Utilice vocabulario controlado

Habilite un vocabulario controlado para un campo existente

1. Abra la Administración de CONTENTdm y seleccione la pestaña de colecciones.
2. Haga clic en campos. Se abre la página de campos de metadatos.
3. Haga clic en el enlace editar para el campo. Se muestra la página Editar campo. (La configuración predeterminada deVocabulario controlado es No).
4. Haga clic en Sí para mostrar las opciones de seleccionar y compartir vocabulario controlado.
5. Seleccione si desea crear un nuevo vocabulario controlado o utilizar un vocabulario controlado que ya esté en uso por otro campo o colección y que se haya habilitado para compartir.

Utilice un vocabulario controlado de otro campo o colección

1. Seleccione Usar un vocabulario controlado de otro campo o colección. Luego elija el vocabulario controlado por nombre en la lista desplegable. (Si la lista no contiene opciones, no hay vocabularios controlados compartidos disponibles).
2. Haga clic en Guardar cambios. Se muestra la página de campos de metadatos. La columna Vocab del campo se actualiza para mostrar Sí-compartido.

Añadir términos de referencia cruzada

1. En la página de Propiedades del campo, determine qué campo está vinculado a la lista de vocabulario controlado que necesita cambiar.
2. Haga clic en el enlace Editar para ese campo. Se abre la página Editar Campo.
3. Haga clic en Administrar Vocabulario Controlado. Se abre la página de administration de vocabulario controlado para el campo.
4. En el cuadro de texto Agregar término, ingrese la palabra que no desea que se utilice, luego "USE" seguido del término que se debe utilizar. Por ejemplo:
5. coches USE automóviles
6. Agregue cualquier otro término o referencia cruzada en líneas separadas.
7. Haga clic en Agregar .
8. Desplácese hacia abajo por la página. Haga clic en Explorar para verificar que el término se añadió como se esperaba. Los términos se abren en una nueva ventana del navegador.

Una vez que haya terminado de administrar el vocabulario controlado, la nueva referencia cruzada se mostrará en la lista de vocabulario controlado.

Otra opción dentro de la página Administrar vocabulario es la capacidad de verificar el vocabulario controlado para la colección actual. Esto es útil si usted ha asignado un vocabulario controlado a un campo después de que se hayan agregado documentos a la colección. Al verificar el vocabulario controlado, cualquier término que se encuentre y que no esté en la lista de vocabulario controlado se enumerará en una ventana separada. Debe volver al cuadro de texto Agregar término para añadir los términos.

Sugerencia: utilice CTRL+C para copiar los términos no verificados del cuadro de texto Verificar y luego utilice el botón Atrás de su navegador para regresar a la página Administrar vocabulario. Use CTRL+V para pegar los términos no verificados en el cuadro de texto Agregar Término. Realice cualquier edición en la lista antes de hacer clic en el botón Adicionar.

Habilite el uso compartido al administrar un vocabulario controlado existente

1. En la página de Propiedades del campo, determine qué campo está vinculado a la lista de vocabulario controlado que necesita cambiar.
2. Haga clic en el enlace Editar para ese campo. Se abre la página Editar Campo.
3. Haga clic en Administrar Vocabulario Controlado. Se abre la página de administration de vocabulario controlado para el campo.
4. En la sección Cambiar uso compartido, seleccione Compartir este vocabulario controlado en otros campos y colecciones.
5. Escriba un nombre único para el vocabulario controlado compartido.

    Nota: este nombre se mostrará más adelante en la lista desplegable Elegir el Vocabulario Controlado y estará disponible al editar otros campos y colecciones. El nombre también se utilizará en las páginas de administración como identificador. (Después de que el vocabulario controlado sea nombrado y guardado, no podrá cambiar el nombre más adelante. Asegúrese de considerar la denominación en toda su organización.

6. Haga clic en Guardar cambiospara guardar y volver a cargar la página Administrar vocabulario controlado. El nombre del vocabulario controlado compartido se muestra en el título de la página.

Habilitar un vocabulario controlado compartido

Se puede habilitar un vocabulario controlado compartido al agregar un nuevo campo, al editar un campo o al administrar un vocabulario controlado. Los procedimientos para habilitar vocabularios controlados compartidos se explican en secciones anteriores de este tema:

• Habilitar el vocabulario controlado (en anglais)
• Habilite el uso compartido al administrar un vocabulario controlado existente (en anglais)

Administrar un vocabulario controlado compartido

Administrar un vocabulario controlado compartido significa que usted puede ver y editar la lista de términos de vocabulario y verificarla.

El proceso para administrar la lista de términos de un vocabulario controlado compartido es el mismo que para administrar un vocabulario controlado que no se comparte con otros campos o colecciones (consulte Administración de vocabulario controlado (en anglais)).

Sin embargo, si usted está administrando un vocabulario controlado compartido, cualquier cambio también modificará el vocabulario en otros campos y colecciones que lo utilizan. Una buena práctica es revisar siempre la lista de campos y colecciones que comparten el vocabulario controlado antes de realizar cambios, para ayudarle a determinar cómo ese cambio puede afectar a otros campos y colecciones. Puede acceder a esta lista haciendo clic en Ver lista de campos y colecciones que comparten este vocabulario controlado. La lista de campos y colecciones se muestra en una nueva ventana.

Desactivar un vocabulario controlado compartido

Deshabilitar un vocabulario controlado compartido significa que usted no desea que el vocabulario controlado de un campo en particular sea utilizado por otros campos y colecciones.

Cuando usted elige no compartir un vocabulario controlado previamente compartido al trabajar con un campo en particular, se hace una copia del archivo original de vocabulario controlado compartido, y se convierte en un vocabulario controlado para ese campo que no es compartido por ningún otro campo o colección. Cualquier cambio en el vocabulario controlado desde ese momento en adelante afectará únicamente a ese campo. El vocabulario controlado compartido original aún existe para otros campos y colecciones que lo utilizan.

Si el vocabulario controlado compartido solo se utilizó para ese campo, entonces se elimina. Para más información sobre cómo eliminar un vocabulario controlado compartido del servidor, consulte Eliminar un vocabulario controlado compartido (en anglais).

Eliminar un vocabulario controlado compartido.

Un vocabulario controlado compartido se almacena en el servidor mientras uno o más campos estén configurados para usarlo y el uso compartido esté habilitado. Para eliminar un vocabulario controlado compartido, es necesario editar todos los campos que utilizan dicho vocabulario para que ya no estén vinculados al archivo de vocabulario controlado compartido.

Si necesita basar uno o más campos en la lista de términos del vocabulario controlado compartido antes de que se elimine, puede deshabilitar el uso compartido del vocabulario controlado para cada uno de esos campos. Al deshabilitar el uso compartido mientras el vocabulario controlado sigue habilitado, se genera una copia local del vocabulario controlado compartido para ese campo, que se convierte en una versión no compartida del vocabulario controlado. Cuando se desactiva el uso compartido en el último campo que utiliza ese vocabulario controlado, el archivo de vocabulario controlado compartido se elimina del servidor y ya no está disponible para ser utilizado por otros campos desde la lista desplegable Elegir el Vocabulario Controlado en las páginas Agregar Campo y Editar Campo.