Lista de control de las colecciones de sincronización de datos de WorldCat para grupos

Introducción

Se necesita una recopilación de sincronización de datos de grupo cuando los datos se envían para su procesamiento en nombre de varias bibliotecas en un único archivo. Este conjunto consolidado de registros suele producirse a partir de un sistema local compartido o de un centro de procesamiento compartido.

Cada biblioteca del grupo debe tener un símbolo de institución de OCLC (los símbolos son necesarios para establecer y cancelar las existencias con precisión). Cada grupo que crea una colección de grupo debe tener un símbolo de OCLC para el grupo. Se utiliza al crear la colección y para el seguimiento de los datos a medida que se procesan. Si su grupo no tiene un símbolo de grupo de OCLC, póngase en contacto con el Servicio de atención al cliente de OCLC para obtener ayuda.

Las opciones de procesamiento de sincronización de datos para grupos difieren ligeramente de las opciones de procesamiento para una sola institución. A continuación se describen las diferencias que deben tenerse en cuenta al crear una colección de sincronización de datos de WorldCat para un grupo.

• No puede eliminar una colección una vez guardada y/o enviada.
• Si tienes dudas mientras creas tu colección, puedes:
  • Póngase en contacto con el especialista de la base de datos asignado a su colección utilizando el acordeón Comentarios
  • Póngase en contacto con el servicio de asistencia de OCLC

Iniciar sesión en WorldShare Collection Manager

Para empezar, obtenga una dirección Web personalizada de WorldShare bajo el símbolo de grupo de OCLC en lugar de un símbolo de institución de OCLC para una sola biblioteca del grupo. Esto garantiza que la colección de sincronización de datos del grupo se distinga de las colecciones de sincronización de datos que pueda crear una sola institución del grupo.

URL de WorldShare:  ________ ___________________________________________________________
(bajo el símbolo del grupo)

Nombre de usuario WorldShare: ________________________

Contraseña WorldShare: ________________________

Complete estos valores pertinentes para una recopilación de sincronización de datos de grupo

• Haga clic en Propiedades para abrir el panel.
• Seleccione si se trata de una colección para un Grupo:     Sí o No
   Nota: Seleccione Sí si se enviarán datos de varias instituciones bajo esta colección. Esto crea otra ficha en el panel Información de registros bibliográficos específica para Grupos.
• Introduzca información en Contactos si necesita más información sobre este dato o colección.
  • OCLC necesita un contacto principal (normalmente la persona que crea la colección) para las comunicaciones sobre los datos y el procesamiento.
• Introduzca Comentarios si necesita más información sobre este dato o colección.
  • El acordeón de comentarios le permite comunicarse con el especialista en bases de datos asignado a su colección de sincronización de datos. Aparece después de guardar la colección por primera vez. Los especialistas en bases de datos también pueden comunicarse con usted sobre su colección
  • OCLC puede utilizar Comentarios durante todo el proceso de creación de la tabla de traducción.
• Haga clic en Información de registros bibliográficos para abrir el panel.
  • Complete las pestañas Sistema y Tratamiento.
    • Agregue ubicaciones para el número de control de OCLC y el número del sistema local.
    • Establecer valores para la puesta en escena en WorldCat; idioma de catalogación e información excluida.
  • Complete la pestaña Grupos - Seleccione el símbolo de OCLC a utilizar en el campo 040 $a y $c para nuevos registros; e, indique la ubicación de los Identificadores de Institución en los registros. Los valores de esta ubicación se utilizan para construir la tabla de conversión para el procesamiento a fin de garantizar que se establezca o cancele el símbolo de OCLC correcto.
    • Símbolo utilizado para añadir registros a WorldCat
      1. El símbolo de grupo de OCLC es el predeterminado; OCLC recomienda utilizar este símbolo de grupo.
         O
      2. Identificador único de la institución: Con esta selección, el primer símbolo OCLC encontrado en un registro se utiliza para construir los 040 $a y $c de los nuevos registros.
    • Institución Identificador único Ubicación
      Introduzca la Etiqueta y el subcampo donde se encuentran en sus registros los identificadores de biblioteca que representan a las bibliotecas del grupo. Esta información es obligatoria (para más detalles, véanse las notas a continuación)
      
      Etiqueta: ________________________ Subcampo: ________________________

       Nota: 

      • Los registros deben contener los identificadores de las bibliotecas del grupo en una ubicación coherente. Los identificadores pueden ser códigos locales únicos (significativos sólo para las bibliotecas del grupo), códigos de bibliotecas titulares o los símbolos de OCLC para las bibliotecas del grupo.

      • OCLC reúne los identificadores únicos de esta etiqueta/subcampo especificado y construye una tabla que "traduce" estos identificadores únicos en los símbolos de institución de OCLC correspondientes para establecer o cancelar las existencias con precisión para cada miembro del grupo.

    • Grupo Estado de la tabla de traducción bibliográfica
    • Esta tabla es creada por el especialista en bases de datos de OCLC asignado a su colección y enviada al administrador del grupo para su revisión y aprobación; los valores indican el estado de esta creación y revisión:
      Los valores de estado son actualizados por el personal de OCLC durante todo el proceso de revisión. Los cambios en la Tabla de traducción (adiciones / eliminaciones de miembros del grupo) se realizan a través de Comentarios / o correspondencia por correo electrónico entre el Administrador del grupo y el personal de OCLC.
      •  En curso (por defecto): la colección se ha creado pero aún no se ha enviado.
      • Presentado - La colección se ha presentado para la tramitación de expedientes
      • En revisión - Se ha recibido la recaudación y se está revisando
      • Aceptado - La colección ha pasado la revisión y comienza el procesamiento del expediente
         Nota: Una vez aceptada su colección inicial, este estado se mantiene para todos los envíos de archivos posteriores.

Presentar colección

Cuando se hayan completado todos los paneles, seleccione Enviar colección a OCLC en el menú desplegable Acciones de la colección.

Observe la identificación de la colección: ________________________

Consulte

1. Configure una cuenta WorldShare bajo el Símbolo de grupo de OCLC.
2. Cree una colección de sincronización de datos e identifique el tipo de datos que se enviarán.
3. Complete el panel Propiedades e indique que esta colección es para un Grupo.
4. Complete el panel de Información de Registros Bibliográficos.
   1. En la pestaña Grupo, indique la ubicación de los identificadores de biblioteca en sus registros.
5. Complete el panel Contactos y añada información a Comentarios si es necesario.
6. Envíe la colección y anote la identificación de la colección para futuras referencias.