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Create local holdings constant data

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Learn how to create local holdings constant data records new, from an existing local holdings record, or an existing local holdings constant data record in WorldShare Record Manager.

Why create local holdings constant data records?

  • Avoid rekeying frequently used information when you create or maintain local holdings records.
  • Reduce typing errors and improve consistency among related local holdings records.
  • Add specific fields, subfields, or other elements to multiple local holdings records.
  • Develop and maintain standards for use in all local holdings records, for certain collections, or for specific types of resources.

About local holdings constant data records

  • Users at the same institution (same OCLC symbol) share a local holdings constant data file.
  • Any user at an institution can add local holdings constant data records to this file, edit existing local holdings constant data records, use a record as default local holdings constant data, or delete local holdings constant data records.
  • Your constant data records are not shared with users at any other institution.  

Create a new local holdings constant data record

  1. En la barra de navegación de la izquierda, haga clic en Caja de herramientas. Por defecto, se abre la pestaña Datos constantes.
  2. Seleccione Registro local de existencias en la lista desplegable Tipo de datos.
  3. Haga clic en Nuevo registro.
  4. Update the constant data record with new information.
     Note: Remove any empty fields and/or subfields you do not want added to a local holdings record before you save your constant data record. Empty fields and subfields are retained after saving as some institutions may want to use them as a prompt to add new data in a record.
  5. Click Save.
  6. En el cuadro de diálogo Guardar registro de datos constantes, introduzca:
    • Name - Enter the name of the new constant data record.
    • Mi estado - Introduzca el estado del registro de datos constantes. Utilice esta información como ayuda para recuperar registros de datos constantes.
    • Hacer predeterminado - Seleccione si desea que este registro de datos constantes sea su registro de datos constantes bibliográficos predeterminado.
       Nota: Deberá seleccionar un registro de datos constantes de registro de explotaciones locales por defecto para aplicar datos constantes al derivar un registro de explotaciones locales.
  7. Click Save.

Derivar un nuevo registro de datos constantes a partir de un registro de datos constantes existente

  1. En la barra de navegación de la izquierda, haga clic en Caja de herramientas. Por defecto, se abre la pestaña Datos constantes.
  2. Seleccione Registro local de existencias en la lista desplegable Tipo de datos.
  3. Search for a constant data record or click a Constant Data Record Name. The constant data editor opens in the tab.
  4. En el menú desplegable Registro, seleccione Derivar datos constantes.
  5. Update the constant data record with new information.
  6. Click Save.
  7. En el cuadro de diálogo Guardar datos constantes, introduzca:
    • Name - Enter the name of the new constant data record.
    • Mi estado - Introduzca el estado del registro de datos constantes. Utilice esta información como ayuda para recuperar registros de datos constantes.
    • Hacer predeterminado - Seleccione si desea que este registro de datos constantes sea su registro de datos constantes bibliográficos predeterminado.
  8. Click Save.

Derivar un nuevo registro de datos constantes a partir de un registro de explotaciones locales

  1. En el acordeón Registros de existencias locales, haga clic en el icono Editar del registro de existencias locales que desea mover.
  2. En el menú desplegable Registro, seleccione Derivar en el menú desplegable Datos constantes LHR.
  3. Update the constant data record with new information.
  4. Click Save.
  5. En el cuadro de diálogo Guardar datos constantes, introduzca:
    • Name - Enter the name of the new constant data record.
    • Mi estado - Introduzca el estado del registro de datos constantes. Utilice esta información como ayuda para recuperar registros de datos constantes.
    • Hacer predeterminado - Seleccione si desea que este registro de datos constantes sea su registro de datos constantes bibliográficos predeterminado.
  6. Click Save.