Préstamos fuera del sistema

Aprenda a crear y administrar solicitudes de préstamo fuera del sistema en Préstamo interbibliotecario de WorldShare.

Las bibliotecas prestatarias normalmente solo recurrirán a las entidades prestadoras de fuera del sistema por correo electrónico cuando hayan agotado sus cadenas de entidades prestadoras dentro del sistema y aún no hayan completado la solicitud, o cuando la naturaleza del material requiera que tengan que iniciar la solicitud fuera del sistema. 

Crear solicitudes de préstamo fuera del sistema

Para crear solicitudes fuera del sistema, tome una solicitud ILL nueva o agotada y cambie el tipo de entrega a Solicitud fuera del sistema.

Captura de pantalla del tipo de cumplimiento de cambio llamando la solicitud fuera del sistema

Para cambiar el tipo de cumplimiento de una solicitud:

  1. Ubique la solicitud que desea cambiar a una solicitud fuera del sistema.
  2. En la solicitud, haga clic en Cambiar tipo de despacho > Solicitud fuera del sistema.
  3. Complete los detalles de la solicitud fuera del sistema.
    • Ingrese la información de su socio fuera del sistema en los campos Nombre de la entidad prestadora o Símbolo de la entidad prestadora. La lista de socios se actualizará a medida que escriba con las entradas correspondientes introducidas en la libreta de direcciones de Configuración de servicios de OCLC.
      • Una vez que haya seleccionado la entidad prestadora de la lista de socios, la dirección de correo electrónico y la fecha de necesidad antes del se completarán automáticamente con la información del registro del Libro de direcciones para esa institución asociada. También se completará la dirección de devolución. 
      • Consulte la Libreta de direcciones para encontrar información sobre cómo agregar socios a la Lista de socios. 
  4. La solicitud se mueve a la cola de solicitud Solicitud fuera del sistema > Préstamos.

Actualizar detalles de solicitud fuera del sistema

Las solicitudes fuera del sistema deberán editarse por dos razones principales:

  1. Debe procesar y responder un mensaje de correo electrónico entrante del socio fuera del sistema al que corresponde la solicitud.
  2. Debe iniciar la siguiente fase de la transacción ILL y enviar un correo electrónico al socio fuera del sistema de la solicitud indicando el cambio.

Todos los campos de las solicitudes fuera del sistema siempre se pueden editar. Ciertos campos se consideran esenciales, y el sistema le advertirá si estos campos se eliminan accidentalmente o si nunca se ingresaron:

Actualizaciones de proceso en una solicitud existente fuera del sistema

Cuando reciba actualizaciones de un socio fuera del sistema para una solicitud existente, use la opción Nota en la solicitud e ingrese cualquier actualización o información importante como Nota para el personal. Copie y pegue o ingrese manualmente la información en la nota, incluidos correos electrónicos, fechas, direcciones y otra información pertinente. 

La pestaña Notas del personal le permite mantener notas que solo el personal de su biblioteca puede ver y buscar, y se pueden usar como depósito de información sobre su solicitud fuera del sistema. Se pueden agregar notas para el personal a solicitudes activas y cerradas. El número en la ficha indica cuántas notas del personal existen actualmente para una solicitud en particular. Consulte las Notas para el personal para obtener información adicional.

Editar y agregar notas para el personal

Todos los usuarios del personal dentro de una institución pueden agregar, editar y eliminar notas. Cualquier miembro del personal puede editar cualquier nota existente. El autor original se muestra en la columna de la izquierda, con el nombre de usuario editado por más recientemente justo debajo de la nota.

 Nota: solo el personal con la función de administrador de WorldShare ILL podrá ver el nombre del autor de las notas para el personal.  El personal con la función de Usuario de ILL de WorldShare verá una marca de fecha y hora de creación/actualización de la nota junto con el nombre de la biblioteca.  

La nota agregada más recientemente se mostrará en la parte superior de la pestaña Notas del personal. Las notas editadas se muestran en función de la fecha y hora de actualización.

Agregar una nota para el personal

 Nota: Puede haber hasta 500 notas por solicitud.

  1. En la solicitud, seleccione la nota en el panel de acciones .
  2. Agregue el texto de su nota al cuadro de texto Agregar nota del personal .
    • Hay un límite de 500 caracteres para cada nota.
  3. Haga clic en Agregar.
    • Para eliminar cualquier texto agregado al cuadro Agregar nota para el personal, haga clic en Cancelar.

Editar una nota para el personal

  1. En la solicitud, haga clic en la pestaña Notas para el personal .
  2. Haga clic en el botón junto a la nota para el personal deseada .
  3. Seleccione Editar.
  4. Realice las ediciones que desee en el cuadro de texto.
  5. Haga clic en Actualizar para guardar sus cambios.

Aparece un mensaje que confirma que la nota se guardó correctamente.

