Registrar compromisos de retención de copias impresas compartidas con procesamiento MARC
Descripción
El procesamiento de MARC para copias impresas compartidas utiliza la sincronización de datos en el Administrador de colecciones de WorldShare para registrar sus compromisos de retención de copias impresas compartidas. El proceso de registro de MARC carga y reemplaza sus registros de existencias locales (LHR) con los datos de MARC que usted envió. Esta opción también se puede utilizar para editar o eliminar registros.
Debe seleccionar esta opción si:
- Utilice MARC para nuevos registros o para modificar compromisos de retención existentes
- Puedan preparar sus registros de acuerdo con los requisitos de metadatos del LHR y de las copias impresas compartidas
Pasos para una institución individual que envía sus propios datos
- Cree un perfil de colección de LHR de MARC e incluya la copia impresa compartida en el nombre de su colección.
- Envíe sus datos MARC (MFHD) a través de colecciones de sincronización de datos.
- Un especialista en sincronización de datos de OCLC se pondrá en contacto con usted para confirmar la configuración, aceptar su perfil y procesar sus datos.
- Se entregará un informe de excepción (error) a Mis Archivos o SFTP y un informe resumido en Estadísticas de uso de OCLC .
- Sus compromisos y metadatos se reflejarán en WorldCat.
Registrar los compromisos de retención de las copias impresas compartidas
Crear un perfil de colección
Nota: encuentre instrucciones sobre cómo crear una cuenta de administrador de colección si aún no tiene una.
- Crear una colección de pantalla - Imagen
- En su navegador, ingrese la URL de WorldShare para su biblioteca. La URL de WorldShare de su biblioteca tendrá el siguiente formato: https://yourlibrary.share.worldcat.org/wms. Reemplace yourlibrary con el identificador de su biblioteca.
- En la pantalla de inicio de sesión, introduzca su nombre de usuario y su contraseña.
- Haga clic en Iniciar sesión.
- Navegue a la ficha Metadatos > Administrador de colecciones > Crear una colección.
- Seleccione Colección de sincronización de datos en la lista desplegable Tipo de colección.
- Seleccione Registros de existencias locales en la lista desplegable Tipo de sincronización de datos.
- Haga clic en Crear.
Complete el acordeón de propiedades
- Acordeón de propiedades completado - Ejemplo
- Ingrese un Nombre de colección (p. ej., Retenciones de copias impresas compartidas de Mi biblioteca) para su colección. Debe incluir una copia impresa compartida en el nombre de la colección para identificarla como un procesamiento MARC para la colección de copias impresas compartidas.
- (Opcional) Ingrese el nombre del consorcio/terceros.
- Confirme que MARC esté seleccionado para el Formato de datos original.
- Seleccione si se utilizará el estado de registro para el procesamiento.
- En caso afirmativo, el procesamiento borrará las existencias si el estado es d en un registro (Byte de cabecera 05 (Cabecera/05). Tenga en cuenta que cuando la institución no puede exportar o cambiar el estado del registro a d y desea borrar las existencias, la institución debe completar una colección de sincronización de datos para Borrar existencias.
- Seleccione si desea eliminar las existencias de WorldCat cuando se elimine el LHR final.
- En caso contrario, las existencias se establecerán en todos los registros.
- En caso afirmativo, el procesamiento borrará las existencias si el estado es d en un registro (Byte de cabecera 05 (Cabecera/05). Tenga en cuenta que cuando la institución no puede exportar o cambiar el estado del registro a d y desea borrar las existencias, la institución debe completar una colección de sincronización de datos para Borrar existencias.
- Haga clic en Guardar en la parte superior de la pantalla.
Nota: la primera vez que haga clic en Guardar, se generará una ID de colección. La ID de la colección es un número único de 7 dígitos asignado a su colección de sincronización de datos que se utiliza como primer elemento en el nombre del archivo cuando se envían archivos a OCLC para su procesamiento.
Complete el acordeón de información de registros de existencias locales
- Se completó el acordeón de información de registros de existencias locales - Ejemplo
- Haga clic en Información de registros de existencias locales para abrir el acordeón.
cuando seleccione varias ubicaciones, use el botón Agregar (
) para crear filas adicionales.
Complete la ficha MFHD
- En la estimación inicial de la cantidad de registros, ingrese la cantidad aproximada de compromisos de retención que está registrando.
- (Opcional) Para obtener información del sistema local:
- Ingrese el proveedor.
- Ingrese el nombre del sistema.
- Ingrese la versión.
- Para la Ubicación del número de OCLC, seleccione la ubicación en sus registros en la lista desplegable.
- (Opcional) Para las ubicaciones de los números de registro de existencias del sistema local, seleccione la (las) ubicación(es) en sus registros de la lista desplegable.
- (Opcional) Para las ubicaciones de los números de registros bibliográficos del sistema local, seleccione la (las) ubicación(es) en sus registros de la lista desplegable. Enumere las ubicaciones en orden de prioridad.
- Haga clic en Guardar.
