Automatizar la reclamación de números de serie
Resumen
Puede automatizar la reclamación de números de serie que falten o lleguen tarde. Para poder reclamar automáticamente los números de serie, deberá:
- Cree búsquedas guardadas para los distintos conjuntos de asuntos que desee reclamar automáticamente.
- Cree tareas automatizadas para cada búsqueda guardada y prográmelas para que se ejecuten a intervalos regulares.
Una vez creadas y guardadas las búsquedas guardadas y los trabajos automatizados, las incidencias se reclamarán en la(s) programación(es) que haya especificado.
Cuando se procese un trabajo, las incidencias se agruparán y reclamarán por proveedor. Si se incluyen varios proveedores en un trabajo, las reclamaciones se enviarán a cada proveedor. Para que el sistema automatice la reclamación de números de serie, debe tener:
- Un elemento de pedido de suscripción para el número de OCLC en WorldShare Acquisitions.
- Un contacto del proveedor con una dirección de correo electrónico asignada.
Si el proveedor de una serie está en blanco, o el contacto del proveedor no tiene asignada una dirección de correo electrónico, no se reclamará ninguna edición de serie. Recibirá una notificación por correo electrónico si hay algún problema con el proceso de solicitud.
Buenas prácticas
- Todas las frecuencias de publicación utilizadas por su biblioteca deberían estar cubiertas por sus búsquedas guardadas.
- Los periodos de retraso (días desde la fecha prevista de publicación o días desde la última fecha reclamada) deben coincidir con sus expectativas para ese tipo de edición y/o frecuencia de publicación.
- OCLC recomienda que configure dos búsquedas guardadas separadas:
- Una búsqueda guardada de asuntos que nunca han sido reclamados.
- Una búsqueda guardada de temas que ya han sido reclamados.
Esto se debe a que el retraso de los asuntos que nunca han sido reclamados se basa en la fecha de publicación prevista, mientras que el retraso de los asuntos que han sido reclamados anteriormente probablemente se base en la Última fecha reclamada.
Create saved searches
You need to create a saved search for each of the automated jobs that you want to enable. Each automated job will claim all the issues in the saved search as scheduled, so you want to create your saved searches appropriately.
The filters you apply to your saved searches determine how narrow or broad they are. While you can use any of the available search filters to create a saved search and associated automated job, OCLC recommends setting up saved searches by publication frequency. This allows you to set a different claim delay period for each publication frequency.
The following workflows demonstrate how to create saved searches by publication frequency. The steps will be the same regardless of which filters you choose to create your saved searches.
Crear búsquedas guardadas de asuntos que nunca se han reclamado
- Navegue hasta Cuestiones de serie > Cuestiones pendientes. Se abre la pantalla de incidencias que faltan.
- Haga clic en Frecuencia de publicación > Semanal > Aplicar para establecer la frecuencia de publicación en semanal.
- Haga clic en Liberación prevista, introduzca el número de días (por ejemplo, 7) en el campo de texto Más de que desea esperar antes de reclamar la incidencia y, a continuación, haga clic en Aplicar. Esto indicará a la tarea automatizada que espere ese número de días (por ejemplo, 7) antes de reclamar las emisiones semanales.
- Haga clic en Reclamaciones > Desde e introduzca 0 en los dos campos de texto del intervalo Desde. Establecer el intervalo de reclamaciones de 0 a 0 garantizará que sólo se devuelvan en la búsqueda guardada las incidencias que nunca se hayan reclamado.
- Haga clic en Guardar búsqueda para abrir el cuadro de diálogo Guardar búsqueda.
- En el cuadro de diálogo Búsqueda guardada, introduzca Emisiones semanales atrasadas - Nunca reclamadas en el campo de texto Nombre.
- Haga clic en Guardar.
- Repita los pasos del 1 al 7 para frecuencias de publicación adicionales que nunca se hayan reclamado utilizando los valores que se indican a continuación.
Crear búsquedas guardadas de temas ya reclamados
Puede crear búsquedas guardadas para asuntos que ya han sido reclamados modificando sus búsquedas guardadas para asuntos que nunca han sido reclamados.
- Navegue hasta Cuestiones de serie > Búsquedas de cuestiones pendientes. Se abre la pantalla de búsqueda de incidencias que faltan.
- Introduzca Emisiones semanales atrasadas - Nunca reclamadas en el campo de texto Buscar búsquedas guardadas... y, a continuación, haga clic en Buscar.