Cambiar el estado de una solicitud fuera del sistema

Cuando sea el momento de cancelar, enviar, recibir, devolver o registrar una solicitud fuera del sistema, se recomienda que el personal realice las actualizaciones necesarias en los detalles de la solicitud antes de cambiar el estado de la solicitud.

  • Las solicitudes de préstamo o préstamo fuera del sistema que tengan 14 días de vencimiento tendrán automáticamente el estado de vencimiento. 

Utilice el menú desplegable Cambiar estado para cambiar el estado de la solicitud. Seleccione el estado que corresponda después de que se actualicen los detalles de la solicitud. 

Si ha activado la Integración de circulación en la Configuración del servicio de OCLC, estos ajustes se extienden a las solicitudes fuera del sistema, lo que permite que estas solicitudes también se actualicen dentro de su sistema de circulación.  Si está habilitado, puede actualizar la solicitud con un código de barras temporal para comunicarse con su sistema de circulación local".

Captura de pantalla del cambio de estado fuera del sistema en WorldShare Préstamo interbibliotecario

 Nota: al cambiar el estado de una solicitud, se guardan automáticamente todos los cambios que se hayan realizado.

Si el cambio de estado es importante para el usuario, utilice el botón Correo electrónico para enviarle un mensaje con información sobre el estado de su solicitud.

  • Cambiar el estado a Devuelto hará que el sistema marque la solicitud como Cerrada y complete la Fecha de devolución/cerrado. No es necesario que espere a que el socio fuera del sistema confirme por correo electrónico que se ha recibido el material.

Enviar un correo electrónico a un socio fuera del sistema

Utilice el botón Correo electrónico para enviar el mensaje de correo electrónico adecuado al socio fuera del sistema. Enviar un correo electrónico al socio fuera del sistema después de actualizar los detalles y el estado de la solicitud garantiza que el correo electrónico contenga todos los detalles correctos.

En la plantilla de correo electrónico, ingrese la dirección de correo electrónico del destinatario de forma manual o seleccione el correo electrónico de la libreta de direcciones.

  • Para revisar los correos electrónicos enviados con respecto a una solicitud fuera del sistema, navegue hasta la sección Notificaciones del acordeón del Historial de solicitudes en la solicitud.
  • Para revisar los correos electrónicos recibidos con respecto a una solicitud fuera del sistema, navegue a la ficha Notas del personal para revisar el historial de mensajes recibidos e ingresados manualmente como Nota.

Cerrar solicitudes fuera del sistema

Si configuró el ajuste Días para responder para copias o préstamos mediante la información del socio en el módulo Libro de direcciones dentro de Configuración de servicios de OCLC, el sistema utilizará ese período para hacer caducar las solicitudes de préstamo fuera del sistema.  Consulte la Libreta de direcciones para obtener más información. 

Si no se han configurado los días para responder en el Libro de direcciones, el sistema hará caducar automáticamente las solicitudes de préstamos fuera del sistema si la solicitud llega a:

  • La fecha de necesidad antes del
    • El estado de la solicitud pasa a ser Cerrado (caducado)
    • La razón del no es por antigüedad
  • Días para responder 
    • 8 días para copias y 16 días para préstamos
    • El estado de la solicitud pasa a ser Cerrado (no completado)
    • La razón del número no tiene como antigüedad y está disponible para completarse.

Notifique al socio que la solicitud se ha cerrado utilizando el correo electrónico de Detalles completos de la solicitud .

Una vez que la solicitud se haya cerrado (no completado), puede agregar nuevas entidades prestadoras a la cadena de entidad prestadora y reenviar la solicitud. También puede usar el botón Cambiar tipo de cumplimiento para cambiar el tipo de solicitud, o seleccionar Solicitud fuera del sistema y enviar la solicitud a un nuevo socio fuera del sistema. 

Estadísticas e informes para solicitudes fuera del sistema

Revise las solicitudes fuera del sistema utilizando las estadísticas de uso de OCLC para realizar un seguimiento de sus solicitudes fuera del sistema, junto con todos sus otros formularios de solicitudes de ILL.

Las solicitudes fuera del sistema aparecerán en el informe de estadísticas de Resource Sharing entre prestatario/prestador en estadísticas de uso. Para obtener más información, consulte los informes de Préstamo interbibliotecario de WorldShare .

 Nota: Todas las solicitudes fuera del sistema que se muestran en las estadísticas mostrarán que el socio fuera del sistema tiene el símbolo OFSYS de OCLC . 

Ver un vídeo

Prestatario: solicitudes ILL fuera del sistema

Tiempo de ejecución: 9:51

Este video explica cómo las bibliotecas prestatarias pueden agregar solicitudes de ILL iniciadas fuera de WorldShare ILL de OCLC al sistema para administrar todas las solicitudes de ILL en un solo lugar y ser parte de los informes de uso de OCLC ILL admitidos.

Después de completar este video, tómese un momento para completar la encuesta. ¡Gracias!