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Servicio de soporte de OCLC

Gestionar el uso interno de los artículos

Aprenda a gestionar el uso interno de artículos reservados para uso de los usuarios en una sala de lectura u otro lugar de las instalaciones de la biblioteca mediante el informe Ubicación de recogida.

Si lo desea, puede ofrecer una alternativa a los préstamos tradicionales o a las consultas sin compromiso cuando su biblioteca desee controlar el uso de las colecciones especiales, los microfilmes o cualquier otro material que no deba salir de la biblioteca por su valor, antigüedad, estado físico o singularidad.

Cuando un usuario llega al lugar de recogida, utilice el informe de Lugar de Recogida para localizar todos los artículos que están listos para su uso. Cuando el usuario empiece a consultar el artículo, utilice la opción Marcar en uso del menú Acciones para actualizar la retención al estado En uso

Configuración

Establecer el método de cumplimiento de la sucursal

Utilice la opción Método de cumplimiento para las ubicaciones de sus sucursales para indicar si los artículos retenidos pueden recogerse para su pago o deben utilizarse en la empresa. Para actualizar el Método de Cumplimiento de sus ubicaciones de recogida activas:

  1. Navegue a Configuración del servicio de OCLC > WMS Circulation > Admin/General > Branch Locations y seleccione la sucursal deseada.
  2. En Cumplimiento de solicitudes, cambie el Método de cumplimiento a Sólo uso interno. 

Más información en Sucursales.

Establecer el periodo de uso interno

Especifique un plazo para que un usuario consulte un artículo reservado para uso interno. Por ejemplo, puede dar a los usuarios tres días para recuperar un artículo retenido y dos semanas de tiempo de consulta reservado.

El periodo de uso interno es una configuración opcional para ajustar automáticamente la fecha de caducidad de la reserva cuando un artículo reservado se consulta internamente por primera vez. Este periodo de reserva se calculará a partir del momento en que la solicitud pase al estado En uso.

 Nota: La configuración existente del Período de Retención en la Política de Cumplimiento de Retenciones continuará estableciendo la fecha y hora iniciales de retención hasta que un artículo solicitado se registre en la sucursal de recogida para cumplir con la solicitud. El artículo debe ser utilizado en la empresa al menos una vez o retirado antes de esta fecha de caducidad. De lo contrario, la retención caducará y el artículo aparecerá en el informe Borrar retención.

Para establecer el periodo de uso interno:

  1. Navegue a Configuración del servicio de OCLC > WMS Circulation > Holds & Schedules > Hold Fulfillment Policies y seleccione la política Hold que desea editar.
  2. Establezca el Periodo de uso interno en el intervalo de tiempo deseado.
  3. Opcional. Seleccione la opción Excluir horas cerradas para calcular la duración utilizando sólo las horas en las que el lugar de recogida está abierto. Las horas de apertura de la sucursal se utilizan si las horas de apertura de esa sucursal están configuradas para anular las horas de su institución. 
    • Si no desea que el periodo de caducidad de la reserva se ajuste en el primer uso interno, puede dejar en blanco el Periodo de uso interno.

Consulte la Política de Cumplimiento de Retenciones para obtener más información.

 Notas: 

  • Puede actualizar manualmente la fecha y hora de caducidad de la estantería de reserva desde la interfaz de Circulación, pero tendrá que acusar recibo de cualquier fecha que exceda la política de la biblioteca. Consulte la sección Editar o eliminar retención para obtener más información.
  • Grupos de circulación: La Política de Cumplimiento de Retenciones está controlada por la institución propietaria del artículo. Las horas del lugar de recogida se respetarán al calcular el periodo de retención y el periodo de uso interno cuando se seleccionen las opciones Excluir horas cerradas.

Establecer un elemento como En uso

Cuando un usuario de la biblioteca llega al lugar de recogida, utiliza el informe de Lugar de Recogida para localizar todos los artículos que están listos para su uso.

 Nota: Para actualizar el estado de una reserva desde el informe de ubicación de recogida, debe tener el rol de Administrador de circulación, Escritorio de circulación, Privacidad de escritorio de circulación, Estudiante trabajador o Estudiante trabajador de circulación. Consulte las funciones de la cuenta de circulación WorldShare.

Cuando el usuario empiece a consultar el artículo, utilice la opción Marcar en uso del menú Acciones para actualizar la retención al estado En uso. Cualquier reserva en estado Listo para su uso puede actualizarse a En uso para registrar el uso del material, incluso si la ubicación de recogida normalmente admite la salida de artículos reservados. Por ejemplo, el estado de un artículo puede impedir que usted permita que el material salga de la biblioteca, o el usuario puede optar por consultar el material sin sacarlo de la biblioteca.

 Nota: Si la Política de Cumplimiento de Retenciones incluye una factura por recoger una retención, el sistema le pedirá que confirme el importe facturado antes de que el estado de la retención pueda actualizarse a En uso. El sistema sólo cobrará al usuario la primera vez que la espera pase al estado En uso.

La cola de espera del usuario y el estado del artículo se reflejarán cuando el artículo reservado esté En uso.

circulation_in_use_hold.png

  • Mientras una reserva esté en uso, ni el personal de la biblioteca ni el usuario podrán borrarla. Tampoco se puede actualizar el lugar de recogida de la bodega. Para evitar confusiones y garantizar el registro de la cadena de custodia del artículo, antes de realizar estos cambios, la retención debe volver al estado Listo para su uso.
  • Una reserva en uso seguirá siendo visible para el personal de la biblioteca y el usuario aunque haya superado su fecha y hora de caducidad.
  • El uso interno se registrará en las estadísticas del artículo para ayudar a realizar un seguimiento del uso de sus colecciones especiales. Consulte Ver estadísticas y recordatorios enviados para obtener más información.

Tomar medidas sobre los elementos establecidos como En uso

Para devolver el estado de la reserva a Listo para su uso, seleccione Marcar listo para su uso en la columna Acciones cuando el usuario de la biblioteca haya terminado con el artículo por el momento o necesite alejarse temporalmente del artículo. 

  • El hecho de devolver una reserva al estado Listo para su uso implica que el usuario tiene la intención de volver a consultar el artículo más adelante. No hay límite en el número de veces que una retención puede pasar al estado En uso.

Para mostrar que el usuario de la biblioteca ha terminado con el elemento reservado, utilice la acción Marcar como finalizado. Las reservas en estado Listo para su uso o En uso pueden actualizarse mediante la acción Marcar como completado

  • Una vez completada la solicitud, el personal de la biblioteca y el usuario dejarán de ver la reserva en Mi Cuenta. El artículo aparecerá en el informe Borrar estantería retenida. A diferencia de la eliminación de una reserva, la finalización de una reserva no enviará una notificación de expiración de reserva al usuario.

circulation_in_use_hold_actions.pngExperiencia de los usuarios de la biblioteca con los artículos internos

El uso interno requiere que el usuario reserve tiempo suficiente para consultar los materiales mientras la biblioteca esté abierta. Cuando un usuario realiza una solicitud en WorldCat Discovery o revisa su solicitud abierta en Mi cuenta, el sistema le recordará que será necesario el uso interno a través del formulario de retención, el mensaje de confirmación de retención y la columna Estado de sus solicitudes en Mi cuenta.

No se enviarán notificaciones adicionales de recogida de material retenido al usuario después del primer uso interno del material solicitado. Sólo se enviará una notificación de caducidad de reserva si la reserva caduca mientras se encuentra en estado Listo para su uso y se registra desde el informe Borrar reserva o si el personal de la biblioteca borra la reserva.

  • Marcar una retención como Completa no activará una notificación de caducidad de la estantería de retención.