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Servicio de soporte de OCLC

Importar datos de pedidos a partir de un archivo MARC

Descubra cómo importar datos de pedidos de compra desde un archivo MARC y cómo se crean los pedidos a partir de los datos de pedidos importados en WorldShare Acquisitions.

 Nota: Puede automatizar la recuperación e importación de archivos. Véase Automatizar la recuperación e importación de archivos.

Aspectos básicos de la importación de datos de pedidos

Puede importar datos de pedidos en formato MARC utilizando los campos 9xx del registro MARC. Sin embargo, antes de importar los datos de los pedidos, deberá configurar la importación con su proveedor. Esto puede incluir el envío de los campos de datos del pedido MARC al proveedor.

Datos de pedidos MARC

La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos de pedido MARC que reciba de su proveedor.

 Nota: Si no se utilizan decimales, el sistema los añade al final. Por ejemplo, 56 se convierte en 56.

Datos de pedidos MARC - Tabla
MARC Elemento en Adquisiciones Tipo de entrada Descripción
035 $a Número OCLC Número OCLC en este formato: (OCLC)1553114 El número de OCLC se utiliza para identificar el registro bibliográfico en WorldCat al que se adjunta el artículo del pedido. Si no incluye un número de OCLC, el sistema intenta encontrar un registro coincidente en WorldCat basándose en otros valores del registro bibliográfico proporcionado (p. ej. título, autor, ISBN).
949 $h Rama Entero Valor introducido por el usuario; representa el ID del Registro WorldCat de la ubicación de la sucursal de origen de un artículo.
949 $l Ubicación de la estantería Cadena Valor introducido por el usuario; representa la ubicación en la estantería de la sucursal de origen de un artículo.
949 $p Fund Code Cadena (Máximo: 40 caracteres) Valor introducido por el usuario que representa el código del fondo utilizado para la imputación.
949 $q Cantidad de copias Entero (Máximo: 999) Número de ejemplares solicitados.
980 $b Precio unitario Decimal (Máximo: 9.999,99) Coste de una unidad de un artículo. (No incluya impuestos ni descuentos, si piensa incluirlos como porcentajes en los 980 $h o $i).
980 $c Gastos de servicio (por unidad) Decimal (Máximo: 999,99) Gastos de servicio por una sola unidad de un artículo (p. ej. 1,00 $ por cantidad de 5 igual a 5,00 $).
980 $h Porcentaje impositivo Decimal (Máximo: 100.000) Porcentaje de impuestos aplicado al precio por el vendedor.
 

 Nota: 

  • Puede asignar un valor porcentual de hasta tres decimales (por ejemplo, 7,745%).
  • Los valores porcentuales con cuatro decimales se redondearán a tres decimales (por ejemplo, 7,7454% se redondeará a 7,745%).
  • Por defecto, el valor porcentual tiene dos decimales, a menos que se introduzca un tercer decimal.
980 $i Porcentaje de descuento Decimal (Máximo: 100,00) Porcentaje de descuento aplicado al precio por el proveedor.
980 $k ISBN Entero ISBN del artículo solicitado. No se utiliza para el cotejo. El campo bibliográfico 020 se utiliza para la correspondencia.
980 $m ISSN Entero ISSN del artículo solicitado. No se utiliza para el cotejo. El campo bibliográfico 022 se utiliza para la correspondencia.
980 $s Gastos de envío (por unidad) Decimal (Máximo: 999,99) Gastos de envío de una sola unidad.
980 $x Tipo de cambio Decimal Tipo de cambio para la orden, si la moneda no es la misma que la moneda de la biblioteca.
980 $z Moneda del pedido ISO 4217 Código de moneda de tres letras Código ISO de moneda - para el pedido
981 $a Identificador de la colección KB Cadena Identificador de la colección de la base de conocimientos de WorldCat que se solicita.
981 $b KB Título Identificador Cadena Identificador del título de la base de conocimientos de WorldCat que se solicita.
981 $e ID de pedido externo  Cadena (máximo 50 caracteres) Identificador único de la orden utilizado por un sistema financiero externo.

 Nota: Puede importar su ID de Pedido Externo utilizando datos de pedido MARC haciendo que su proveedor añada el ID de Pedido Externo en el campo 981 subcampo $e de sus registros de pedido MARC. Una vez importado, el ID de pedido externo se insertará en los nuevos pedidos creados como resultado del archivo MARC.

  • Si el valor de 981 $e es superior a 50 caracteres, la entrada no se importará y se mostrará un error en los registros.
  • Si el valor de 981 $e es diferente para dos registros del mismo pedido, se utilizará el primer ID de pedido externo y se mostrará un error en los registros.
981 $g Número de cuenta Cadena Número de cuenta o de cliente, utilizado por la biblioteca para los pedidos y la facturación. (También denominada "Subcuenta")
981 $i Nota de artículo de biblioteca Cadena (Máximo: 256 caracteres) Notas proporcionadas para un artículo.
981 $l Nombre del pedido Cadena (Máximo: 256 caracteres) Cadena de texto que representa el nombre del pedido o carrito.
981 $n Número de pedido del proveedor Cadena (Máximo: 256 caracteres) Número interno utilizado para identificar el pedido por proveedor. Proporcionado a la biblioteca con fines de seguimiento.
981 $v Nota del vendedor Cadena (Máximo: 256 caracteres) Notas facilitadas para un artículo por el proveedor.
981 $x Orden de biblioteca Comentario Cadena (Máximo: 256 caracteres) Comentar un pedido.

981 $z

Número de pedido del proveedor

Obligatorio si se importan datos de factura o de estantería.

Cadena (Máximo: 256 caracteres) Identificador único proporcionado por un proveedor para un artículo específico solicitado.

Formas de importar datos de pedidos

Al importar datos de pedidos, puede utilizarlo para una de estas dos cosas:

  1. Crear un nuevo pedido
    • Para obtener información sobre cómo el sistema crea pedidos a partir de datos de pedidos importados, consulte cómo se crean pedidos a partir de datos de pedidos importados.
  2. Añadir a un pedido existente (para añadir artículos a un pedido existente, debe tener el número de pedido de proveedor en el campo 981 $n del registro MARC).

Entrega de datos

Hay dos momentos diferentes en los que se le pueden entregar sus datos:

  • Hora del pedido (por ejemplo, datos del pedido)
  • Momento del envío (por ejemplo, datos de la factura)

 Nota: Si importa los datos del pedido en el momento del envío, existe la posibilidad de que los artículos del pedido no se agrupen tal y como están en el pedido.

También es posible que se le entreguen sus datos:

  • Directamente del vendedor
  • A través de los socios de catalogación de WorldCat

Cómo se crean los pedidos a partir de los datos importados

La creación de pedidos se basa en el número de pedido de proveedor del campo 981 $n y en los demás factores que se indican a continuación.

  1. Si el campo 981 $n contiene un número de pedido de proveedor, el sistema comprueba si existe un pedido no colocado o un plan con el mismo número de pedido de proveedor:
    1. Existe un pedido sin colocar, el sistema le añade el artículo
    2. Plan existe, el sistema añade el elemento a la misma
    3. El pedido realizado existe, se produce un error
    4. No existe ningún pedido, el sistema crea un nuevo pedido con el número de pedido de proveedor del campo 981 $n y le añade todos los artículos con ese número de pedido de proveedor
  2. Si el campo 981 $n está vacío:
    1. El sistema crea una orden utilizando el nombre de la orden en el campo 981 $l.
    2. Si el campo 981 $l está vacío, el sistema crea un pedido sin número de pedido de proveedor ni nombre de pedido y coloca en él todas las posiciones del fichero.

