Administre flujos de trabajo de préstamo interbibliotecario manual (ILL)
Es posible administrar los préstamos interbibliotecarios (ILL) de forma manual fuera de los sistemas de ILL establecidos, como Tipasa o WorldShare ILL. Al administrar los ILL de forma manual, es posible compartir materiales con instituciones que utilicen diferentes productos de ILL o con instituciones que carezcan de un flujo de trabajo de ILL estándar.
Al etiquetar una reserva como solicitud de ILL manual, es posible rastrear las ID de solicitudes externas y los detalles de la institución mientras el sistema maneja la reserva y el préstamo como una solicitud de ILL estándar.
Nota: la función ILL manual de Circulación de WMS está destinada a clientes que utilizan sistemas externos, como ZFL. Los usuarios de WorldShare ILL y Tipasa deben continuar usando la funcionalidad de Solicitudes fuera del sistema.
Configuración manual del flujo de trabajo de ILL
Los flujos de trabajo de ILL manuales se pueden habilitar en Configuración del servicio de OCLC; para ello, vaya a Integraciones > Configuración de ILL > Manual.
Una vez habilitada esta opción, también puede configurar una ubicación temporal de existencias y estantes para los materiales temporales que se crean automáticamente como parte de los flujos de trabajo manuales de ILL. Además, puede optar por retirar automáticamente los materiales temporarios al momento del registro de devolución.
Para crear y administrar solicitudes de ILL manuales, el personal debe tener el permiso MANAGE_MANUAL_ILL. Este permiso está disponible para todos los roles de Circulación excepto el rol Restringido de trabajador estudiante. Para obtener más información, consulte Funciones de circulación.
Flujos de trabajo manuales
Están disponibles los siguientes flujos de trabajo y funciones de ILL manual:
Flujos de trabajo de la entidad prestadora
Es posible crear solicitudes de préstamo de ILL manuales directamente desde la UI del personal de circulación cuando está suministrando materiales a otra biblioteca fuera de un sistema automatizado de ILL. Las solicitudes de préstamo ILL manuales se pueden crear directamente desde la UI del personal de circulación desde las siguientes pantallas:
- Pantalla de registro bibliográfico
- Pantalla de material
- Pantalla de reservas del usuario
Nota: su cuenta debe tener el nuevo permiso MANAGE_MANUAL_ILL para crear o editar estas solicitudes. En el caso de los grupos de WMS, los usuarios solo podrán crear solicitudes para usuarios de su propia institución para materiales que pertenezcan a su propia institución.
Solicitudes en préstamo desde la pantalla de registro bibliográfico
Para crear una solicitud de préstamo de ILL manual desde la pantalla de registro bibliográfico:
- Navegar a Circulación
- En el panel de la izquierda, haga clic en Identificar Materiales.
- Buscar un registro bibliográfico.
- Hacer clic en el título de un registro bibliográfico
- Haga clic en la pestaña Reservas .
- Haga clic en la flecha junto a Realizar reserva y seleccione Realizar solicitud de préstamo ILL manual.
- La ventana Realizar solicitud de préstamo ILL manual se abrirá. Complete los siguientes campos de solicitud:
(* indica un campo obligatorio):
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Título | Se completa automáticamente. |
| Usuario * | Escriba o escanee el código de barras del usuario o busque un usuario. Para las solicitudes externas de ILL, se debe utilizar una cuenta de usuario dedicada para realizar el seguimiento de las solicitudes fuera del sistema). Las siguientes opciones de búsqueda están disponibles. Haga clic en el menú desplegable a la izquierda del campo para hacer una selección:
|
| ID de solicitud externa * | Ingrese la ID externa para la solicitud o use la ID que se completará automáticamente y que será el valor predeterminado del campo.
Nota: las ID tienen una longitud máxima de 100 caracteres y no pueden estar en blanco ni contener espacios. Las ID deben ser únicas frente a otras ID de solicitud externa y códigos de barras. |
| Institución solicitante |
Ingrese el ISIL de la institución solicitante (predeterminado) o busque una institución.
|
| Completar desde | Seleccione la ubicación desde la cual cumplirá con la reserva. |
| Institución de retirada | La institución que realiza la solicitud se completa automáticamente. No se puede editar. |
| Sucursal de retirada * | El valor predeterminado es la sucursal principal del usuario. El personal también puede seleccionar una sucursal del menú desplegable. |
| Ubicación de retirada * | Muestra las ubicaciones de servicio disponibles en la sucursal seleccionada. Seleccione una ubicación en el menú desplegable. |
| Reserva * | Haga clic en el ícono de calendario para seleccionar una fecha de inicio y finalización para la solicitud de reserva. |
| Notas | Haga clic en la pestaña Público o Personal para crear notas para la solicitud. Las notas creadas en la ficha Personal no son visibles para los usuarios. |
- Haga clic en Realizar solicitud.
- Una vez que la solicitud se haya realizado correctamente, el material aparecerá en la lista de reservas para su recuperación.
Solicitudes en entrega en préstamo desde la pantalla del material
Para crear una solicitud de préstamo ILL manual desde la pantalla del Material:
- En el panel de la izquierda, haga clic en Identificar Materiales.
- Para buscar por código de barras, escanee el código de barras o escríbalo en el cuadro Ingresar código de barras. Si escribe el número, haga clic en Ir o pulse <Enter>.
- Para buscar materiales, escriba el término o términos de búsqueda en el cuadro de texto. Consulte Buscar materiales para obtener más información sobre cómo limitar las búsquedas y elegir un índice para buscar.
- Haga clic en Buscar o pulse <Intro>.
- Haga clic en el título del material deseado. Se abre la pantalla Copias .
- Haga clic en el ícono de lápiz en la columna Acción del material deseado. Se abrirá la pantalla de detalles del material.
- Haga clic en Realizar solicitud ILL manual en la parte superior derecha de la pantalla y complete los siguientes campos de solicitud en la pantalla Realizar solicitud de préstamo ILL manual:
(* indica un campo obligatorio):
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nivel de reserva | Solo se muestra para reservas realizadas desde la pantalla Ayudar a usuarios. Se supone automáticamente que las reservas realizadas desde el registro bibliográfico o de material son reservas a nivel bibliográfico o de material. |
| Título | Se completa automáticamente. |
| Material | Se completa automáticamente. Solo se muestra si la solicitud es para una reserva de material. |
| Usuario * | Escriba o escanee el código de barras del usuario o busque un usuario. Para las solicitudes externas de ILL, se debe utilizar una cuenta de usuario dedicada para realizar el seguimiento de las solicitudes fuera del sistema. Las siguientes opciones de búsqueda están disponibles. Haga clic en el menú desplegable a la izquierda del campo para hacer una selección:
|
| ID de solicitud externa * | Ingrese la ID externa para la solicitud o use la ID que se completará automáticamente y que será el valor predeterminado del campo.
Nota: las ID tienen una longitud máxima de 100 caracteres y no pueden estar en blanco ni contener espacios. Las ID deben ser únicas frente a otras ID de solicitud externa y códigos de barras. |
| Institución solicitante |
Ingrese el ISIL de la institución solicitante (predeterminado) o busque una institución.
|
| Institución de retirada | La institución que realiza la solicitud se completa automáticamente. No se puede editar. |
| Sucursal de retirada * | El valor predeterminado es la sucursal principal del usuario. El personal también puede seleccionar una sucursal del menú desplegable. |
| Ubicación de retirada * | Muestra las ubicaciones de servicio disponibles en la sucursal seleccionada. SSeleccione una ubicación en el menú desplegable. |
| Reserva * | Haga clic en el ícono de calendario para seleccionar una fecha de inicio y finalización para la solicitud de reserva. |
| Reclamación | Se muestra en los materiales que actualmente están prestados. Marque la casilla y establezca una fecha de revocación para revocar el material del prestatario actual a fin de cumplir con la solicitud de préstamo externo. |
| Priorizar | Marque la casilla para mover al usuario al principio de la cola, si es necesario. Aparece al crear una nueva reserva (o al editar una reserva externa de ILL existente, si la reserva aún no se ha completado).
Nota: los usuarios deben tener el permiso MOVE_HOLD_REQUEST para poder utilizar Priorizar. |
| Notas | Haga clic en la pestaña Público o Personal para crear notas para la solicitud. Las notas creadas en la ficha Personal no son visibles para los usuarios. |
- Haga clic en Realizar solicitud.
- Una vez que la solicitud se haya realizado correctamente, el material aparecerá en la lista de reservas para su recuperación.
Solicitudes en préstamo de la pantalla de reservas del usuario
Para crear una solicitud de préstamo ILL manual desde la pantalla Reservas del usuario:
- Buscar un usuario
- Haga clic en el nombre del usuario para el que se realizará la solicitud. Para las solicitudes externas de ILL, se debe utilizar una cuenta de usuario dedicada para realizar el seguimiento de las solicitudes fuera del sistema).
- Haga clic en la pestaña Reservas .
- Haga clic en la flecha junto a Realizar reserva y seleccione Realizar solicitud de préstamo ILL manual.
- La ventana Realizar solicitud de préstamo ILL manual se abrirá. Complete los siguientes campos de solicitud:
(* indica un campo obligatorio):
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Título | Se completa automáticamente. |
| Usuario * | Escriba o escanee el código de barras del usuario o busque un usuario. Para las solicitudes externas de ILL, se debe utilizar una cuenta de usuario dedicada para realizar el seguimiento de las solicitudes fuera del sistema. Las siguientes opciones de búsqueda están disponibles. Haga clic en el menú desplegable a la izquierda del campo para hacer una selección:
|
| ID de solicitud externa * | Ingrese la ID externa para la solicitud o use la ID que se completará automáticamente y que será el valor predeterminado del campo.
Nota: las ID tienen una longitud máxima de 100 caracteres y no pueden estar en blanco ni contener espacios. Las ID deben ser únicas frente a otras ID de solicitud externa y códigos de barras. |
| Institución solicitante |
Ingrese el ISIL de la institución solicitante (predeterminado) o busque una institución.
|
| Completar desde | Seleccione la ubicación desde la cual cumplirá con la reserva. |
| Institución de retirada | La institución que realiza la solicitud se completa automáticamente. No se puede editar. |
| Sucursal de retirada * | El valor predeterminado es la sucursal principal del usuario. El personal también puede seleccionar una sucursal del menú desplegable. |
| Ubicación de retirada * | Muestra las ubicaciones de servicio disponibles en la sucursal seleccionada. Seleccione una ubicación en el menú desplegable. |
| Reserva * | Haga clic en el ícono de calendario para seleccionar una fecha de inicio y finalización para la solicitud de reserva. |
| Notas | Haga clic en la pestaña Público o Personal para crear notas para la solicitud. Las notas creadas en la ficha Personal no son visibles para los usuarios. |
- Haga clic en Realizar solicitud.
- Una vez que la solicitud se haya realizado correctamente, el material aparecerá en la lista de reservas para su recuperación.
Administrar solicitudes de préstamo ILL manuales
Ver, editar y borrar solicitudes de ILL manuales. Se realiza un seguimiento de la ID de solicitud externa en todo el sistema y se muestra en el widget de Estado del material, en la lista de Reservas del usuario y en la lista de reservas.
Las solicitudes de préstamo de ILL manuales se identifican como Manual en circulación. El personal con el permiso MANAGE_MANUAL_ILL puede editar la ID de solicitud externa y la institución solicitante mientras la solicitud esté activa. Todos los demás campos siguen las reglas y permisos de edición de Circulación existentes.
