Configurar alertas

Aprenda a acceder y configurar alertas predefinidas, ver alertas y enviar alertas personalizadas en el módulo de administración.

Acerca de las alertas

Las alertas aparecen cuando ha iniciado sesión en la instancia de WorldShare de su biblioteca. Cuando se envían alertas a su cuenta, el cuadro numerado en el extremo izquierdo de la barra de navegación se vuelve naranja y muestra la cantidad de alertas no leídas. Si no tiene alertas o ha leído todas sus alertas, el cuadro será gris y tendrá un cero (0).

Las alertas pueden ser enviadas por otro usuario o por el sistema.

admin-alerts.png

Alertas predefinidas

Alertas predefinidas disponibles

Las alertas predefinidas se generan cuando ocurre una acción específica dentro del sistema. Las alertas se envían al personal de la biblioteca con cuentas de WorldShare. Las alertas predefinidas solo se aplican a bibliotecas con el Administrador de licencias de WorldShare.

Las siguientes tablas muestran las alertas predefinidas que están disponibles en la interfaz de WorldShare, Admin > Administración de alertas > Configurar alertas.

admin-config-pre-alerts.png

Licencias - Datos de uso de recolección

Estas son las alertas de datos de uso de recolección predefinidas:

Alerta Recibir alerta cuando
Solicitud de proveedor aprobada Se aprobó el proveedor solicitado.
Solicitud de proveedor rechazada Se ha denegado la solicitud de un proveedor.
Errores de recolección La recolección de la COUNTER API falla debido a problemas con las credenciales, el centro del servicio u otros problemas.
Estado de la recolección Se ha solicitado una recolección de informes a un proveedor, lo que puede generar una gran cantidad de alertas.
Caducidad de archivos recolectados Un archivo de informe de recolectada está a punto de alcanzar su fecha de vencimiento de almacenamiento de dos años.  Estas fechas pueden ser prorrogadas.

Licencias - Administrar licencias

Estas son las alertas de administración de licencias predefinidas:

Alerta Recibir alerta cuando
A punto de caducar

Caducará la licencia.

  • De manera predeterminada, la alerta se envía dos semanas antes de la fecha límite de renovación establecida en la licencia.
  • Use el término de uso Fecha de expiración próxima para editar la fecha de notificación de alerta. Consulte las condiciones de uso para obtener más información.

 
Creado Se ha creado una licencia.
Se modificó el comentario sobre la licencia Un usuario agregó o editó un comentario sobre una licencia indicada.
La licencia caducó Una licencia ha llegado a su fecha de vencimiento, lo que significa que es probable que deba renovarse o que el material deba eliminarse de la base de conocimiento.
Uso compartido de licencia aceptado Se ha aceptado una licencia compartida con otra biblioteca.
Uso compartido de licencia rechazado Se ha rechazado una licencia compartida con otra biblioteca.
El estado de la licencia cambia a actual Una licencia ya no está pendiente y sus términos están ahora en vigor.
Derecho de terminación del licenciatario

El último día de terminación de una licencia es dentro de dos semanas.

 Nota: esta alerta monitorea la condición A voluntad del término de licencia del derecho de terminación del licenciatario. Una licencia debe tener el derecho de terminación del licenciatario codificado con la condición A voluntad y debe tener un período de terminación ingresado para que se pueda enviar la alerta. Por ejemplo, si un contrato especifica un período de terminación a voluntad de 60 días calendario antes de la fecha de finalización del contrato, la alerta se enviará dos semanas antes de esa fecha.
La renovación está próxima

La licencia se renovará automáticamente.

  • De manera predeterminada, la alerta se envía dos semanas antes de la fecha límite de renovación establecida en la licencia.
  • Use el término de uso Se acerca la fecha límite de renovación para editar la fecha de notificación de alerta. Consulte las condiciones de uso para obtener más información.
Seguimiento de la renovación para el acceso posterior a la cancelación Una licencia tiene un término de uso de acceso posterior a la cancelación y la fecha de renovación se acerca dentro de dos semanas.  
Renovada automáticamente Una licencia se ha renovado automáticamente.
Renovada manualmente Se ha renovado manualmente una licencia.
Firma agregada Se ha firmado una licencia.
Firma actualizada Se ha cambiado la firma de una licencia.
Se modificó el comentario sobre un término Se ha agregado un nuevo comentario a una condición de uso o se ha editado un comentario existente.

Cómo configurar alertas predefinidas

Vea las listas de alertas predefinidas.

