Registrar compromisos de retención de copias impresas compartidas como agente/coordinador de grupo
Descripción
Como agente o coordinador de grupo, puede agregar compromisos de retención para varios miembros de un grupo en un solo archivo de datos. Antes de que pueda hacerlo:
- Si no ha creado un perfil de programa o de agente/coordinador de grupo, envíe un correo electrónico a support@oclc.org para establecer un inicio de sesión con un símbolo de agente de impresión compartida/coordinador de grupo asociado.
- Cada biblioteca de su grupo deberá crear un perfil de colección.
- Debe crear un perfil de agente/coordinador de grupo para enviar compromisos en nombre de las bibliotecas que participan en su programa.
Nota: es posible que algunos campos obligatorios no sean relevantes para un agente/coordinador de grupo. Estos campos solo se utilizan para guardar correctamente su perfil y generar una ID de colección. Los valores de marcador de posición se proporcionan en la documentación paso a paso por si desea utilizarlos.
Si ya ha creado un perfil de colección, puede comenzar a enviar compromisos en nombre de las bibliotecas que participan en su programa.
Pasos para los datos de la institución de procesamiento del agente/coordinador de grupo
- Cree un perfil de colección para que su programa genere una ID de colección (solo para fines de procesamiento).
- Recopile ID de colección y símbolos de las instituciones cuyos datos pretende enviar.
- Descargue y complete la tabla de autorizaciones con los símbolos y los ID de colección de las instituciones para las que pretende enviar datos y envíelos a support@oclc.org.
- Un especialista en sincronización de datos de OCLC aceptará su perfil de programa y establecerá la autorización para el procesamiento como coordinador de grupo.
- Prepare los datos de la institución en la plantilla de archivo de impresión compartida de formato completo y envíe el archivo.
- Usted recibirá un informe de resumen y excepción en la ubicación Mis archivos en el Administrador de colecciones, al igual que cada institución que procese.
- Trabaje con las instituciones para volver a enviar cualquier dato que se haya omitido debido a errores.
- Estos compromisos se reflejarán en WorldCat.
Registrar los compromisos de retención de las copias impresas compartidas
Crear un perfil de agente/coordinador de grupo
- Pantalla Crear una colección - Imagen
- En su navegador, ingrese la URL de WorldShare correspondiente al símbolo de agente/coordinador de grupo de impresión compartida. El URL de WorldShare de su agente de impresión compartida/coordinador de grupo tendrá el siguiente formato: https://yoursps.share.worldcat.org/wms. Reemplace yoursps con el símbolo de agente de impresión compartida/coordinador de grupo.
O bien
si desea que OCLC cree un perfil de agente/coordinador de grupo en su nombre, envíe un correo electrónico a support@oclc.org con la información requerida en la plantilla de perfil de colección de grupo. - En la pantalla de inicio de sesión, introduzca su nombre de usuario y su contraseña.
- Haga clic en Iniciar sesión.
- Navegue a Metadatos > Administrador de colecciones > Crear una colección.
- Seleccione Colección de sincronización de datos en la lista desplegable Tipo de colección.
- Seleccione Registros de existencias locales en la lista desplegable Tipo de sincronización de datos.
- Haga clic en Crear.
Complete el acordeón de propiedades
- Acordeón de propiedades completado - Ejemplo
Nota: Los valores de Símbolo de OCLC, Biblioteca WMS y Tipo de colección son proporcionados por el sistema y son de solo lectura.
- Ingrese un Nombre de colección (p. ej., perfil de agente de EAST para copias impresas compartidas) para su colección.
- Seleccione No-MARC para el formato de datos original.
- Seleccione Sí para la copia impresa compartida.
- Haga clic en Guardar en la parte superior de la pantalla.
Nota: la primera vez que haga clic en Guardar, se generará una ID de colección. La ID de la colección es un número único de 7 dígitos asignado a su perfil de colección que se utiliza como primer elemento en el nombre del archivo cuando se envían archivos a OCLC para su procesamiento.
Complete el acordeón de información de registros de existencias locales
- Acordeón de información de registros de existencias locales - Ejemplo
Nota: a fin de generar correctamente una ID de colección para su perfil de agente/coordinador de grupo, deberá completar todos los campos obligatorios, algunos de los cuales pueden no ser relevantes para un programa. Los campos específicos de la institución solo se utilizan para guardar correctamente su perfil. Los campos específicos de la institución no se heredarán ni se utilizarán para ningún tipo de referencia, por lo que no es necesario que los valores sean válidos. A continuación se proporcionan valores de marcador de posición por si desea utilizarlos.
- Click Información de registros de existencias locales para abrir el acordeón.
