Directrices detalladas sobre metadatos

Descripción

El procesamiento de copias impresas compartidas de LHR procesa registros de existencias separadas que cumplen con el formato MARC 21 para datos de existencias (MFHD) con el fin de actualizar registros de existencias locales (LHR) en WorldCat. Una institución puede tener uno o varios LHR para un registro bibliográfico determinado en WorldCat.

Si bien los LHR se basan en MFHD, hay algunos aspectos clave de la implementación del estándar por parte de OCLC que se deben tener en cuenta:

• Los LHR de WorldCat son registros de existencias separadas y específicas de la copia.
• OCLC no acepta datos de existencias incrustados en registros bibliográficos.

Los registros de existencias enviados por las bibliotecas pueden contener cualquier elemento en el formato MARC 21 para datos de existencias. Sin embargo, solo se utilizarán aquellos elementos de datos definidos para su uso en el formato LHR de OCLC . Se puede encontrar información completa sobre los elementos de datos del LHR en Formato y estándares de las existencias locales de OCLC-MARC.

583

Crear un registro de existencias locales (LHR) para cada título a fin de definir la ubicación (símbolo de la institución), el programa de archivo de copias impresas, la(s) acción(es) de archivo, el período de retención y las existencias archivadas. El LHR incluirá una, dos o tres notas de acción 583 en el LHR , según corresponda:

• Como mínimo, una sola 583 $a Action="se comprometió a conservar"
• Si se validó la integridad del título, incluya otras 583 para resumir la acción e informar sobre las lagunas identificadas. Incluya $a Action=”completitud revisada” con los términos $l Status apropiados para informar evidencia de unidades faltantes, anomalías en la encuadernación o reimpresiones; use la nota pública $z para especificar los espacios en blanco y los materiales faltantes.
• Si el título fue validado por condición, incluya otros 583 para resumir la acción y registrar las condiciones encontradas. Incluya $a Action=”condición revisada” con un $l Estado y una $z nota pública por cada condición encontrada, informando de la condición e indicando los volúmenes a los que se aplica.

Solo existencias validadas: actualice la(s) mención(es) de existencias bibliográficas una vez que se complete la validación (es decir, existencias con formato 85x/86x o mención de resumen de existencias 866).

Campos obligatorios para el procesamiento de copias impresas compartidas de LHR

Los campos que deben estar presentes en un registro de existencias para que OCLC procese correctamente las copias impresas compartidas de LHR son:

• Un campo que contiene el número de control de OCLC del registro bibliográfico de WorldCat correspondiente. Este puede ser el campo 004, 014 ó 035, pero debe estar siempre en la misma ubicación en todos los registros.
• Cabecera y directorio
• 001 - Número de control del sistema local
• 008 - Elementos de datos de longitud fija
• 852 - Ubicación
  • $a Ubicación
  • $b Sublocalización o colección

La presencia de otros campos variará según el contenido. Con frecuencia, OCLC puede proporcionar valores predeterminados para ciertos elementos, si es que faltan.

583 Nota de acción

• Primer indicador - Privacidad: para fines de archivo de copias impresas, el valor predeterminado del primer indicador debe ser 1 (es decir, no privado).
• $2 Fuente del término: código MARC que identifica la lista de pedidos de la cual se asignó el término utilizado en el subcampo $a para registrar la información de la acción. La fuente del código MARC es Códigos fuente del término de acción de recurso. En este momento, siempre se utiliza el código “pda”.
• $3 Materiales especificados: las existencias detalladas a las que se aplica la acción deben ser la misma variedad de existencias descritas en LHR 85x/86x u 866. Indique los vacíos, si los conoce.
• $5 Institución: institución archivadora, términos controlados mediante el código de organización MARC
• Acción $a (obligatorio): "se compromete a conservar" o "se revisó la integridad" o "se revisó la condición" son los términos esperados de la acción $a para los archivos impresos.
• $c Fecha y hora en que se llevó a cabo la acción (obligatorio): Fecha en que se tomó la acción, AAAAMMDD
• $d Intervalo de acción (obligatorio): cuando $a=”comprometido de retención”, especificar la fecha en formato AAAAMMDD en la que expira el compromiso de retención. Si se desconoce el término del compromiso, indicar “período de retención no especificado”.
• $f Autorización (obligatoria): programa de archivo, por ejemplo WEST, ASERL, CIC-SPA, impresión compartida de UC, UKRR, etc.
• $i Método de acción: nivel de validación (volumen, ejemplar, página)
• $j Sitio de acción: código de ubicación de existencias (HLC)
• $l Estado: cuando $a=”condición revisada” o “completitud revisada”, utilice los términos preferidos de archivo de copias impresas tal como se establece a continuación.
   Nota: Es posible que en el futuro se adopte otra terminología.
• $u Uniform Resource Identifier: Enlace a la documentación del programa de archivo impreso identificado en $f
• $z Nota pública: cuando $a=”condición revisada” o “completitud revisada”, utilice la nota pública $z para especificar las unidades físicas para las que se han identificado problemas de condición o de integridad. Especifique la condición o el problema de integridad, seguido de las unidades a las que se aplica. Por ejemplo, el bloque de texto $z está oculto en el volumen 2 (1982), página 38, o $z falta en el volumen 13 (1937). Utilice una nota $z por estado de integridad o condición.