Roles para configurar alertas

Para configurar alertas, debe tener al menos una de las siguientes funciones:

  • ALERT_ADMIN
  • ANALYTICS_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
  • COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
  • ERM_ADMIN
  • ERM_SUPERVISOR
  • GROUP_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN

Cómo configurar alertas

  1. Navegue a Admin > Administración de alertas > Configurar alertas.
  2. En la pantalla Configurar alertas, haga clic en el botón de alternancia Habilitar alertas para cada dominio de aplicación para habilitarlo.
  3. Expanda el acordeón Licencias - Datos de uso de recolección o Licencias - Administrar licencias.
  4. Asigne alertas a los usuarios. Puede buscar usuarios escribiendo su nombre en el cuadro de búsqueda o haciendo clic en la flecha hacia abajo para seleccionar usuarios de la lista. En la lista solo aparecerán los usuarios que puedan Ver alertas . Cada alerta se puede asignar a uno o más usuarios.
  5. (Opcional). Cambie el período de vencimiento de la alerta seleccionando un período diferente de la lista desplegable. El período de vencimiento determina cuánto tiempo permanecerá la alerta en la lista de alertas del destinatario antes de que se elimine. Las opciones incluyen:
    • 1 día
    • 1 semana (7 días)
    • 2 semanas (14 días)
    • 1 mes (30 días)
    • 2 meses (60 días)
    • 3 meses (90 días)
    • 6 meses (180 días)
    • 1 año (365 días): período predeterminado para todas las alertas.
  6. Haga clic en Actualizar para guardar.
    • Si realiza cambios en las alertas predefinidas y sale de la pantalla Configurar alertas, los acordeones que estaba editando mostrarán la notificación Actualmente editando y los botones Actualizar y Cancelar permanecerán hasta que realice una selección.

Cómo ver alertas

Funciones para ver alertas

Para ver o recibir alertas, debe tener al menos uno de los siguientes roles:

  • ALERT_SENDER
  • ALERT_USER
  • ANALYTICS_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
  • COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
  • COLLECTION_MANAGEMENT_USER
  • ERM_ADMIN
  • ERM_STAFF
  • ERM_SUPERVISOR
  • GROUP_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
  • GROUP_COLLECTION_MANAGEMENT_USER

Cómo ver alertas

  1. En la barra de navegación, haga clic en el cuadro numerado en el extremo izquierdo.
  2. Haga clic en la alerta para marcarla como leída. Las alertas no leídas aparecen en negrita.

Alertas personalizadas

Las alertas personalizadas son mensajes personalizados (de texto libre) que puede enviar a otros usuarios dentro de la interfaz de WorldShare.

Funciones para enviar alertas personalizadas

Para enviar alertas, debe tener al menos uno de los siguientes roles:

  • ALERT_ADMIN
  • ALERT_SENDER
  • ANALYTICS_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
  • COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
  • COLLECTION_MANAGEMENT_USER
  • ERM_ADMIN
  • ERM_SUPERVISOR
  • GROUP_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
  • GROUP_COLLECTION_MANAGEMENT_USER

Enviar alertas personalizadas

  1. En la barra de navegación, haga clic en el cuadro numerado en el extremo izquierdo (si no hay alertas, el cuadro es gris y contiene un cero (0); si hay alertas, el cuadro es naranja y contiene la cantidad de alertas).
  2. En la pantalla Alertas, haga clic en Redactar alerta.
  3. En el cuadro de diálogo Redactar alerta, complete los campos en el siguiente orden:
    Campo Nombre de campo Descripción
    1 Enviar a Seleccione el (los) usuario(s) que desea que reciban la alerta. Las alertas se pueden enviar a uno o más usuarios.
    2 Mensaje de alerta Texto del mensaje de alerta.

    Las alertas personalizadas tienen un límite de 140 caracteres.
    3 Enlace adicional (Opcional) Ingrese una URL válida.

    Debe incluir http://, https:// o ftp:// con la URL.
  4. Haga clic en Enviar.

 Preferencias de correo electrónico

Utilice esta pantalla para habilitar el resumen de alertas. Cuando está habilitado, el usuario recibirá un resumen de todas las alertas generadas para él dentro de un período de 24 horas. El correo electrónico se envía diariamente y contiene una lista de alertas para ese período. 

 Nota: Las preferencias de correo electrónico se establecen por usuario y no como institución. 

  1. En la barra de navegación, haga clic en el cuadro numerado en el extremo izquierdo (si no hay alertas, el cuadro es gris y contiene un cero (0); si hay alertas, el cuadro es naranja y contiene la cantidad de alertas).
  2. Haga clic en Preferencias de correo electrónico para abrir el cuadro de diálogo de preferencias de correo electrónico.
  3. En Preferencias de alertas nuevas, seleccione la casilla de verificación Enviar un correo electrónico que contenga un resumen de las alertas nuevas a intervalos regulares. Debe tener una dirección de correo electrónico registrada para recibir un resumen de alertas. 
  4. Haga clic en Guardar.