Complete la ficha de procesamiento
- Seleccione si desea utilizar el valor del estado de la adquisición. El estado de recepción o adquisición se indica en la posición 06 del campo 008.
- En caso afirmativo, se utilizan los valores válidos de los registros. Los valores válidos son 0-5.
- Si No, el valor se establecerá en 2 (Recibido y finalizado o detenido) si el tipo de valor de registro es x (existencias de material de una sola parte) y 0 (desconocido) para todos los demás tipos de registro.
- Si corresponde, ingrese la ubicación (etiqueta, subcampo o indicador) y el valor que aparece en esa ubicación para identificar los registros o campos que se excluirán del procesamiento en el campo Información excluida.
Nota:- Cuando se encuentra información excluida en el campo fijo, se excluirá el registro completo de la configuración/cancelación de existencias y se agregará al almacenamiento provisional de WorldCat .
- Cuando se encuentra información excluida en los campos variables, puede optar por excluir el registro o solo el campo seleccionando la acción correspondiente.
- Haga clic en Guardar.
Complete el acordeón de información de salida del registro MARC
- Haga clic en Información de salida del registro MARC para abrir el acordeón.
- Seleccione si desea habilitar la entrega de registros MARC .
- En caso de afirmativo, seleccione el tipo de registros que desea devolver en la lista desplegable Registros devueltos.
- Entregar solo mis registros de existencias locales : solo recibirá los registros de existencias locales creados con la nota de retención 583.
- Incluir un archivo separado de registros de WorldCat con los registros de mis existencias locales - Usted recibirá los registros bibliográficos y los registros de las existencias locales en archivos separados. Los registros bibliográficos más recientes de WorldCat no incluirán la nota de retención 583.
- Intercalar registros de existencias locales con registros de mi biblioteca - Recibirá registros bibliográficos y registros de existencias locales intercalados en orden numérico de OCLC.
- En caso de afirmativo, seleccione el tipo de registros que desea devolver en la lista desplegable Registros devueltos.
- Haga clic en Guardar progreso en la parte superior de la pantalla.
Complete el acordeón de la información de contacto
Se debe especificar la información ingresada en el acordeón de Información de contacto para que el personal de OCLC pueda comunicarse con usted si tiene preguntas acerca de su colección.
Debe ingresar un contacto antes de enviar su perfil. Si un agente/coordinador de grupo externo va a enviar sus datos, puede ingresar su información como segundo contacto.
- Haga clic en Información de contacto para abrir el acordeón.
- Ingrese el apellido del contacto.
- Ingrese el nombre del contacto.
- Ingrese el título del contacto.
- Ingrese el número de teléfono y la dirección de correo electrónico del contacto.
- Haga clic en Guardar progreso en la parte superior de la pantalla.
Nota: cuando agregue varios contactos, use el botón Agregar (
) para crear filas adicionales. Enumere los contactos en orden de prioridad.
Envíe su perfil de colección
Haga clic en Enviar colección en la parte superior de la pantalla.
- Los especialistas de la base de datos de OCLC no revisarán su perfil de colección hasta que se hayan recibido el perfil de su colección y el archivo de datos.
- No puede eliminar una colección una vez que se ha guardado y/o enviado para su revisión.
Envíe su archivo de datos
Antes de enviar sus datos, revise los siguientes requisitos de datos:
- Requisitos de datos para las colecciones de registros de existencias locales
- Directrices detalladas sobre metadatos
- Formato MARC 21 para datos de existencias y registros de existencias locales de OCLC
Cargue su archivo de datos
- En la interfaz de WorldShare, navegue hasta Metadatos > Mis archivos > Cargas.
- Haga clic en Elegir archivo para localizar el archivo que desea cargar. Para obtener más información, consulte Convenciones de nomenclatura de archivos.
- Seleccione su archivo y haga clic en Abrir. El nombre del archivo reemplaza "Ningún archivo" en el campo Cargar archivo.
- Seleccione Sincronización de datos LHR como tipo de archivo.
- Haga clic en Cargar. Aparecerá un mensaje de confirmación cuando el archivo se haya cargado correctamente. Si un archivo no se puede cargar, aparecerá un mensaje de error.
Convenciones de nomenclatura de archivos
Cada nombre de archivo debe ser único y debe cumplir con la siguiente convención de nomenclatura:
<collectionID><OCLCsymbol><optionaltext><YYYYMMDD><ID
<collectionID><OCLCsymbol>de<optionaltext><YYYYMMDD>colección>.<símbolo de OCLC>.sharedprint_ _.<n.º de archivo opcional>.mrc O <ID de colección>.<símbolo de OCLC>.sharedprint_ _.<n.º de archivo opcional>.xml
Los archivos de datos MARC deben tener la extensión de nombre de archivo que corresponda con el tipo de datos, por ejemplo, .mrc o .xml.
El "ID de colección" se genera después de hacer clic en Guardar progreso en el Administrador de colecciones por primera vez. Puede encontrar la ID de colección única de 7 dígitos en el acordeón de Propiedades. Registre este número, ya que lo necesitará para cambiar el nombre de su archivo de datos de acuerdo con la convención de nombres requerida. Esto garantizará que el archivo de datos que envíe coincida con la información de la colección que creó en el Administrador de colecciones.
