Integre la información de las facturas con su sistema financiero implementando el Conector de facturas del sistema de contabilidad WMS.
Resumen
Puede integrar la información de facturas de WMS a su sistema financiero exportando un único archivo de facturas listas para el pago a un servidor de intercambio de archivos de OCLC. Este archivo incluye todos los datos necesarios para la integración con un sistema financiero, incluyendo:
- Datos de facturación
- Datos del pedido
- Datos de la posición del pedido
- Datos sobre recursos
- Datos del proveedor
A continuación, este archivo único de facturas puede recuperarse utilizando su cuenta de intercambio de archivos de OCLC, transformarse al formato necesario e importarse a su sistema financiero.
Una vez que haya recuperado el archivo exportado y transferido su contenido a su sistema financiero, también puede proporcionar un archivo de información de pago a un servidor de intercambio de archivos de OCLC. Esta información de pago puede incluir no sólo las facturas específicas que desea marcar como pagadas, sino también actualizaciones de campos específicos de la factura.
Nota: La activación de este servicio conlleva una tarifa única mínima. Póngase en contacto con el Servicio de asistencia de OCLC para adquirir este servicio para su institución.
Notas importantes sobre el conector de facturas
Atención: Por favor, revise cuidadosamente los siguientes puntos cuando recopile información y decida si el conector de facturas es adecuado para su institución.
- Su institución necesitará acceso a la cuenta SFTP de OCLC. Para más información, consulte Descargar archivos utilizando un cliente SFTP de código abierto.
- Su institución deberá escribir un procedimiento para recoger los archivos de facturas del servidor SFTP de OCLC.
- El archivo de exportación de facturas se genera como un archivo JSON. Puede que sea necesario reformatearla para adaptarla a las necesidades de su sistema financiero.
Nota: Los sistemas financieros pueden requerir CSV, XML, delimitado por tabuladores u otro tipo de archivo.
- La institución no puede especificar el nombre del archivo de salida de la factura, ya que se trata de un nombre de archivo estándar generado por OCLC.
- Los archivos permanecerán en su lugar hasta que el proceso de eliminación de archivos de OCLC los elimine. Este proceso dura 90 días y lo determina el equipo DEAP.
- Sólo puede haber una tarea de exportación de archivos de facturas y no puede ejecutarse automáticamente más de una vez al día. A menos que el trabajo se haya ejecutado manualmente, sólo debería haber un máximo de un archivo al día.
- No se genera un fichero si no se emiten facturas. No obstante, todos los días se enviará una notificación por correo electrónico indicando si se ha exportado alguna factura.
- Las únicas facturas incluidas en el archivo de exportación son las que están marcadas como Listas para pagar. Si no desea exportar una factura, utilice la opción Pagar del registro de facturas en WMS.
- Será necesario generar un archivo de respuesta de pago y enviarlo al servidor SFTP de OCLC.
- Se recomienda probar a fondo la integración del conector de facturas con datos de prueba y un presupuesto de prueba antes de utilizarlo en producción, incluida la ejecución manual del trabajo de exportación de facturas para saber cuándo se va a generar un archivo.
Integrar el sistema de contabilidad WMS Conector de facturas
1. Configurar la información del proveedor
Algunos campos de proveedor se incluyen como parte de los trabajos de exportación de facturas. Los campos están disponibles en el perfil de un proveedor en WMS, en el acordeón de identificadores locales. Para más información, consulte Editar un proveedor. Los siguientes campos de proveedor se incluyen en el archivo de exportación y puede ser necesario introducirlos antes de utilizar la exportación de facturas:
- ID del sistema contable
- Número de registro GST
- Número de registro PST
2. Configurar el trabajo de exportación de facturas
Para habilitar la exportación de datos de facturas a un servidor de intercambio de archivos de OCLC, primero debe configurar un trabajo automatizado de exportación de facturas. Sólo puede crear un trabajo de exportación de facturas para su institución.
- En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Trabajos automatizados > Trabajos para abrir la pantalla Trabajos.
- Haga clic en Nuevo trabajo para abrir el cuadro de diálogo Nuevo trabajo.
- En el cuadro de diálogo Nuevo trabajo:
- Introduzca un nombre para el trabajo en el campo de texto Nombre.
- Seleccione Exportar factura en la lista desplegable Tipo.
- Haga clic en Guardar. Se abre la pantalla de exportación de facturas.
- Desde la pantalla de exportación de facturas:
- Seleccione una opción de Estado de Factura.
- A la espera de pago: establece las facturas listas para el pago como A la espera de pago en el momento de la exportación. Esto garantiza que las facturas no se exporten dos veces, al tiempo que indica que las facturas deben pagarse. Las facturas no se marcarán como Pagadas hasta que cargue un archivo de importación de pagos. A continuación, se marcarán las facturas como pagadas. Esto le permite marcar las facturas como pagadas sólo cuando se han transferido al sistema financiero o cuando el sistema financiero ha transmitido el pago.
