Preparar contenido para su envío al archivo de preservación sin CONTENTdm

Crear un volumen archivístico

Los volúmenes de archivo son el paquete en el que se envían sus datos al Archivo. El uso de volúmenes de archivo le permite organizar múltiples archivos y enviarlos al Archivo para su procesamiento de Ingesta.

Para crear un volumen de archivo, usted necesita un área de preparación, es decir, espacio en un sistema de archivos para crear el directorio del volumen de archivo y espacio dentro de ese directorio para almacenar archivos y crear subdirectorios.

Existen dos tipos de estructuras de archivos que usted puede crear en el área de preparación para un volumen de archivo: estructura de directorio único o estructura de directorio multinivel.

Una estructura de directorio única contiene todos los archivos en un único directorio de volumen de archivo en el área de preparación sin subdirectorios. El ejemplo 1 muestra seis archivos TIFF dentro de un único volumen de archivo llamado Volumen1 en un dispositivo de almacenamiento extraíble que se utiliza como área de preparación.

Ejemplo 1: Estructura de un único directorio en el disco extraíble E:

Una estructura de directorios multinivel incluye subdirectorios dentro del volumen de archivo en el área de preparación. El ejemplo 2 muestra varios subdirectorios y archivos dentro de un volumen de archivo llamado VOL-20080103 en un dispositivo de almacenamiento extraíble que se utiliza como área de preparación.

Ejemplo 2: Estructura de directorios de varios niveles en el disco extraíble E:

Cada archivo en un volumen de archivo es rastreado por su símbolo de OCLC, su URL institucional (sin el http://), el nombre de la colección, el nombre del volumen de archivo y el nombre del archivo. Debe agregar toda esta información al manifiesto de envío electrónico antes de enviarlo a OCLC.

Creando un manifiesto de envío electrónico

El manifiesto de envío electrónico (manifest.txt) contiene información que identifica a su institución y la lista de archivos que usted está enviando en el dispositivo de almacenamiento portátil. Además, usted proporciona información sobre cómo desea que este contenido se organice en el Archivo y dónde buscar en la estructura de directorios del dispositivo de almacenamiento portátil para encontrar el volumen de archivo con su contenido.

Nota: Si está utilizando el Cliente de Proyecto de CONTENTdm para crear volúmenes de archivo, se crea y almacena automáticamente un manifiesto de envío electrónico en su volumen de archivo (consulte Preparar contenido para su envío al archivo de preservación utilizando CONTENTdm).

Hay seis elementos de datos requeridos en el manifiesto de envío electrónico:

• Institución: el símbolo de OCLC de su institución.
• ServerURL: el nombre de dominio completo del servidor donde se guardan las copias de acceso correspondientes (por ejemplo, cdm104301.cdmhost.com), o simplemente el nombre de dominio web de su institución (por ejemplo, www.columbia.edu).
• Colección: el nombre de la colección digital a la que pertenece este contenido.
• VolumeID: el nombre del volumen de archivo y también el nombre del directorio en el dispositivo de almacenamiento portátil donde reside el contenido. El valor de VolumeID debe ser único dentro de una colección. Recomendamos nombrar los volúmenes con una marca de fecha (por ejemplo, VOL-20080301 para un volumen creado el 1 de marzo de 2008).
• ItemList: el nombre de un archivo de contenido dentro del volumen de archivo. El nombre del archivo debe incluir una extensión de tipo MIME (por ejemplo, .pdf o .tif). Para volúmenes de archivo con una estructura de directorios de varios niveles, el nombre del archivo debe incluir la ruta del directorio relativa del archivo dentro del volumen de archivo (véase el ejemplo 3 a continuación).
• ItemTotal: el número de archivos dentro del volumen de archivo. Esto debe ser igual al número de ocurrencias del elemento ItemList.

Para los volúmenes de archivo que tienen una estructura de directorio única, cada elemento de la lista de elementos contiene el nombre y la extensión de tipo MIME de cada archivo enviado.

Ejemplo 3: archivo de manifiesto para un volumen de archivo con una estructura de directorios única (este es el tipo de volumen de archivo creado por CONTENTdm)

Para volúmenes de archivo con una estructura de varios directorios, cada elemento de la lista de elementos contiene la ruta del directorio relativa del archivo dentro del volumen de archivo, así como el nombre del archivo y la extensión del tipo MIME de cada archivo enviado.

Ejemplo 4: archivo de manifiesto para un volumen de archivo con una estructura de múltiples directorios

Asigne al manifiesto de envío electrónico el nombre manifest.txt y coloque una copia dentro del directorio del volumen de archivo.

Ejemplo 5: Manifiesto de envío electrónico dentro del volumen archivístico

Guarde una copia del manifiesto para sus registros y envíe una copia por correo electrónico a OCLC a Soporte de OCLC para notificarnos que está enviando su contenido.