Flujo de trabajo de integración de servicios de terceros

1. El usuario solicita material de ILL (Alma)

El flujo de trabajo comienza cuando el usuario envía una solicitud de ILL en Primo (Alma)

2. El personal de ILL revisa la solicitud y la envía a las entidades prestadoras (Tipasa)

Si la solicitud ILL no se completa en Alma, esta se transfiere automáticamente a través de la solicitud de transferencia de ILL a Tipasa. Una vez que Tipasa reciba la solicitud, las automatizaciones enviarán la solicitud a las entidades prestadoras de préstamo o el personal de la biblioteca deberá revisar la solicitud y enviarla a las entidades prestadoras de préstamo.

Para revisar y enviar la solicitud:

1. Haga clic en la pestaña Préstamo interbibliotecario.
2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Solicitudes para pedidos en préstamo > Nueva para revisión.
3. Haga clic en la ID o el título de la solicitud para ver la solicitud.
4. Verifique que el identificador ILS de los usuarios esté guardado en el campo ID de usuario.
5. Revise la solicitud y seleccione las entidades prestadoras.
6. Haga clic en Enviar solicitud para enviar la solicitud.
7. Si se envió la solicitud, aparecerá un mensaje de confirmación.
8. Haga clic en la ID de solicitud en el mensaje de confirmación para volver a la solicitud.

Consideraciones

• La solicitud de ILL se dirigirá a la cola Nuevo para revisión o coincidirá con una automatización (si se configuró). Con la automatización, la información de la solicitud se compara con la automatización. Si la solicitud coincide con la automatización, se procesa en función de la configuración del Administrador de solicitudes de automatización. Ver Administrador de solicitudes automatizadas.  Algunas bibliotecas pueden enviar automáticamente solicitudes de ILL iniciadas por el usuario a entidades prestadoras seleccionadas.
• Según el flujo de trabajo del personal de ILL, es posible que la solicitud de ILL con el estado Nuevo para revisión se revise (marcar como revisada) antes de enviarla. En otras palabras, es posible que el personal sea responsable de revisar y seleccionar las entidades prestadoras, mientras que la revisión y presentación finales las realiza otro miembro del personal. Si su biblioteca revisa las solicitudes antes de enviarlas, puede que desee considerar agregar la verificación del nombre del usuario y del código de barras en este paso.

3. El personal de ILL recibe el material de la entidad prestadora (Tipasa)

Una vez que reciba el material de la entidad prestadora, debe confirmar o ingresar el código de barras del material en la solicitud de ILL en Tipasa y marcar la solicitud como recibida. El sistema utilizará el código de barras para crear el material temporal, que se puede ver en el paso 4.

Para confirmar el código de barras y marcar el material como recibido:

1. Haga clic en la pestaña Préstamo interbibliotecario .
2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Solicitudes de pedido en préstamo > En tránsito.
3. En la solicitud del material, ingrese el código de barras temporal en la sección designada.

   

    Nota: El código de barras del material enviado del proveedor se puede reemplazar en el campo Código de barras temporal. Es posible que desee utilizar la ID de solicitud de Tipasa como código de barras del material para buscar más fácilmente la solicitud de ILL después de que la biblioteca prestataria la haya cerrado.

   • Si ha determinado utilizar el código de barras para material enviado del proveedor tal como se configuró en el módulo Integración de circulación de la Configuración del servicio, este valor se completará automáticamente aquí. El código de barras del material enviado del proveedor también aparecerá en el campo Código de barras del material del proveedor de la solicitud.
   • Si ha determinado utilizar la ID de solicitud tal como se configuró en el módulo Integración de circulación de la Configuración del servicio, este valor se completará automáticamente aquí.
4. Haga clic en Marcar como recibido.
5. Si ha configurado la creación de un registro de material en circulación al recibirlo en el módulo de Integración de circulación de Configuración de servicios de OCLC, se creará un material temporal con el código de barras ingresado en el campo Código de barras temporal.
   • En el historial de circulación, una actualización muestra que el material temporario está pendiente de creación. El tiempo para completar el registro puede variar, pero generalmente es de segundos.
6. Haga clic en Actualizar para volver a cargar el historial de solicitudes.
7. Una vez completado, el estado de Historial de solicitudes indicará "Se creó correctamente el registro de material temporal [código de barras].".
8. Después de completar estos pasos, el personal de ILL debe imprimir una faja para libros, colocarla sobre el material físico y enviar el material físico al personal de Circulación.

Los usuarios pueden realizar el seguimiento del proceso de la solicitud de ILL comprobando su cuenta en Primo. El estado En camino se muestra al usuario como "Este material se está enviando a [ubicación de retirada del usuario]".

Consideraciones

Si ha configurado el cobro al usuario en el momento del envío (solo Alma o WMS) en el módulo de Integración de circulación de la Configuración del servicio, las tarifas se cargarán a la cuenta del usuario cuando la entidad prestadora envíe el material.

Para configurar los cargos de materiales ILL, consulte Cargos del usuario.

Si ha habilitado la integración de circulación, no reciba por lotes las solicitudes de préstamo. Cada solicitud debe recibirse por separado para que se pueda especificar un código de barras de material para su uso en el sistema de terceros.

4. Se crea el material temporal y se hace la reserva (Alma)

Si ha establecido esta configuración en el módulo Integración de circulación de Configuración del servicio, después de marcar una solicitud como recibida, el sistema crea un material temporario y reserva a nivel de material el material para el usuario.

En Alma, puede confirmar que el sistema creó el material temporario realizando una búsqueda de Materiales físicos - Código de barras.