852

• $a Ubicación: Usar símbolo de institución
• $b Sububicación: usar código de ubicación de existencias

85x/86x

Existencias codificadas

866-8

$a Existencias textuales (resumen de existencias): si no hay pares de existencias con formato 85x/86x

Campos deseados para el procesamiento de copias impresas compartidas de LHR

Se desea que los siguientes campos, donde corresponda y estén disponibles, admitan el procesamiento de copias impresas compartidas de LHR :

• 007 - Nota de campo fijo de descripción física
   : si el campo 007 no está presente, OCLC utiliza "zu" como descripción física.
• 022 - Número internacional normalizado para publicaciones seriadas (ISSN)
• 561 - Historia de la propiedad y custodia

Cuando corresponda y sea factible, utilice el formulario 561 para registrar el propietario original de las existencias de materiales de archivo que se hayan consolidado con un nuevo símbolo de archivo impreso. Esto puede ocurrir con las existencias existentes que se hayan movido a un estado de archivo impreso, con instalaciones de almacenamiento compartido con una política de un solo ejemplar o con archivos in situ en los que las lagunas se llenen con contribuciones de otras bibliotecas.

Cuando se utilice para archivos compartidos, proporcione un 561 separado para cada propietario original, por ejemplo:

• 561 1 $a CUI $5 CU-I
• 561 1 $a CLU $5 CL-U

022 Número internacional normalizado para publicaciones seriadas (ISSN)

• $a ISSN: para el registro de título correspondiente al número de OCLC proporcionado en los campos 004, 014 o 035.

En caso de varios ISSN, utilice el primero 022 $a.

La inclusión del ISSN proporciona un punto de coincidencia estándar para permitir la vinculación de la información del LHR con otras fuentes de datos.

561 Historia de la propiedad y custodia

• Primer indicador - Privacidad: para fines de archivo de copias impresas, el valor predeterminado del primer indicador debe ser 1 (es decir, no privado).
• $3 Materiales especificados (opcional): si se utilizan, incluyen las existencias que pertenecieron originalmente a la institución identificada en $a Historial
• $5 Institución: institución propietaria original, términos controlados mediante el código de organización MARC
• Historia de $a: Símbolo de institución de la biblioteca o institución que suministró materiales al archivo impreso identificado en 852 Ubicación $a

El 561 proporciona un medio para identificar al propietario original del material aportado al Print Archive (identificado en 852 $a Ubicación).

En los casos en que una tirada seriada archivada comprenda material aportado por varias bibliotecas, se recomienda anotar un 561 por cada biblioteca contribuyente (a través de las $3 existencias específicas aportadas por cada biblioteca).

Existencias aportadas a múltiples programas de archivo

Si el contenido archivado se aporta a múltiples agregaciones de copias impresas compartidas y está sujeto a diferentes políticas de retención y/o acceso, se deben proporcionar declaraciones 583 separadas para cada programa. Si el contenido se contribuye a varios programas que comparten políticas comunes de preservación y acceso, se puede usar un solo 583. En tales casos, se deben proporcionar múltiples $f para identificar cada uno de los programas relevantes.

 Nota: Los siguientes ejemplos ficticios se proporcionan únicamente con fines ilustrativos.