Flujos de trabajo de prestatarios
Se pueden crear solicitudes de préstamo de ILL manuales cuando se solicitan materiales de otra biblioteca fuera de un sistema de ILL automatizado. Utilice la opción Realizar solicitud de préstamo ILL manual en la IU del personal de circulación para realizar estas solicitudes. Las solicitudes de préstamo ILL manuales se pueden crear directamente desde la UI del personal de Circulación desde las siguientes pantallas:
- Pantalla de registro bibliográfico
- Pantalla de reservas del usuario
Las solicitudes de documentos en préstamo de ILL manuales se administran como reservas y préstamos de ILL estándar, y permanecen vinculadas a la ID de solicitud externa durante todo el ciclo de vida de la solicitud. La ID de solicitud externa se muestra en el widget de Estado del material, la lista de reservas del usuario y la lista de reservas. Para obtener más información sobre la búsqueda por ID de solicitud externa, consulte Búsqueda de material temporal a continuación.
Las solicitudes de préstamo de ILL manuales crean automáticamente un material temporal, generan una ID de solicitud externa editable, y le permiten registrar la institución proveedora utilizando un ISIL, símbolo de OCLC, ID de registro o texto libre. Opcionalmente, puede ingresar una fecha de vencimiento del préstamo ILL.
Solicitudes de préstamo desde la pantalla de registro bibliográfico
Para crear una solicitud de préstamo de ILL manual desde la pantalla de registro bibliográfico:
- Navegar a Circulación
- En el panel de la izquierda, haga clic en Identificar Materiales.
- Buscar un registro bibliográfico.
- Hacer clic en el título de un registro bibliográfico
- Haga clic en la pestaña Reservas .
- Haga clic en la flecha junto a Realizar reserva y seleccione Realizar solicitud de préstamo ILL manual.
- La ventana Realizar solicitud de préstamo manual ILL se abrirá. Complete los siguientes campos de solicitud:
(* indica un campo obligatorio):
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Título | Se completa automáticamente. |
| Usuario * | Escriba o escanee el código de barras del usuario o busque un usuario. Para las solicitudes externas de ILL, se debe utilizar una cuenta de usuario dedicada para realizar el seguimiento de las solicitudes fuera del sistema. Las siguientes opciones de búsqueda están disponibles. Haga clic en el menú desplegable a la izquierda del campo para hacer una selección:
|
| ID de solicitud externa * | Ingrese la ID externa para la solicitud o use la ID que se completará automáticamente y que será el valor predeterminado del campo.
Nota: las ID tienen una longitud máxima de 100 caracteres y no pueden estar en blanco ni contener espacios. Las ID deben ser exclusivas de otras ID de solicitud externa y códigos de barras. |
| Institución proveedora |
Ingrese el ISIL de la institución proveedora (predeterminado) o busque una institución.
|
| Fecha de vencimiento del préstamo | Ingrese una fecha de vencimiento para el préstamo. Las fechas se pueden ingresar en el campo en formato MM/DD/AAAA o se pueden ingresar haciendo clic en el ícono de calendario. |
| Institución de retirada | La institución que realiza la solicitud se completa automáticamente. No se puede editar. |
| Sucursal de retirada * | El valor predeterminado es la sucursal principal del usuario. El personal también puede seleccionar una sucursal del menú desplegable. |
| Ubicación de retirada | Muestra las ubicaciones de servicio disponibles en la sucursal seleccionada. Seleccione una ubicación en el menú desplegable. |
| Reserva * | Haga clic en el ícono de calendario para seleccionar una fecha de inicio y finalización para la solicitud de reserva. |
| Suspender | Si lo desea, ingrese un rango de fechas para suspender la reserva. Las fechas se pueden ingresar en el campo en formato MM/DD/AAAA o se pueden ingresar haciendo clic en el ícono de calendario. |
| Notas | Haga clic en la pestaña Público o Personal para crear notas para la solicitud. Las notas creadas en la ficha Personal no son visibles para los usuarios. |
- Haga clic en Realizar solicitud.
Solicitudes de préstamo de la pantalla de reservas del usuario
Para crear una solicitud de préstamo ILL manual desde la pantalla Reservas del usuario:
- Buscar un usuario
- Haga clic en el nombre del usuario para el que se realizará la solicitud. Para las solicitudes externas de ILL, se debe utilizar una cuenta de usuario dedicada para realizar el seguimiento de las solicitudes fuera del sistema).
