Ontlenen

 Als titel van een andere Pica deelnemer

ALGEMENE REGEL: WIJZIG NIET IN DE BIBLIOGRAFISCHE GEGEVENS

In een gezamenlijk catalogiseersysteem is het van essentieel belang dat gebruikers elkaars beschrijvingen op correcte wijze ontlenen. Daarvoor is een zeker vertrouwen in de werkwijze van de ander noodzakelijk. Toch is het voor sommige toepassingen gewenst een extra zekerheid te creëren ter voorkoming van fouten bij ontlenen.

Voor de produktie van een Nationale Bibliografie bijvoorbeeld is het zeker niet onredelijk de beschrijvingen die hiervoor worden gebruikt, extra te beveiligen.

Beveiliging van een beschrijving kan worden bereikt door een "v" in te voeren op positie 3 van kmc 0500. De titel is vanaf dat moment niet meer muteerbaar voor derden.

Bij het ontlenen van een beschrijving, gemaakt door een andere Pica-deelnemer, kunnen de volgende situaties zich voordoen:

• De titel is niet beschermd, heeft een x-status: alle gegevens zijn muteerbaar. Zoals hierboven reeds is gesteld: wijzig niets aan de beschrijving! Alleen evidente fouten moeten worden verbeterd. De beschrijving hoeft niet te worden gecontroleerd; dat is al gebeurd bij de invoer. Met name ingangen zijn heilig; zo gebruiken bijvoorbeeld openbare bibliotheken een deel van het hoofdwoord voor de opbouw van de signatuur. De afspraak is dan ook dat bij wijziging van het hoofdwoord in de kmc's 3000, 4000 en 321X (bijv. bij een MP met wijziging van het hoofdwoord), de instellingen die de titel in gebruik hebben, door de muterende gebruiker via een mail op de hoogte moeten worden gebracht van de wijziging.

Bij wijziging van positie 1 en/of positie 2 van kmc 0500 dienen de bibliotheken die de betreffende titel gebruiken via de mail-functie van de wijziging op de hoogte te worden gebracht.

Bij onenigheid omtrent de bibliografische gegevens beslist Pica, of in algemene gevallen het GGC Gebruikersraad. Muteer dus nooit zonder meer!

N.b.: Een uitzondering vormen de Leidse retro-tijdschrifttitels. De 2e positie van kmc 0500 kan zonder meer worden gemuteerd. Deze retrotitels zijn te herkennen door de invulling van kmc 0500 Abriq

• De titel is beschermd. In deze situatie kunnen alleen bibliografische gegevens worden toegevoegd. Ook hier geldt: houd rekening met de andere gebruiker.

In alle gevallen geldt dat vooral met ingangen zeer voorzichtig moet worden gehandeld. Zo is het bijvoorbeeld ongewenst dat thesaurerende gebruikers stuiten op titels waaraan meer ingangen op naam zijn toegevoegd dan eigenlijk noodzakelijk is. Immers: er moeten dan namen worden gethesaureerd waarop geen ingang is gewenst. Zo is het ook onjuist om aan een gethesaureerde titel ongethesaureerde namen toe te voegen. Immers: de thesaurerende gebruiker wordt nu geconfronteerd met een niet gecontroleerde naam. Ook het ongebreideld maken van verdubbelingen is een ongewenste situatie. Elke gebruiker dient op dit punt PAR 402 te volgen, waarbij duidelijk is gesteld dat het maximum aantal auteursingangen nooit meer dan 6 kan zijn en titelingangen niet meer dan 3. Meer ingangen zijn -behalve in zeer speciale uitzonderingsgevallen- overbodig.

Als tape-titel

Het Pica-bestand wordt regelmatig aangevuld met beschrijvingen van The British National Bibliography, The Library of Congress en Deutsche Bibliothek. Deze beschrijvingen zijn o.a. herkenbaar aan de broncode in kmc 0200.

Bij ontlenen van een tape-titel geldt als algemene regel: neem de titel zo veel mogelijk integraal over. Alleen evidente fouten moeten worden verbeterd. Annotaties worden niet vertaald. Alleen de inhoud van het impressum kan, indien nodig, worden bijgesteld (zie beschrijving KMC 4030).

Ontlenen van oudere beschrijvingen

Het bestand van het GGC bevat onder meer een groot aantal beschrijvingen die zijn vervaardigd vóór 1 maart 1985. De huidige richtlijnen waren op deze beschrijvingen niet van toepassing. Indien een dergelijke beschrijving bij het ontlenen toch moet worden bijgewerkt -hoewel dit in principe moet worden vermeden- gelden de volgende afspraken: