Las bibliotecas prestatarias normalmente sólo recurrirán a prestamistas por correo electrónico fuera del sistema cuando hayan agotado sus cadenas de prestamistas dentro del sistema y aún no hayan satisfecho la solicitud, o porque la naturaleza del material exija que tengan que iniciar la solicitud fuera del sistema.
Cree solicitudes fuera del sistema tomando una solicitud de préstamo interbibliotecario existente, nueva o agotada, y cambiando el tipo de cumplimiento a Solicitud fuera del sistema.
Para cambiar el tipo de cumplimiento de una solicitud:
Las solicitudes fuera del sistema deberán editarse por dos motivos principales:
Todos los campos de las solicitudes fuera del sistema son siempre editables. Ciertos campos se consideran esenciales, y el sistema le advertirá si estos campos se eliminan accidentalmente o nunca se introdujeron:
Cuando reciba actualizaciones de un socio externo al sistema para una solicitud existente, utilice la opción Nota de la solicitud e introduzca cualquier actualización o información importante como Nota de personal. Copie y pegue o introduzca manualmente la información en la Nota, incluidos correos electrónicos, fechas, direcciones y otra información pertinente.
La pestaña Notas del personal le permite mantener notas que sólo el personal de su biblioteca puede ver y buscar y que pueden utilizarse como depósito de información sobre su solicitud fuera del sistema. Se pueden añadir notas del personal a las solicitudes activas y cerradas. El número que aparece en la pestaña indica cuántas notas de servicio existen actualmente para una solicitud concreta. Consulte las notas de los servicios de la Comisión para más información.
Todos los usuarios de una institución pueden añadir, editar y eliminar notas. Cualquier miembro del personal puede editar las notas existentes. El autor original aparece en la columna de la izquierda, mientras que el nombre del usuario que ha editado la nota más recientemente aparece justo debajo.
Nota: Sólo el personal con la función WorldShare ILL Admin podrá ver el nombre del autor de las notas del personal. El personal con la función de usuario de WorldShare ILL verá un sello con la fecha y hora de creación/actualización de la nota junto con el nombre de la biblioteca.
La nota añadida más recientemente aparecerá en la parte superior de la pestaña Notas de pentagrama. Las notas editadas se muestran en función de la fecha y hora actualizadas.
Añadir una nota de personal
Nota: Puede haber hasta 500 notas por solicitud.
Editar una nota de personal
Aparecerá un mensaje confirmando que la nota se ha guardado correctamente.
Cuando llegue el momento de Cancelar, Enviar, Recibir, Devolver o registrar una solicitud fuera del sistema, se recomienda que el personal realice las actualizaciones necesarias en los detalles de la solicitud antes de cambiar el estado de la misma.
Utilice el menú desplegable Cambiar estado para cambiar el estado de la solicitud. Seleccione el estado adecuado una vez actualizados los detalles de la solicitud.
Nota: Al cambiar el estado de una solicitud se guardan automáticamente los cambios realizados.
Si el cambio de estado es importante para el usuario, utilice el botón Correo electrónico para enviarle un mensaje con información sobre el estado de su solicitud.
Utilice el botón Correo electrónico para enviar un correo electrónico apropiado al interlocutor externo al sistema. Enviar un correo electrónico al interlocutor externo tras actualizar los datos y el estado de la solicitud garantiza que el correo electrónico contiene todos los datos correctos.
En la plantilla de correo electrónico, introduzca manualmente la dirección de correo electrónico del destinatario o selecciónela de la libreta de direcciones.
El sistema cerrará automáticamente las solicitudes de préstamo fuera del sistema si la solicitud alcanza:
Notifique al socio que la solicitud se ha cerrado mediante el correo electrónico Detalles completos de la solicitud.
Una vez que la solicitud está Cerrada (Sin rellenar), puede añadir nuevos prestamistas a la cadena de prestamistas y Reenviar la solicitud. También puede utilizar el botón Cambiar tipo de cumplimiento para cambiar el tipo de solicitud, o seleccionar Solicitud fuera del sistema y enviar la solicitud a un nuevo socio fuera del sistema.
Revise las solicitudes fuera del sistema utilizando las Estadísticas de uso de OCLC para realizar un seguimiento de sus solicitudes fuera del sistema junto con todas sus otras formas de solicitudes de préstamo interbibliotecario.
Las solicitudes fuera del sistema aparecerán en el Informe de estadísticas de uso compartido de recursos del prestatario/prestamista en Estadísticas de uso. Consulte los informes de Préstamo Interbibliotecario WorldShare para obtener más información.
Nota: Todas las solicitudes fuera del sistema mostradas en las estadísticas indicarán que el socio fuera del sistema tiene el símbolo OFSYS OCLC.
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This video covers how borrowing libraries can add ILL requests initiated outside of OCLC WorldShare ILL into the system to manage all ILL requests in one place and be part of the supported OCLC ILL usage reports.