Antes de que un documento o un objeto compuesto se agregue a una colección y esté disponible para los usuarios finales, debe ser aprobado e indexado. Puede aprobar documentos si tiene derechos para aprobar documentos y construir índices.
Usando la función de aprobación, los administradores de CONTENTdm pueden revisar términos de vocabulario controlado, documentos y objetos compuestos que se hayan subido a la cola de pendientes desde una o más estaciones de trabajo del Cliente de Proyecto de CONTENTdm o que se hayan agregado mediante la función de adición basada en la web en la Administración de CONTENTdm.
Puede aprobar los documentos pendientes:
Nota: Solo se puede ejecutar un proceso de aprobación o de indexación a la vez para la misma colección (es decir, los procesos de aprobación e indexación no se ejecutan simultáneamente). Por ejemplo, cuando un índice programado se está ejecutando en el servidor, la aprobación programada subsiguiente se pone en cola y se ejecutará cuando el índice programado se complete.
Después de iniciar sesión en Administración de CONTENTdm, haga clic en la pestaña documentos y luego en aprobar. (Los usuarios del Cliente del proyecto con los derechos adecuados pueden acceder a la página de Aprobación desde el menú de Administration). Todos los archivos en la cola de espera de la colección especificada se muestran. Puede revisar, aprobar o eliminar esos documentos, así como revisar y editar términos de vocabulario controlado, y configurar o gestionar aprobaciones programadas y pendientes.
Los documentos aprobados se añaden a la colección, pero no se pueden buscar ni explorar hasta que se construya el índice de texto (para más información, consulte Construir un índice de colección (en anglais)).
Aunque puede aprobar una gran cantidad de documentos a la vez, para mantener un rendimiento aceptable, le recomendamos que limite su aprobación de documentos en lotes de menos de 50 000 documentos.
Puede optar por aprobar todos los documentos pendientes y los términos de vocabulario controlado a la vez, o puede revisar las acciones detalladas de la cola de aprobación y editar, aprobar o eliminar documentos y términos individuales.
Nota: Se puede ver un máximo de 100 documentos a la vez en la cola de pendientes. A medida que se aprueben los documentos, se mostrarán los documentos restantes en la cola de espera.
Si usted utiliza las opciones completas de acciones de la cola de aprobación, todos los documentos se agregan a la colección, incluidos aquellos que contienen términos de vocabulario controlado no autorizados. Los términos no autorizados del vocabulario controlado se agregan a la colección, pero no se añaden a la lista del vocabulario controlado.
Nota: los documentos que no tienen metadatos en los campos obligatorios se aprueban al aprobar todos los documentos.
Cuando se completa el proceso de aprobación, la página Aprobar documentos muestra un estado actualizado y una vista de los documentos en la cola de pendientes.
El proceso de indexación comienza a ejecutarse tan pronto como se completa la aprobación. Para más información sobre la indexación, consulte Crear un índice de colección.
Precaución: Si elige eliminar todos los documentos de la cola de espera, se eliminarán todos los documentos cargados por cualquier usuario. Haga clic en Cancelar para volver a la página Aprobar documentos sin eliminar documentos.
La página Aprobar documentos se recarga, mostrando una vista actualizada de los documentos en la cola de pendientes.
Las acciones detalladas de la cola de aprobación le permiten editar y agregar documentos en la cola de espera. Si utiliza las opciones detalladas de acciones en la cola de aprobación, solo se agregarán a la colección los documentos seleccionados. No puede aprobar documentos que tengan términos de vocabulario controlado no autorizados a menos que primero agregue esos términos al vocabulario controlado o los edite para que se ajusten. Para más información, consulte Vocabulario controlado (en anglais).
Nota: se muestra un máximo de 100 documentos a la vez. A medida que se aprueban o eliminan documentos, la pantalla se actualiza para mostrar los siguientes 100 documentos en la cola de pendientes.
En el cuadro de Acciones de la Cola de Aprobación Detallada, seleccione el documento o los documentos y haga clic en Eliminar. La página Aprobar documentos se muestra, y los documentos ya no se muestran como documentos pendientes.
Nota: los documentos eliminados se eliminan permanentemente y nunca se agregan a la colección a menos que se vuelvan a agregar y sean aprobados.
Las aprobaciones programadas aprueban todos los documentos actualmente pendientes y los términos de vocabulario controlado.
Nota: para agregar términos al vocabulario controlado, debe usar las acciones detalladas de la cola de aprobación en la página Aprobar documentos.
Usted puede elegir configurar un proceso de aprobación para que comience una vez en una fecha y hora futuras específicas, o utilizar aprobaciones recurrentes. Esta es una forma útil de automatizar algunas de sus tareas de gestión de colecciones y permitir que los procesos de aprobación se ejecuten en segundo plano en momentos convenientes. (Es posible que desee programar también los procesos de indexación relacionados). Para obtener más información, consulte Crear un índice de colección (en anglais). Después de haber configurado las aprobaciones programadas, puede ver y cancelar las aprobaciones pendientes.
Nota: Todas las horas se muestran en la zona horaria de su servidor.
Puede confirmar que el proceso se ejecutó con éxito consultando (en anglais) el historial de aprobaciones.
Si tiene más de tres aprobaciones pendientes, haga clic en Ver todo. La página de Aprobaciones Programadas se muestra, enumerando todas las aprobaciones pendientes. Puede optar por cancelar una o todas las aprobaciones programadas.
Después de hacer clic en Cancelar o Cancelar todo, aparecerá un cuadro de diálogo que confirma que desea cancelar el/los proceso(s) de aprobación.
Nota:
Un vocabulario controlado define una lista de términos válidos que pueden aparecer en los campos de metadatos dentro de CONTENTdm. Un vocabulario controlado permite a un administrador restringir los metadatos en campos seleccionados a palabras o frases específicas. Los términos de vocabulario controlado pendientes que se muestran en la página Aprobar documentos no están autorizados para la colección hasta que usted los agregue o edite.
Agregar. Agrega el término al vocabulario controlado.
Editar. Le lleva a una lista de edición que le proporciona una lista de todos los documentos que contienen el término de vocabulario pendiente en sus metadatos. Hacer clic en editar para uno de esos documentos le permite editar el término.
Nota: si usted está administrando un vocabulario controlado compartido, cualquier cambio también modificará el vocabulario en otros campos y colecciones que lo utilizan. Una buena práctica es revisar siempre la lista de campos y colecciones que comparten el vocabulario controlado antes de realizar cambios para ayudarle a determinar el impacto. Para más información, consulte Use el vocabulario controlado (en anglais).
Para añadir término(s) al vocabulario controlado:
Nota: Si el término que usted cambió no está en la lista de vocabulario controlado, aparecerá un mensaje que indica que el término no está en el campo de vocabulario controlado.
Al hacer clic en Aceptar, se muestra la página Editar documento pendiente.
El historial de aprobaciones le permite revisar la fecha, hora, duración y número de documentos en todos los procesos de aprobación anteriores (tanto programados como inmediatos).
Haga clic en el enlace "ver historial de aprobaciones" en la esquina superior derecha de "Acciones completas de la cola de aprobación".