Un vocabulario controlado define una lista de términos válidos que pueden aparecer en los campos de metadatos dentro de CONTENTdm. Habilitar un vocabulario controlado ayuda a asegurar una entrada de metadatos coherente y rápida.
Un administrador establece qué campos de la colección utilizan un vocabulario controlado. (Los vocabularios controlados no pueden utilizarse con campos administrativos). Los campos y colecciones pueden compartir vocabularios controlados, lo que significa que otros administradores de colecciones pueden editarlos.
Se puede habilitar un vocabulario controlado cuando usted agrega un nuevo campo o edita un campo. Para mostrar las opciones de vocabulario controlado, seleccione la opción Sí para la propiedad de vocabulario controlado en las páginas Agregar campo o Editar campo.
Nota: Solo los campos de tipo de datos «texto» pueden tener habilitado el vocabulario controlado.
Para más información sobre cómo agregar y editar campos, consulte las propiedades de los campos (en anglais).
Seleccione qué tipo de lista de vocabulario controlado desea usar:
Nota: Puede revisar el tesauro seleccionado haciendo clic en Ver tesauro.
Si necesita asistencia para acceder a la ruta, adjunte su archivo de texto de Vocabulario Controlado a un correo electrónico y envíelo a Soporte de OCLC, haciendo referencia a la URL de su servidor CONTENTdm. Póngase en contacto con Soporte de OCLC para obtener más información.
Al habilitar el vocabulario controlado, también está habilitando la capacidad de administrar el vocabulario controlado. Esto significa agregar y eliminar términos en la lista de vocabulario permitido para ese campo. También puede cambiar la configuración sobre si se comparte el vocabulario controlado.
Nota: Si usted administra un vocabulario controlado compartido, cualquier cambio también modificará el vocabulario en otros campos y colecciones que lo utilizan. Una buena práctica es revisar siempre la lista de campos y colecciones que comparten el vocabulario controlado antes de realizar cambios para ayudarle a determinar el impacto. Para más información, consulte Compartir y gestionar un vocabulario controlado compartido (en anglais) a continuación.
Una vez que se haya habilitado el vocabulario controlado, usted puede agregar y eliminar términos de la lista de vocabulario. Para administrar el vocabulario controlado, debe estar en la página Editar campo. Luego, haga clic en Administrar vocabulario controlado (o en Administrar vocabulario controlado compartido, si está compartido) para agregar términos (uno por línea), eliminar términos (uno por línea), explorar el vocabulario definido actualmente (se abre en una ventana aparte) y verificar el contenido existente del campo con el vocabulario definido. El número máximo de caracteres permitidos para un solo término es 128.
También puede añadir términos de referencia cruzada al añadir términos de vocabulario controlado. Esto le permite guiar a los catalogadores que desean usar un término similar hacia el término correcto del vocabulario controlado. Por ejemplo, puede asignar la palabra "coches" a la palabra "automóviles."
Una vez que haya terminado de administrar el vocabulario controlado, la nueva referencia cruzada se mostrará en la lista de vocabulario controlado.
Otra opción dentro de la página Administrar vocabulario es la capacidad de verificar el vocabulario controlado para la colección actual. Esto es útil si usted ha asignado un vocabulario controlado a un campo después de que se hayan agregado documentos a la colección. Al verificar el vocabulario controlado, cualquier término que se encuentre y que no esté en la lista de vocabulario controlado se enumerará en una ventana separada. Debe volver al cuadro de texto Agregar término para añadir los términos.
Sugerencia: utilice CTRL+C para copiar los términos no verificados del cuadro de texto Verificar y luego utilice el botón Atrás de su navegador para regresar a la página Administrar vocabulario. Use CTRL+V para pegar los términos no verificados en el cuadro de texto Agregar Término. Realice cualquier edición en la lista antes de hacer clic en el botón Adicionar.
Nota: este nombre se mostrará más adelante en la lista desplegable Elegir el Vocabulario Controlado y estará disponible al editar otros campos y colecciones. El nombre también se utilizará en las páginas de administración como identificador. (Después de que el vocabulario controlado sea nombrado y guardado, no podrá cambiar el nombre más adelante. Asegúrese de considerar la denominación en toda su organización.
Un vocabulario controlado compartido es un único archivo de vocabulario controlado, almacenado en el directorio de configuración del servidor. Cada campo que utiliza el vocabulario controlado compartido usa el mismo archivo, y todos los campos asociados con ese archivo tienen la misma relación con él. En otras palabras, una vez que se habilita el intercambio y otro campo o un campo en una colección diferente utiliza el vocabulario controlado, no hay designación para identificar qué campo originó el vocabulario controlado compartido. Cualquiera que administre los campos utilizando el vocabulario controlado compartido puede realizar cambios en la lista de términos, y esos cambios se reflejan dondequiera que se use el vocabulario controlado. (Los vocabularios controlados no pueden utilizarse con campos administrativos).