- En la estimación inicial del conteo de registros, puede ingresar un valor de marcador de posición de 9999.
- Complete las pestañas Compromiso de retención, Políticas de ILL, Ubicación, Información de enlace e Historial de propiedad para especificar qué datos desea en los registros de existencias locales (LHR) que se crearán para cada número de OCLC en su archivo de datos.
Complete la ficha de compromiso de retención
La ficha Compromiso de retención le permite crear la nota de acción 583 "comprometido de retención". 583 Las notas de "completitud revisada" y "condición revisada" solo se pueden crear con la plantilla Archivo de copias impresas compartidas con formato completo.
Conservar material en un programa o en varios programas que tengan la misma fecha de vencimiento
- Ficha Compromiso de retención completado para uno o varios programas que tienen la misma fecha de vencimiento - Ejemplo
- Seleccione Fusionar información del campo para el tratamiento de los LHR existentes.
- Para el Nombre del programa de archivos (583$f), seleccione el nombre de su programa/consorcio de archivos en la lista controlada. Puede encontrar una lista completa de nombres de programas de archivo aquí. Si su programa/consorcio de archivos no aparece en la lista, comuníquese con support@oclc.org con el nombre de su programa de archivos preferido.
- (Opcional) Haga clic en el botón Agregar fila (
) para agregar nombres de programas de archivo adicionales. - En Fecha de acción (583 $c), ingrese la fecha de inicio (formato: AAAAMMDD) de sus compromisos de retención. La fecha de inicio suele ser la de un acuerdo a nivel de programa.
- En Fecha de vencimiento de compromiso de retención (583 $d), ingrese la fecha de vencimiento (formato: AAAAMMDD) de sus compromisos de retención. La fecha de vencimiento suele ser la de un acuerdo a nivel de programa.
Nota: si no tiene una fecha de vencimiento, se debe ingresar manualmente Período de retención no especificado para sus compromisos de retención al completar y enviar la plantilla de archivo de copias impresas compartidas en formato completo. - (Opcional) Puede agregar subcampos adicionales a su nota 583 con Información opcional.
- Haga clic en Guardar en la parte superior de la pantalla.
Tendrá la oportunidad de sustituir la nota de acción o incluir notas de acción adicionales en la plantilla de archivo de copias impresas compartidas en formato completo.
Complete la ficha de políticas de ILL
La ficha Políticas de ILL le permite establecer las posiciones 20-21 en el campo 008.
- Haga clic en la ficha Políticas de ILL.
- Seleccione una política de préstamo (008/20) de la lista desplegable.
- a - Se prestará (La mayoría de los grupos seleccionarán este valor)
- b - No se prestará
- c - Solo se prestará copia impresa
- l - Política de préstamos limitados
- u - Desconocido
- Seleccione Fusionar información del campo para el tratamiento de los LHR existentes.
- Seleccione una política de reproducción (008/21) de la lista desplegable.
- Seleccione Fusionar información del campo para el tratamiento de los LHR existentes.
- Haga clic en Guardar en la parte superior de la pantalla.
Complete la ficha Ubicación
La ficha Ubicación le permite crear el campo 852 obligatorio.
- Haga clic en la pestaña Ubicación .
- Para conocer el código de existencias de la biblioteca de la ubicación actual (852 $b), verifique que el código de existencias de la biblioteca sea correcto. Si su biblioteca no utiliza códigos de existencias de la biblioteca de 4 letras, utilice el código predeterminado. Cada símbolo tiene un código de existencias predeterminado de la biblioteca, que debe aparecer en la lista desplegable.
- Haga clic en Guardar en la parte superior de la pantalla.
Complete la ficha de información de enlace
La ficha Información de enlace le permite crear el campo 014 obligatorio.
- Haga clic en la ficha Información de enlace.
- Seleccione Fusionar información del campo para el tratamiento de los LHR existentes.
- Ingresar 9999 (valor de marcador de posición) para el código de organización MARC (014 $b).
- Haga clic en Guardar en la parte superior de la pantalla.
(Opcional) Complete la ficha Historial de propiedad
La ficha Historial de propiedad le permite crear el campo 561.
- Haga clic en la pestaña Historial de propiedad .
- En Incluir nota de historial de propiedad y custodia, seleccione Sí.
- Seleccione un valor para el tratamiento de los LHR existentes.
- Ingresar el símbolo de OCLC del propietario anterior o de la ubicación (561 $a).
- Ingresar el código de organización MARC del propietario anterior o de la ubicación (561 $5).
Nota: si no conoce el código de organización MARC del propietario anterior o de la ubicación, haga clic en Lista de códigos MARC para organizaciones para buscarlo en una pestaña nueva. - Haga clic en Guardar en la parte superior de la pantalla.
Vista previa de la información del campo LHR
Si desea obtener una vista previa de la información del compromiso de retención que acaba de ingresar, haga clic en Vista previa de la información del campo LHR. Para corregir un error, seleccione la ficha correspondiente y actualice la información que ingresó originalmente.
Complete el acordeón de información de salida del registro MARC
- Haga clic en Información de salida del registro MARC para abrir el acordeón.
- Seleccione Sí para habilitar la entrega de registros MARC.
- Seleccione el tipo de registros que desea devolver de la lista desplegable Registros devueltos.
- Entregar solo mis registros de existencias locales : solo recibirá los registros de existencias locales creados con la nota de retención 583.
- Incluir un archivo separado de registros de WorldCat con los registros de mis existencias locales - Usted recibirá los registros bibliográficos y los registros de las existencias locales en archivos separados. Los registros bibliográficos más recientes de WorldCat no incluirán la nota de retención 583.
- Intercalar registros de existencias locales con registros de mi biblioteca - Recibirá registros bibliográficos y registros de existencias locales intercalados en orden numérico de OCLC.
- Haga clic en Guardar en la parte superior de la pantalla.
Complete el acordeón de la información de contacto
Se debe especificar la información ingresada en el acordeón de Información de contacto para que el personal de OCLC pueda contactarlo si tiene preguntas acerca de su colección o de los datos que usted envía para las bibliotecas.
Debe ingresar un contacto antes de enviar su perfil de colección.
- Haga clic en Información de contacto para abrir el acordeón.
- Ingrese el apellido del contacto.
- Ingrese el nombre del contacto.
- Ingrese el título del contacto.
- Ingrese el número de teléfono y la dirección de correo electrónico del contacto.
- Haga clic en Guardar progreso en la parte superior de la pantalla.
Nota: cuando agregue varios contactos, use el botón Agregar () para crear filas adicionales. Enumere los contactos en orden de prioridad.
Envíe su perfil de colección
Haga clic en Enviar colección en la parte superior de la pantalla. No puede eliminar una colección una vez que se ha guardado y/o enviado para su revisión.
Establecer permiso para procesar archivos de datos
Se debe establecer el permiso para procesar archivos de datos para cada institución en nombre de la cual realizará la presentación.
Obtener ID de colección de todas las instituciones
Se establece una ID de colección una vez que se completan todos los campos obligatorios en el perfil de la colección. Se utiliza para identificar y hacer coincidir instituciones con perfiles, y es un campo obligatorio en el archivo CSV cuando se envía un archivo como agente/coordinador de grupo.
Cualquier institución que desee procesar debe tener un perfil de colección con una ID de colección establecida. Puede obtener las ID de colección de la institución para la que se está registrando, o OCLC puede ayudar a crear perfiles de colección para las instituciones de su grupo que aún no están establecidas.
Si usted o una de sus bibliotecas miembro necesita ayuda para crear perfiles de colección, complete una plantilla de perfil de colección para cada institución que desee procesar y envíela a support@oclc.org.
Enviar tabla de autorizaciones de ID de colección
- Descargue y complete la tabla de autorizaciones de ID de colección.
- guarde y envíe la tabla de autorización de ID de colección completada a support@oclc.org.
Nota: A las instituciones que acepten que un agente/coordinador de grupo procese sus compromisos, también se les pedirá que proporcionen una nota en su perfil de colección en el Administrador de colecciones de WorldShare para confirmar el procesamiento.
Envíe los registros de varias instituciones en un archivo de datos CSV
Preparar el archivo de datos
Precaución: no se debe cambiar el orden y el formato de las columnas en la plantilla. Si no necesita usar una columna, no la elimine del archivo CSV. En su lugar, deje las filas de datos vacías.
- Descargue la plantilla de archivo de copia impresa compartida en formato completo. Utilice esta plantilla para enviar datos de monografías, monografías de varias partes o publicaciones seriadas que difieran de los valores predeterminados en su perfil. Contiene 14 columnas, cuatro de las cuales son obligatorias (OCLC_Number, LSN, Barcode y ActionNote_583$a). Las columnas restantes se pueden utilizar para sustituir los valores predeterminados definidos en su perfil.
- El archivo de datos debe incluir datos de compromiso de uno o más miembros del grupo.
- Puede usar Excel u otro editor de hojas de cálculo mientras prepara su archivo de datos, pero debe guardarlo como archivo CSV (Archivo > Guardar como > Guardar como tipo > CSV (delimitado por comas). No puede enviar un archivo .CSV codificado como UTF-8.
Columnas del archivo de datos de impresión compartida
| Nombre de columna | Descripción de la columna | Obligatorio | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| OCLC_Number | El número de OCLC del registro suministrado. | x | 987654321 |
| LSN | Número del sistema local: ID única proporcionada para la identificación del usuario en el informe de errores. | x | 123456 |
| Código de barras | Código de barras suministrado por la biblioteca de WMS utilizado para hacer coincidir y fusionar información de LHR existente. | x (solo bibliotecas WMS) |
123456 |
| InstitutionSymbol_852$a | Símbolo de la institución en cuyo nombre se está registrando. | x (solo procesamiento grupal) |
OSU |
| HoldingLibrary_852$b | Código de existencias de la biblioteca: se utiliza para buscar coincidencias/fusiones en LHR.
Nota: solo 4 caracteres. |
PRINCIPAL | |
| ID de colección | Un número único de 7 dígitos asignado a su colección de sincronización de datos después de hacer clic por primera vez en el botón Guardar. | x (solo procesamiento grupal) |
1234567 |
| ActionNote_583$a | Nota de acción: se utiliza para crear una nota 583 adicional. | x |
|
| ActionDate_583$c | Fecha de acción/retención: la fecha se debe proporcionar en el formato AAAAMMDD. | 20190125 | |
| ExpirationDate_583$d | Fecha de vencimiento: la fecha se debe proporcionar en el formato AAAAMMDD, a menos que no tenga una fecha de vencimiento, en cuyo caso se debe ingresar el texto "Período de retención no especificado" en este campo del archivo. | 23010231 | |
| MethodofAction_583$i | El método de la acción solo se usa en las filas donde $a =
Para aplicar varios métodos de acción en una declaración, sepárelos con "$i". |
|
|
| Status_583$l | Los valores de estado provienen de una lista controlada, que forma parte de las Directrices detalladas de metadatos. Los valores disponibles para Estado dependen de si 583 $a =
Para aplicar varios estados en una declaración, sepárelos con "$l". |
||
| PublicNote_583$z | Nota dirigida al público Para aplicar varias notas en una declaración, sepárelas con "$z". |
Copia archivada dañada | |
| ProgramName_583$f | El nombre del programa de archivo esta columna reemplaza el nombre del programa en su perfil. Para aplicar varios programas en un registro, incluya el nombre del programa de su perfil y separe cualquier programa adicional con "$f". |
Impresión compartida de SCELC$fWEST | |
| MaterialsSpecified_583$3 | Resumen de existencias | v.1(2000)-v.76(2019) |
Cargue el archivo de datos
Nota: debe guardar el archivo de datos como archivo estándar de valores separados por comas (CSV), no como una hoja de cálculo de Excel (.xls) o un archivo CSV con codificación UTF-8.
- En la interfaz de WorldShare, navegue hasta Metadatos > Mis archivos > Cargas.
- Haga clic en Elegir archivo para localizar el archivo que desea cargar. Para obtener más información, consulte Convenciones de nomenclatura de archivos.
- Seleccione su archivo y haga clic en Abrir. El nombre del archivo reemplaza "Ningún archivo" en el campo Cargar archivo.
- Seleccione Sincronización de datos LHR como tipo de archivo.
- Haga clic en Cargar. Aparecerá un mensaje de confirmación cuando el archivo se haya cargado correctamente. Si un archivo no se puede cargar, aparecerá un mensaje de error.
Convenciones de nomenclatura de archivos
Cada nombre de archivo debe ser único y debe cumplir con la siguiente convención de nomenclatura:
<agentcollectionID>..sharedprint_<agentOCLCsymbol> <optionaltext><YYYYMMDD>_.<opcionalarchivo#>.csv
El "agentcollectionID" se genera después de hacer clic en Guardar progreso en el Administrador de colecciones por primera vez. Puede encontrar la ID de colección única de 7 dígitos en el acordeón de Propiedades. Registre este número, ya que lo necesitará para cambiar el nombre de su archivo de datos de acuerdo con la convención de nombres requerida. Esto garantizará que el archivo de datos que envíe coincida con la información de la colección que creó en el Administrador de colecciones.
Si necesita cargar más de un archivo de datos el mismo día para el mismo perfil (ID de colección), los nombres de archivo deben ser únicos. Una opción es utilizar el <optionaltext> de la convención de nombres requerida.
Ejemplo
- 1028071.ndclv.shareprint_first_20170731.csv
- 1028071.ndclv.shareprint_second_20170731.csv
Otra opción es diferenciar los archivos con números de archivo en la porción <opcionalarchivo#> de la convención de nombres requerida.