Si necesita cargar más de un archivo de datos el mismo día para el mismo perfil (ID de colección), los nombres de archivo deben ser únicos. Una opción es utilizar el <optionaltext> de la convención de nombres requerida.
Reglas generales
Incluir
- Se debe utilizar un punto para separar los distintos elementos dentro de un nombre de archivo.
- Se debe incluir una ID de colección de sincronización de datos válida de 7 dígitos al principio del nombre de archivo, seguida inmediatamente de un punto.
- El símbolo de la institución de OCLC para el cual se debe procesar el archivo se debe incluir como segundo elemento del nombre de archivo, y debe ir precedido y seguido de un punto.
- Se permiten caracteres alfanuméricos. Las letras pueden ser tanto mayúsculas como minúsculas.
- Los caracteres de control @, $ y # se convertirán de la siguiente manera:
- @ será reemplazada por _64
- $ será reemplazado por _36
- # será reemplazado por _35
No incluir
- Puntos, guiones y/o guiones bajos al principio del nombre de archivo
- Espacios y otros caracteres no alfanuméricos
Próximos pasos
Un especialista de la base de datos de OCLC revisará su perfil de colección de copias impresas compartidas y su archivo de datos una vez que se hayan enviado. Si tienen alguna pregunta, se comunicarán con usted. Una vez que se haya aprobado su perfil y se hayan respondido todas sus preguntas, el especialista de la base de datos cambiará el estado de su colección de "En curso" a "Aceptada".
Sabrá que su archivo de datos ha sido procesado cuando vea los informes en Mis archivos o en el Portal de estadísticas de uso de OCLC .
Descargar sus resultados de Mis archivos
- En la interfaz de WorldShare, navegue hasta Metadatos > Mis archivos > Descargas.
- Ubique el archivo que desea descargar.
- Los informes incluirán un archivo .csv o .txt .
- Los archivos MARC incluyen un .mrc .
- En la columna Acción, haga clic en Descargar. El informe se descargará automáticamente en su computadora.
Salidas disponibles
Detalle de excepción de registros de existencias locales
Este informe muestra los identificadores de los registros de existencias locales que OCLC no pudo cargar o cargó en WorldCat con errores de validación.
Nota: si su archivo inicial de carga de copias impresas compartidas contiene errores críticos (es decir, nivel de error 3), deberá corregir cualquier error en su archivo de datos. Puede enviar un correo electrónico a support@oclc.org para obtener ayuda con esto.
Ubicación de salida: /metacoll/reports
Formato del nombre de archivo: metacoll.[symbol].datasync.[symbol_CollectionID_Unix Epoch timestamp].D[date procesado].T[hora de procesamiento].lhrdetailexcpt.1.mrc.txt
Nombre de archivo de ejemplo: metacoll.OCWMS.datasync.OCWMS_1015800_1471272054505.D20160817.T000000.lhrdetailexcpt.1.mrc.txt
Registros MARC de WorldCat
Nota: los registros MARC solo están disponibles si su perfil de colección incluía registros MARC de salida.
Ubicación de salida: /metacoll/reports
Formato del nombre de archivo: metacoll.[symbol].datasync.sharedprintlhr.[symbol_collectionID].D[AAAAMMDD].T[hhmmsssss].[file#].mrc
Acceder a los informes del Portal de estadísticas de uso de OCLC
- Inicie sesión en el Portal de estadísticas de uso de OCLC con su código de administrador o autorización de catalogación y contraseña. Su código de administrador o autorización de catalogación es un número de 9 dígitos que comienza con 100.
- En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Catalogación. Expanda el acordeón del Administrador de colecciones de WorldShare. Verá las categorías de informes disponibles. Nota: no verá las categorías de informes en la lista hasta que su primer informe esté disponible.
- Expanda el acordeón de Sincronización de datos. Seleccione el informe que desee ver.
- (Opcional). Puede cambiar el período cubierto por el informe en la parte superior izquierda de la pantalla si desea ver datos anteriores. Puede cambiar la fecha de inicio.
- Descargue el informe haciendo clic en Exportar en la esquina superior derecha de la pantalla.
Informes disponibles
Resumen de procesamiento de registros de existencias locales
Este informe muestra un resumen de los registros de existencias locales que coincidieron con registros en WorldCat.
Resumen de excepción de procesamiento de registros de existencias locales
Este informe muestra un resumen de los registros de existencias locales que no se pudieron cargar o que se cargaron en WorldCat con errores de validación.
Nota: consulte el archivo de detalles de excepción de procesamiento de registros de existencias locales para obtener detalles del error.
Ver sus compromisos de retención en WorldCat
Consulte Ver compromisos de retención de copias impresas compartidas para saber cómo ver sus compromisos de retención de copias impresas compartidas en FirstSearch, WorldCat Discovery, el Administrador de colecciones de WorldShare, el Administrador de registros de WorldShare y a través de la API de metadatos de WorldCat.