- Pagado - Marca inmediatamente las facturas como Pagadas al exportarlas. Esta opción es para aquellas instituciones que no desean importar un archivo de facturas pagadas a WMS. Este método supone que todas las facturas exportadas se transferirán al sistema contable, y que cualquier problema con este proceso será tratado manualmente por el personal mediante el impago de la factura y marcándolas de nuevo como Listas para el pago con el fin de volver a exportarlas.
- Seleccione la frecuencia con la que desea exportar los datos de las facturas en la lista desplegable Programación.
- Inactivo - El trabajo no está actualmente en uso y no se ejecutará hasta que se active.
- Diariamente: especifique que el trabajo se ejecute diariamente a una hora determinada. Introduzca la hora en formato hh:mm (por ejemplo, 05:00 PM).
- Semanal - Especifique una hora y un día de la semana para que se ejecute el trabajo. Seleccione un día para ejecutar el trabajo en la lista desplegable e introduzca la hora en formato hh:mm (por ejemplo, 05:00 PM).
- Mensual - Especifique una hora y un día del mes para que se ejecute el trabajo. Seleccione un día del mes para ejecutar el trabajo en la lista desplegable e introduzca la hora en formato hh:mm (por ejemplo, 05:00 PM).
- Sólo manual - Ejecute manualmente este trabajo en los momentos que elija haciendo clic en Ejecutar en la pantalla de trabajo de exportación de facturas.
- Introduzca el nombre del usuario al que desea notificar cuando el sistema exporte facturas y cuando el sistema importe ficheros de pago en el campo de texto Notificar.
Note: This is an auto-suggest text field. Auto-suggestions for field-appropriate elements start with the first keystroke in the text field. Auto-suggestions include an email address for the user which is pulled from Delivery Notification of the WorldShare Admin module. If no email exists in the Delivery Notification section, the Library Record email address will be used.
- Seleccione una opción de Estado de Factura.
- Haga clic en Guardar.
3. Marcar las facturas a exportar como Listas para el pago
Después de configurar el trabajo de exportación de facturas, todas las facturas marcadas como Listas para el pago se exportarán a un servidor de intercambio de archivos de OCLC de acuerdo con su programación predefinida. Puede marcar las facturas como Listas para el pago para asegurarse de que se exportan.
- En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Facturas > Facturas.
- Seleccione Abierto en el filtro Estado del pago y haga clic en Aplicar. Aparecen todas las facturas pendientes.
- Los resultados se ordenan numéricamente por número de factura.
- Para cambiar el orden de clasificación, haga clic en cualquier encabezado de columna.
- Haga clic en el número de factura para abrir una factura.
- En la pantalla Factura, haga clic en Marcar como lista. El estado de la pantalla Factura será Listo.
Cuando se ejecuta el trabajo de exportación de facturas, éste recogerá todas las facturas Marcadas como listas y exportará un archivo con los datos de estas facturas a un servidor de intercambio de archivos de OCLC. Al mismo tiempo, marcará las facturas como Pendiente de pago o Pagada en función de la configuración del Estado de la factura.
4. Tramitar los expedientes de factura
a. Recupere el/los archivo(s) exportado(s) de su cuenta de intercambio de archivos de OCLC
Una vez exportadas las facturas a un servidor de intercambio de archivos de OCLC, deberá recuperar los archivos utilizando su cuenta de intercambio de archivos de OCLC.
También hay disponibles archivos de ejemplo de exportación de facturas JSON en la Red de desarrolladores de OCLC.
Recuperación manual mediante cliente FTP
- Inicie sesión en el intercambio de archivos de OCLC utilizando un cliente SFTP de código abierto o utilizando comandos SFTP.
- Pasos 2-4 - Imagen
- Navegue hasta el directorio raíz .
- Haga clic en el directorio xfer.
- Navegue hasta wms > out > acq > invoices. Aparecerá una lista de todos los archivos exportados en los últimos 90 días. Los nombres de archivo se estructuran de la siguiente manera: [Símbolo de OCLC].out-acq-facturas.D[Fecha].T[Hora].
- Haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo de exportación de facturas que desea recuperar y haga clic en Descargar en el menú contextual.
Recuperación automática mediante código
Es posible escribir un programa sencillo para recuperar automáticamente los archivos exportados. El programa debe ser capaz de:
- Analiza los nombres de los archivos de exportación y extrae la fecha/hora más reciente del nombre del archivo. Los nombres de archivo se estructuran de la siguiente manera: [Símbolo de OCLC].out-acq-facturas.D[Fecha].T[Hora].
- Descargue sólo los archivos cuyos nombres incluyan un sello de fecha/hora más reciente que la última fecha extraída.