Ejemplo
- 1028071.ndclv.shareprint_first_20170731.1.csv
- 1028071.ndclv.shareprint_first_20170731.2.csv
Creación y combinación de registros de existencias locales
Una vez que se haya enviado el archivo, las declaraciones de retención de cada registro se incluirán en un registro de existencias locales (LHR) que se creará o se agregará dependiendo de si ya existe un LHR para ese registro. El proceso interno se describe a continuación:
- Si no existe ningún LHR , se agregará uno.
- Si existe un solo LHR , la información de la copia impresa compartida (583) se fusiona con él.
- Si existe más de un LHR , pero ninguno está designado como copia impresa compartida, se agregará un nuevo LHR de la copia impresa compartida.
- Si existe más de un LHR y un LHR ya está designado como copia impresa compartida, se agrega un nuevo LHR de copia impresa compartida.
Si tiene la intención de actualizar los LHR de las copias impresas compartidas, OCLC recomienda utilizar el envío a través del formato MARC.
Próximos pasos
Un especialista de la base de datos de OCLC revisará su perfil de colección de copias impresas compartidas, la tabla de autorización de ID de colección y el archivo de datos una vez que se haya enviado todo. Si tienen alguna pregunta, se comunicarán con usted. Una vez que se haya aprobado su perfil y se hayan respondido todas sus preguntas, el especialista de la base de datos cambiará el estado de su colección de "En curso" a "Aceptada".
Sabrá que su archivo de datos ha sido procesado cuando vea los informes en Mis archivos o en el portal de Estadísticas de uso de OCLC .
Descargar sus resultados de Mis archivos
- En la interfaz de WorldShare, navegue hasta Metadatos > Mis archivos > Descargas.
- Ubique el archivo que desea descargar.
- Los informes incluirán un archivo .csv o .txt .
- Los archivos MARC incluyen un .mrc extensión
- En la columna Acción, haga clic en Descargar. El informe se descargará automáticamente en su computadora.
Salidas disponibles
Informe de resumen
Este informe proporciona recuentos estadísticos con respecto a la entrada del archivo y los resultados del procesamiento.
Ubicación de salida: /metacoll/reports
Formato del nombre de archivo:
metacoll.[símbolo].datasync.[ID de colección].D[AAAAMMDD].T[hhmmsssss].sp_admin_summary.[file#].csv
Nombre de archivo de ejemplo: metacoll.ESTPP.datasync.1034620_1584290348241.D20200316.T123403000.sp_admin_summary.1.csv
Detalle de excepción de registros de existencias locales
El informe de detalles de excepción muestra los identificadores de los registros de existencias locales que OCLC no pudo procesar. La columna Descripción de la excepción de sincronización de datos describe cualquier error encontrado dentro de los registros que se agregaron a WorldCat como resultado del procesamiento (p. ej., "Error debido a un error de procesamiento; vuelva a enviar el registro", "No hay código de barras coincidente en WorldCat"). Pueden ocurrir excepciones debido a:
- Errores de procesamiento del sistema
- Números de OCLC faltantes en el archivo de datos original
- No se encontraron códigos de barras en WorldCat (solo bibliotecas WMS)
- Información faltante en las columnas de plantilla obligatorias
Nota: si su archivo inicial de carga de copias impresas compartidas contiene errores, deberá corregir cualquier error en su archivo de datos (p. ej., agregar o corregir números y/o códigos de barras de OCLC , eliminar datos monográficos y/o seriados de varias partes). Puede enviar un correo electrónico a support@oclc.org para obtener ayuda con esto.
Ubicación de salida: /metacoll/reports
Formato del nombre de archivo:
metacoll.[símbolo].datasync.[ID de colección].D[AAAAMMDD].T[hhmmsssss].sp_admin_exception.[file#].csv
Nombre de archivo de ejemplo: metacoll.ESTPP.datasync.1034620_1584290348241.D20200316.T123403000.sp_admin_exception.1.csv
Registros MARC de WorldCat
Nota: los registros MARC solo están disponibles si su perfil de colección incluía registros MARC de salida.
Ubicación de salida: /metacoll/reports
Formato del nombre de archivo: metacoll.[symbol].datasync.sharedprintlhr.[symbol_collectionID].D[AAAAMMDD].T[hhmmsssss].[file#].mrc
Ver sus compromisos de retención en WorldCat
Consulte Ver compromisos de retención de copias impresas compartidas para saber cómo ver sus compromisos de retención de copias impresas compartidas en FirstSearch, WorldCat Discovery, el Administrador de colecciones de WorldShare, el Administrador de registros de WorldShare y a través de la API de metadatos de WorldCat.