Importar un fichero de datos de pedido

Cargar el archivo de datos del pedido

  1. En la barra de navegación de la izquierda, haga clic en Proveedores.
  2. Busque el proveedor cuyos archivos desea importar.
  3. En los resultados de la búsqueda de proveedores, haga clic en el Nombre del proveedor.
  4. En el registro de proveedores, haga clic en el acordeón Servicios de intercambio de socios.
  5. Haga clic en Cargar archivo.
  6. En la ventana Importar datos, en la lista Tipo, seleccione Importar datos de pedido (MARC).
  7. Haz clic en Examinar.
  8. Localice el archivo de datos del pedido en su ordenador. Haz clic en Abrir.
  9. (Opcional) Seleccione el presupuesto que desea utilizar al importar el archivo de datos del pedido en la lista desplegable Presupuesto de destino. Por defecto, se selecciona el periodo presupuestario actual.
  10. (Opcional) Seleccione la casilla de verificación Mostrar artículos importados en WorldCat si desea que todos los artículos importados aparezcan con el estado En pedido en WorldCat Discovery una vez realizado el pedido.
  11. (Opcional) Seleccione la casilla de verificación Verificar números de OCLC si se proporcionan si desea que el sistema utilice el número de OCLC para buscar el registro de WorldCat y verificar que la información bibliográfica del material coincida con el registro.
  12. (Opcional) Seleccione la casilla de verificación Incluir coincidencias de baja confianza si desea que el sistema intente encontrar una coincidencia en WorldCat para su registro utilizando todos los protocolos de coincidencia. En primer lugar, el sistema intentará encontrar una coincidencia utilizando el protocolo de coincidencia estándar y, a continuación, pasará a utilizar los siguientes métodos: 
    1. Un algoritmo que busca por identificador estándar (utilizando el valor de los campos 020, 022 o 024 del registro MARC) y luego utiliza el número de existencias para elegir el mejor registro candidato. Este algoritmo también filtra los resultados por Tipo de Material utilizando el valor del Leader/06 y la Forma 008 (23 o 29).
    2. Una búsqueda por título/autor.
  13. Haga clic en Cargar.
  14. El sistema confirma que su archivo ha sido cargado.
  15. Haga clic en Cancelar o en la x de la esquina superior derecha para cerrar la ventana Importar datos.

Revisar el pedido

Después de cargar un archivo de pedido, puede revisar el pedido para comprobar si hay algún error.

Cuándo revisar

Puede revisar los registros seleccionados durante la importación en varios puntos del flujo de trabajo de importación. No hay un momento correcto o incorrecto para revisar sus registros, pero sí hay implicaciones sobre cuándo hacerlo. Puedes revisar:

  • Inmediatamente después de la importación (antes de realizar el pedido)
  • Inmediatamente después de realizar el pedido
  • Antes de recibir
  • Tras recibir

Notas importantes sobre la revisión:

  • Si va a enviar el pedido al proveedor a través de EDI o correo electrónico, asegúrese de que el registro seleccionado es correcto antes de realizar el pedido.
  • Si desea que el sistema muestre los artículos en pedido en WorldCat al realizar el pedido, es posible que desee revisar los registros seleccionados antes de que los usuarios hayan tenido tiempo de colocar retenciones en estos artículos. Esto se debe a dos razones:
    • Para que los usuarios no coloquen retenciones en el artículo equivocado.
    • Para que no tenga que mover las retenciones al nuevo registro después de utilizar la funcionalidad Cambiar recurso para modificar el recurso vinculado.
  • Como se ha indicado anteriormente, si revisa los registros y cambia el recurso después de que se hayan creado las LHR (ya sean LHR en pedido o LHR recibidas), las LHR se moverán al nuevo recurso, pero cualquier retención a nivel de título permanecerá en el recurso antiguo y deberá moverse manualmente.

Revisar posiciones de pedido

El archivo que ha cargado aparece como primera línea en el registro de procesamiento. El registro de procesamiento es la tabla que enumera todos los archivos que ha cargado para el proveedor. Si no ve el archivo en la tabla, haga clic en el botón Actualizar (Refresh button) situado encima de la tabla.

  1. En el registro de procesamiento, vea el estado de la importación en la columna Estado. Si la carga falla, se indicará aquí.
  2. La columna Detalles enlaza con los pedidos creados como resultado de la carga. Haga clic en el enlace PO de la columna Detalles para ver el pedido (será el número de pedido asignado al pedido o plan por el sistema, p. ej. PO-2015-100).
  3. También recibirá una notificación por correo electrónico con el estado de la importación y de cada artículo. Este correo electrónico también se puede ver haciendo clic en el archivo .html en la columna de detalles del registro de procesamiento. 
  4. Si es necesario, realice otras modificaciones en los elementos del pedido.
  5. Si se trata de un pedido de compra, haga clic en Realizar pedido. Asegúrese de que la casilla Notificar este pedido al proveedor no está seleccionada. Haga clic en Realizar pedido.

Ver un vídeo

Importar archivos de datos de pedidos, facturas y estanterías (10:09)

Duración: 10:09

Este vídeo muestra cómo importar archivos de datos de pedidos, facturas y estanterías preparadas en WorldShare Acquisitions.