- Haga clic en la pestaña Reservas .
- Haga clic en la flecha junto a Realizar reserva y seleccione Realizar solicitud de préstamo ILL manual.
- La ventana Realizar solicitud de préstamo manual ILL se abrirá. Complete los siguientes campos de solicitud:
(* indica un campo obligatorio):
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Título* | Ingrese un título y haga clic en Buscar. El campo tiene como valor predeterminado la selección de títulos directamente desde WorldCat. Para ingresar texto libre, haga clic en el icono de lupa y seleccione Texto libre. |
| Mecenas | Se completa automáticamente con el usuario para el que se realiza la solicitud. No se puede editar. |
| ID de solicitud externa * | Ingrese la ID externa para la solicitud o use la ID que se completará automáticamente y que será el valor predeterminado del campo.
Nota: las ID tienen una longitud máxima de 100 caracteres y no pueden estar en blanco ni contener espacios. Las ID deben ser únicas frente a otras ID de solicitud externa y códigos de barras. |
| Institución proveedora |
Ingrese el ISIL de la institución proveedora (predeterminado) o busque una institución.
|
| Fecha de vencimiento del préstamo | Ingrese una fecha de vencimiento para el préstamo. Las fechas se pueden ingresar en el campo en formato MM/DD/AAAA o se pueden ingresar haciendo clic en el ícono de calendario. |
| Institución de retirada | La institución que realiza la solicitud se completa automáticamente. No se puede editar. |
| Sucursal de retirada * | El valor predeterminado es la sucursal principal del usuario. El personal también puede seleccionar una sucursal del menú desplegable. |
| Ubicación de retirada | Muestra las ubicaciones de servicio disponibles en la sucursal seleccionada. Seleccione una ubicación en el menú desplegable. |
| Reserva * | Ingrese un rango de fechas para la reserva. Las fechas se pueden ingresar en el campo en formato MM/DD/AAAA o se pueden ingresar haciendo clic en el ícono de calendario. |
| Suspender | Si lo desea, ingrese un rango de fechas para suspender la reserva. Las fechas se pueden ingresar en el campo en formato MM/DD/AAAA o se pueden ingresar haciendo clic en el ícono de calendario. |
| Notas | Haga clic en la pestaña Público o Personal para crear notas para la solicitud. Las notas creadas en la ficha Personal no son visibles para los usuarios. |
- Haga clic en Realizar solicitud.
Administrar solicitudes de préstamo ILL manuales
Las solicitudes de préstamos ILL manuales se identifican como Manual en circulación. El personal con el permiso MANAGE_MANUAL_ILL puede editar la ID de solicitud externa, la institución proveedora y la fecha de vencimiento del préstamo mientras la solicitud está activa. Todos los demás campos siguen las reglas y permisos de edición de Circulación existentes.
Búsqueda de material temporario
Es posible buscar materiales temporales relacionados con solicitudes externas utilizando el índice de búsqueda de solicitudes externas debajo de Encontrar materiales.
Para buscar un material temporal relacionado con una solicitud externa:
- Navegar a Circulación
- En el panel de la izquierda, haga clic en Identificar Materiales.
- Seleccione Materiales temporales en el menú desplegable Tipo de datos.
- Seleccione Solicitud externa en el menú desplegable de Índice.
- Ingrese la ID de solicitud externa en el campo Término(s) .
- Haga clic en Buscar.
Nota: los materiales temporales relacionados con solicitudes de préstamo manuales de ILL se darán de baja automáticamente al momento de la devolución si una biblioteca ha configurado el retiro automático de materiales temporales relacionados con solicitudes de ILL. Para obtener más información, consulte Configuración de ILL. Si se borra la reserva, también se dará de baja los materiales temporarios creados para solicitudes de préstamo de ILL manuales.
Notificaciones a los usuarios
Las ID de solicitudes externas también se incluyen en las notificaciones de próxima generación (NGN) para avisos de préstamo y vencimiento relevantes.