- Haga clic en el Nombre de la búsqueda guardada para ver y editar la búsqueda guardada.
- Haga clic en Expected Release > Reset para borrar el número de días.
- Haga clic en Reclamaciones y cambie el número de reclamaciones de 0 a 0 por:
- Introduzca 1 y el número máximo de veces que desea reclamar una incidencia (por ejemplo, 7) en los campos de texto Del intervalo. Esto configurará su búsqueda guardada para reclamar problemas hasta 7 veces. Después de 7 reclamaciones, el sistema dejará de reclamar problemas.
O - Haciendo clic en Más de e introduciendo 1 en el campo de texto. Esto configurará su búsqueda guardada para reclamar incidencias indefinidamente hasta que deje de reclamarlas manualmente o se reciban las incidencias.
- Introduzca 1 y el número máximo de veces que desea reclamar una incidencia (por ejemplo, 7) en los campos de texto Del intervalo. Esto configurará su búsqueda guardada para reclamar problemas hasta 7 veces. Después de 7 reclamaciones, el sistema dejará de reclamar problemas.
- Haga clic en Última reclamación, introduzca el número de días (por ejemplo, 5) en el campo de texto Más de que desea esperar antes de reclamar la incidencia y, a continuación, haga clic en Aplicar. Esto indicará a la tarea automatizada que espere ese número de días (por ejemplo, 5) antes de reclamar las emisiones semanales.
- Haga clic en la flecha hacia abajo Guardar búsqueda () para abrir el menú Búsqueda guardada y, a continuación, haga clic en Guardar como. Se abre el diálogo Guardar búsqueda como.
- En el cuadro de diálogo Guardar búsqueda como, introduzca Emisiones semanales tardías - Ya reclamadas en el campo de texto Nombre.
- Haga clic en Guardar.
- Repita los pasos del 1 al 9 para el resto de sus búsquedas guardadas de asuntos que nunca hayan sido reclamados utilizando los valores que se indican a continuación.
Cree una búsqueda guardada de todos los asuntos reclamados por encima de su límite máximo
(Opcional) Puede crear una búsqueda guardada que capture todas las incidencias reclamadas por encima de su límite máximo. Puede utilizar esta búsqueda para revisar si es necesario detener las reclamaciones por los problemas que aparecen.
- Navegue hasta Cuestiones de serie > Cuestiones pendientes. Se abre la pantalla de incidencias que faltan.
- Haga clic en Reclamaciones > Más de e introduzca el número máximo de veces que desea reclamar una incidencia (por ejemplo, 7) en el campo de texto.
- Haga clic en Guardar búsqueda para abrir el cuadro de diálogo Guardar búsqueda.
- En el cuadro de diálogo Búsqueda guardada, introduzca un nombre para la búsqueda en el campo de texto Nombre.
- Haga clic en Guardar.
Crear trabajos automatizados
Debe crearse una tarea automatizada para cada una de las búsquedas guardadas.
- Navegue a Trabajos Automatizados > Trabajos > Nuevo Trabajo. Se abre el cuadro de diálogo Nuevo trabajo.
- Introduzca Emisiones semanales atrasadas - Nunca reclamadas en el campo de texto Nombre.
- Seleccione Reclamación de emisión en serie en la lista desplegable Tipo.
- Haga clic en Guardar. Se abre la pantalla de configuración del trabajo.
- En la pantalla de configuración del trabajo:
- Introduzca Emisiones semanales atrasadas - Nunca reclamadas en el campo de texto Búsqueda guardada.
Nota: Se trata de un campo de texto autosugerido. Las autosugerencias de elementos apropiados para el campo comienzan con la primera pulsación de tecla en el campo de texto. - En el campo Responder a, seleccione un contacto de la biblioteca. Se trata de la persona de su biblioteca con la que el vendedor puede ponerse en contacto en relación con la reclamación de publicaciones seriadas. El contacto predeterminado es la primera persona que aparece en el Registro WorldCat de OCLC para su biblioteca.
- (Opcional) Cambia la Respuesta a contacto.
- Haz clic en Cambiar.
- Haga clic en el campo Elegir para buscar entre todos los usuarios. Utilice el campo de texto para buscar un nombre, o seleccione un nombre de la lista.