Antes de que decida habilitar un vocabulario controlado compartido, considere cómo se utilizará en toda su organización y a lo largo del tiempo. Defina pautas para cambios y convenciones aceptables, u otros temas que puedan ser importantes para sus colecciones a medida que estas crecen. También debe definir un nombre para el vocabulario que funcionará con el tiempo como un identificador único, ya que el nombre que cree para el vocabulario controlado compartido no se puede editar después de haberlo guardado y habilitado para compartir.
Además de administrar la lista de términos, los vocabularios controlados compartidos pueden deshabilitarse para campos individuales, eliminarse del servidor e importarse al importar una colección.
Se puede habilitar un vocabulario controlado compartido al agregar un nuevo campo, al editar un campo o al administrar un vocabulario controlado. Los procedimientos para habilitar vocabularios controlados compartidos se explican en secciones anteriores de este tema:
Administrar un vocabulario controlado compartido significa que usted puede ver y editar la lista de términos de vocabulario y verificarla.
El proceso para administrar la lista de términos de un vocabulario controlado compartido es el mismo que para administrar un vocabulario controlado que no se comparte con otros campos o colecciones (consulte Administración de vocabulario controlado (en anglais)).
Sin embargo, si usted está administrando un vocabulario controlado compartido, cualquier cambio también modificará el vocabulario en otros campos y colecciones que lo utilizan. Una buena práctica es revisar siempre la lista de campos y colecciones que comparten el vocabulario controlado antes de realizar cambios, para ayudarle a determinar cómo ese cambio puede afectar a otros campos y colecciones. Puede acceder a esta lista haciendo clic en Ver lista de campos y colecciones que comparten este vocabulario controlado. La lista de campos y colecciones se muestra en una nueva ventana.
Deshabilitar un vocabulario controlado compartido significa que usted no desea que el vocabulario controlado de un campo en particular sea utilizado por otros campos y colecciones.
Cuando usted elige no compartir un vocabulario controlado previamente compartido al trabajar con un campo en particular, se hace una copia del archivo original de vocabulario controlado compartido, y se convierte en un vocabulario controlado para ese campo que no es compartido por ningún otro campo o colección. Cualquier cambio en el vocabulario controlado desde ese momento en adelante afectará únicamente a ese campo. El vocabulario controlado compartido original aún existe para otros campos y colecciones que lo utilizan.
Un vocabulario controlado compartido se almacena en el servidor mientras uno o más campos estén configurados para usarlo y el uso compartido esté habilitado. Para eliminar un vocabulario controlado compartido, es necesario editar todos los campos que utilizan dicho vocabulario para que ya no estén vinculados al archivo de vocabulario controlado compartido.
Si necesita basar uno o más campos en la lista de términos del vocabulario controlado compartido antes de que se elimine, puede deshabilitar el uso compartido del vocabulario controlado para cada uno de esos campos. Al deshabilitar el uso compartido mientras el vocabulario controlado sigue habilitado, se genera una copia local del vocabulario controlado compartido para ese campo, que se convierte en una versión no compartida del vocabulario controlado. Cuando se desactiva el uso compartido en el último campo que utiliza ese vocabulario controlado, el archivo de vocabulario controlado compartido se elimina del servidor y ya no está disponible para ser utilizado por otros campos desde la lista desplegable Elegir el Vocabulario Controlado en las páginas Agregar Campo y Editar Campo.
Cuando se desactiva el uso compartido en el último campo que utiliza ese vocabulario controlado, el archivo de vocabulario controlado compartido se elimina del servidor y ya no está disponible para ser utilizado por otros campos desde la lista desplegable Elegir el Vocabulario Controlado en las páginas Agregar Campo y Editar Campo.
Precaución: Si se cambia la configuración del vocabulario controlado a No para todos los campos que lo comparten, el vocabulario controlado compartido no se eliminará y seguirá estando disponible en la lista desplegable, pudiendo ser utilizado por otros campos. Debe cambiar el uso compartido cuando solo un campo sigue utilizando el vocabulario controlado compartido. Al deshabilitar esta última conexión de compartición, se notifica a CONTENTdm que nunca debe compartirse ni existir en el futuro, y el vocabulario controlado compartido se elimina del servidor.