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Acerca de los campos personalizados

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Descubra información importante sobre el uso de campos personalizados en Adquisiciones de WorldShare.

Descripción

Los campos personalizados le permiten ingresar información adicional sobre los materiales de pedido y de factura que no forman parte del modelo de datos estándar de Adquisiciones.

 Nota:

  • Se puede crear un máximo de 20 campos personalizados por tipo de material.
  • Los campos personalizados de datos de materiales de factura no heredan valores de los campos personalizados de materiales de pedido, incluso si los nombres de los campos coinciden.
  • Se puede generar un informe sobre los datos personalizados, si conoce el número del campo personalizado. Para obtener más información, consulte Informes de WorldShare.

Cree campos personalizados para representar campos o flujos de trabajo que sean específicos de su institución, como:    

  • Tipos de materiales personalizados (p. ej., libro, libro electrónico, revista, etc.)
  • Departamento académico (p. ej., geografía, historia, literatura, etc.)
  • Estado del flujo de trabajo (p. ej., recurso electrónico configurado para acceso, acceso confirmado, etc.)
  • Estado dotado (para materiales de pedido o materiales de factura)

Hay cuatro tipos de campos personalizados. Seleccione el tipo de campo en función de los datos que planea incluir en el campo. Por ejemplo, las listas son preferibles a los campos de texto si tiene datos estandarizados. Esto evita errores accidentales en la entrada de datos. Opciones de campo:

  • Texto: crea un campo que permite el ingreso de un solo texto de hasta 190 caracteres.
  • Número: crea un campo que permite un solo número con hasta cuatro lugares decimales.
  • Fecha: crea un campo que permite una sola fecha. 
  • Lista: crea un campo que contiene una lista desplegable.

Campos personalizados por tipo de material

En general, se recomienda utilizar campos personalizados solo con los materiales de pedido. Los materiales de pedido fluyen a lo largo de todo el ciclo de vida de adquisiciones, por lo que los datos de los campos personalizados se mantienen consistentes para:

  • Pedidos
  • Facturación
  • Análisis de gastos
  • Informes analíticos

Los campos personalizados de material de factura no heredan valores de los campos personalizados de material de pedido, por lo que deben usarse con moderación. Una excepción es si agrega un campo personalizado que se aplica tanto a los materiales de pedido que se facturan como a los materiales de recursos facturados.