeón Información de contacto es necesaria para que el personal de OCLC pueda ponerse en contacto con usted para hacerle preguntas acerca de su colección. Debe añadir un contacto antes de poder enviar su colección.

  1. Haga clic en Información de contacto para abrir el acordeón.
  2. Introduzca el apellido del contacto.
  3. Introduzca el nombre del contacto.
  4. Introduzca el título del contacto.
  5. Enter the contact's Email Address.
  6. Haga clic en Guardar.
     Nota: Cuando añada varios contactos, utilice el botón Añadir (Add button) para crear filas adicionales. Enumere los contactos por orden de prioridad.

Envíe su colección

  1. Seleccione Enviar colección a OCLC en el menú desplegable Acciones de la colección.
     Nota: No puede eliminar una colección una vez que se ha guardado y/o enviado.