Nota: Se trata de un campo de texto autosugerido. Las autosugerencias de elementos apropiados para el campo comienzan con la primera pulsación de tecla en el campo de texto. Las autosugerencias incluyen una dirección de correo electrónico para el usuario que se extrae de Notificación de entrega del módulo Admin de WorldShare. Si no existe ningún correo electrónico en la sección Notificación de entrega, se utilizará la dirección de correo electrónico del registro de la biblioteca. - Haga clic en un nombre de la lista para convertirlo en el contacto de la biblioteca.
- (Opcional) Seleccione No responder.
- (Opcional) Cambia la Respuesta a contacto.
- (Opcional) Seleccione un texto de reclamación personalizado en la lista desplegable Texto de reclamación personalizado. Si se selecciona, este texto aparecerá en todas las reclamaciones realizadas con este trabajo. Puede crear un texto de reclamación personalizado en los Ajustes de la institución.
- Seleccione en la lista desplegable el Programa con el que desea enviar las reclamaciones a los proveedores.
- Inactivo - Utilícelo cuando no desee activar el trabajo.
- Diario - Seleccione la hora del día.
- Semanal - Seleccione un día de la semana y una hora del día.
- Mensual - Seleccione un día del mes y una hora del día.
- Sólo manual - Utilícelo sólo si desea ejecutar este trabajo manualmente utilizando el botón Ejecutar en la parte superior de la página.
- Introduzca el nombre del usuario al que desea notificar cada vez que se ejecute el trabajo en el campo de texto Notificar. Este usuario recibirá un informe por correo electrónico con el número de incidencias reclamadas, junto con una lista tanto de las incidencias que se reclamaron con éxito como de las que no se pudieron reclamar.
Nota: Se trata de un campo de texto autosugerido. Las autosugerencias de elementos apropiados para el campo comienzan con la primera pulsación de tecla en el campo de texto. Las autosugerencias incluyen una dirección de correo electrónico para el usuario que se extrae de Notificación de entrega del módulo Admin de WorldShare. Si no existe ningún correo electrónico en la sección Notificación de entrega, se utilizará la dirección de correo electrónico del registro de la biblioteca. - Haga clic en Guardar.
- Introduzca Emisiones semanales atrasadas - Nunca reclamadas en el campo de texto Búsqueda guardada.
- Repita los pasos del 1 al 6 para el resto de las búsquedas guardadas utilizando los valores que se indican a continuación.
Ver los registros de actividad de un trabajo de reclamación en serie automatizado
Puede ver el estado de un trabajo de reclamación en serie automatizado con el registro de actividad de trabajos automatizados. El registro de actividad proporciona los mismos detalles que la notificación por correo electrónico enviada después de cada ejecución.
- Vaya a Trabajos automatizados > Trabajos.
- Seleccione Reclamación(es) de números de serie en el filtro Tipo y haga clic en Aplicar.
- Haga clic en el nombre del trabajo para ver la pantalla de reclamación de emisión en serie.
- En la pantalla de trabajo de Reclamación de Emisiones en Serie, haga clic en Registro de Actividad para abrir el acordeón.
- (Opcional) Haga clic en Ver detalles en la columna Mensaje de estado para abrir el cuadro de diálogo Detalles de registro, que proporciona detalles adicionales sobre el proceso de actividad, incluida la razón por la que no se ha reclamado una incidencia.
Nota: Hay dos razones principales por las que una incidencia de una búsqueda guardada no puede ser reclamada automáticamente por el sistema.
- El ejemplar no tiene ningún vendedor asociado - Los vendedores se asocian a un ejemplar cuando existe un artículo de pedido de suscripción para el mismo número de OCLC que el título del ejemplar. Si no hay ninguna posición de pedido, y por tanto proveedor, asociada a la incidencia, el sistema no puede determinar dónde enviar la reclamación. En la notificación por correo electrónico de esta tarea automatizada, verá una sección con una lista de incidencias etiquetada como Sin proveedor. Debe crear posiciones de pedido para estos títulos para que se produzca la reclamación automática de ejemplares.
- La incidencia tiene un vendedor asociado, pero el vendedor no tiene información de contacto o no hay dirección de correo electrónico para el contacto proporcionado - Si el vendedor asociado a la incidencia no tiene información de contacto o no tiene correo electrónico, no hay forma de determinar la dirección de correo electrónico a la que enviar la reclamación. Estos errores también se comunican en la notificación por correo electrónico de la tarea automatizada. A continuación, puede añadir la información de contacto adecuada para este proveedor.