5. El personal de circulación verifica la recepción del material (Alma)

 Nota: si está utilizando notificaciones de retirada de reserva de Alma, el personal de Circulación recibe el material físico del departamento de ILL y escanea el material para activar una notificación de retirada o un recibo de reserva cuando el material llega a la ubicación de retirada del usuario.

Si está utilizando Préstamo Tipasa disponible para las notificaciones de retirada, esa notificación se enviará cuando el material se marque como recibido en Tipasa (o después del tiempo de demora que haya configurado para esta notificación en Configuración del servicio).

Revise la documentación de Alma para conocer el flujo de trabajo del registro de devolución.

6. El personal de circulación presta el material al usuario (Alma)

Cuando el usuario llega a recoger el material, el personal de Circulación presta el material al usuario. 

Revise la documentación de Alma para conocer el flujo de trabajo de préstamo.

7. Solicitud de renovación aprobada (sistema)

Si ha activado la opción Actualizar fecha de vencimiento una vez el prestamista apruebe la solicitud de renovación en la sección Integración de circulación de Configuración de servicios de OCLC, la fecha de vencimiento del material temporario se actualizará en el sistema de circulación cuando la biblioteca prestataria apruebe una solicitud de renovación.

8. El usuario devuelve el material y el personal registra el material (Alma/Tipasa)

El tiempo pasa mientras el usuario tiene el objeto en préstamo. Cuando el usuario devuelve el material, el personal de Circulación o el personal de ILL devuelve el material.

Para devolver el material:

Si ha habilitado la funcionalidad de registro de material al registrar en el módulo de integración de Circulación de la Configuración del servicio de OCLC, el material se registra automáticamente cuando la solicitud se marca como devuelta en Tipasa.

1. El personal de Tipasa marcó la solicitud como Devuelta.
2. El historial de circulación en Tipasa mostrará el material temporal registrado en el sistema de circulación.
3. Se borrará el material en circulación.

Personal de circulación:

Revise la documentación de Alma para conocer el flujo de trabajo del registro de devolución.

Personal de Tipasa:

Una vez que el material se devuelve al departamento de ILL, el personal de ILL marca el material como devuelto y lo devuelve a la entidad prestadora.

Para marcar el material como recibido y devolverlo a la entidad prestadora:

1. Haga clic en la pestaña Préstamo interbibliotecario .
2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Cola de impresión > Etiquetas de devolución.
3. Confirme que el material esté en la lista.
4. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Solicitudes de pedido en préstamo > Recibidas/en uso y abra la solicitud del material.
5. Haga clic en Devolver material.
6. Aparecerá un mensaje de confirmación y el estado del material se actualizará a Devuelto.
7. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Cola de impresión > Etiquetas de devolución. Procesar la cola de impresión.
8. Imprima la etiqueta.

Pegue la etiqueta en el paquete con el material y envíelo a la entidad prestadora. Una vez que la entidad prestadora reciba el material devuelto, lo marcará como recibido/completado y se cerrará la solicitud de ILL.

1. El personal de ILL responde a la solicitud de préstamo

1. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Solicitudes en préstamo > ¿Puede suministrarlos? y revisar las solicitudes de préstamo.
2. Una vez recuperado el material solicitado, en la sección Detalles de la solicitud, ingrese el código de barras en el campo Código de barras del material.
   • En las bibliotecas que utilizan Symphony u Horizon, se realizará una reserva de los materiales disponibles en su colección.
     • Cuando ingresa una nueva solicitud en préstamo, el sistema puede activar el sistema de circulación para comenzar a enrutar el material solicitado al departamento de ILL para su envío.  Cuando el material se retiene en una sucursal, se notifica al personal de la sucursal que se necesita el material para que puedan ponerlo en camino rápidamente.
3. Ingrese la Fecha de vencimiento deseada.
4. Proporcione campos obligatorios adicionales.
5. Responder Sí. El estado se actualizará a Enviado/En tránsito.
6. Opcional. Imprima etiquetas de envío y fajas/adhesivos para libros.
7. Si está configurado en el módulo Circulation Integration, el material se extrae del entorno de circulación de terceros cuando se envía a la biblioteca prestataria.
8. El Historial de circulación en Tipasa indicará que el Material está fuera del sistema de circulación.
9. El material se mueve a la ubicación temporal de ILL en su sistema de circulación tal como se configuró al establecer la integración.
   • La Fecha de vencimiento se establece en función de la fecha de vencimiento de la solicitud en Tipasa y no de las configuraciones de la política de Circulación.

2. Recibir el material de la institución prestataria

Cuando se devuelve el material:

1. En el panel de navegación izquierdo, bajo Solicitudes de préstamo, haga clic en Devolvidas > Devueltas/en tránsito.
2. En la pantalla Devuelto/en tránsito, haga clic en la ID o en el título de solicitud para mostrar la solicitud.
3. En la solicitud, revise y confirme la información del acordeón de Detalles de solicitud.
4. Para completar la solicitud, haga clic en Registrada/Completar.
5. Aparecerá un mensaje de confirmación indicando que la solicitud está completa.
   Nota: si el material está marcado como No devuelto, aparecerá en el panel de navegación izquierdo bajo Devuelto > Devuelto pero faltante y dejará de estar en el sistema después de 180 días.
6. Si está configurado en el módulo de Integración de circulación, cuando el material está registrado/completo en Tipasa, se restaura a su ubicación permanente y aparece como disponible en su entorno de circulación de terceros.

Si el material se registra en su entorno de Circulación antes de Tipasa:

• Se le solicitará al personal que actúe sobre el material en Resource Sharing.
• El personal de Tipasa deberá marcar la solicitud como Registrada/Completa.

•  Nota: Registrar primero en Alma no causará problemas con la integración.