Nota:
- Los archivos del servidor SFTP de OCLC no pueden renombrarse ni eliminarse, por lo que es importante llevar un registro del último archivo descargado.
- Se recomienda ejecutar manualmente la tarea de exportación de facturas cuando se realicen pruebas, para saber cuándo se va a generar un archivo.
b. Transformar el fichero de exportación al formato de datos requerido
Una vez recuperado el archivo de exportación, puede transformarlo al formato de datos requerido e importarlo a su sistema financiero. El archivo contiene datos de:
- Facturas
- Elementos de la factura
- Pedidos
- Pedir artículos
- Recurso (por ejemplo Registro WorldCat)
- Vendedor
Para obtener ejemplos y más información, consulte Integración del sistema financiero en la Red de desarrolladores de OCLC.
Los pasos generales necesarios para transformar el archivo son:
- Identifique el tipo de archivo que necesita su entidad financiera, si no es JSON. Puede ser CSV, XML, delimitado por tabuladores u otro tipo de archivo.
- Identifique los campos que necesita su sistema financiero.
- Identifique los campos fuente en el archivo WMS que deberán insertarse en el nuevo archivo que se pasará al sistema financiero.
- Transforme los datos del archivo WMS JSON al formato requerido por su sistema financiero. Deberá analizar el archivo JSON, extraer los valores de campo necesarios e introducirlos en el nuevo archivo en el formato requerido. Como parte de este proceso, deberá asignar los ID de proveedor y los códigos de fondos del archivo WMS al sistema financiero.
Nota:
- Si el formato requerido por su sistema financiero no tiene una estructura jerárquica similar a la del archivo JSON, tendrá que repetir ciertos elementos de datos en varias filas.
- Es posible que algunos campos que necesita el sistema financiero deban calcularse o componerse a partir de varios campos del fichero fuente.
- La asignación de fondos y proveedores debe almacenarse en el código, a menos que el código de fondos en WMS sea el mismo que en el sistema financiero, ya que no existe un campo de ID del sistema financiero en el registro de fondos en WMS.
- Puede haber varios códigos de fondo WMS asignados al mismo ID de fondo del sistema financiero.
- Existe un campo en el registro de proveedores que puede utilizarse para recuperar el ID utilizado para el proveedor por el sistema financiero en lugar de almacenar la asignación usted mismo. Esto se conoce como el ID del sistema de contabilidad y se suministra en el archivo de factura resultante que se envía al servidor FTP de OCLC.
c. (Opcional) Actualizar y cargar el archivo de importación de pagos
Nota: La forma más sencilla de construir un fichero de pago es modificar el fichero JSON existente exportado por WMS.
Si seleccionó la opción Estado de factura en espera de pago para su trabajo de exportación de facturas, las facturas se marcarán como En espera de pago en el momento de la exportación. Para marcar estas facturas como pagadas, necesitará cargar un archivo de importación de pago utilizando el intercambio de archivos de OCLC. El fichero de importación de pagos comunica qué facturas deben marcarse como pagadas.
El esquema para el archivo de importación de pagos y el archivo de exportación de facturas es en gran medida el mismo, por lo que una estrategia para crear un archivo de importación de pagos es modificar el archivo de exportación de facturas y cargarlo. Puede modificar los siguientes campos:
- Fecha de pago (paymentDate) - Este campo es ahora editable y puede ser diferente de la fecha en la que el sistema cambió el estado a pagado.
- ID de referencia de pago (paymentReferenceID) - Este campo es nuevo y representa el número de transacción de cheque o pago utilizado para el pago real transmitido al proveedor.
- ID de factura externa (externalInvoiceId): este campo es nuevo y contiene un ID de factura único utilizado por un sistema externo a WMS (por ejemplo, el sistema financiero), si es diferente del ID de factura utilizado por WMS.
- Total del artículo de la factura (invoiceItems.total.amount) - Esto permite sobrescribir el total de la partida de factura al total exacto utilizado en el sistema financiero para la partida. Esto anulará el total calculado utilizado en el sistema para el artículo.
Antes de cargar el archivo de importación de pago en un servidor de intercambio de archivos de OCLC:
- Elimine del archivo de exportación JSON las facturas que no se hayan importado correctamente en el sistema financiero.
- Ajuste los totales en la partida de factura si se ajustaron antes o después de la importación al sistema financiero.
Para cargar un archivo de importación de pagos:
- Inicie sesión en el intercambio de archivos de OCLC utilizando un cliente SFTP de código abierto o utilizando comandos SFTP.
- Pasos 2-4 - Imagen
- Navegue hasta el directorio raíz .
- Haga clic en el directorio xfer.
- Navegue hasta wms > en > acq > payment. El intercambio de archivos de OCLC recogerá el archivo y lo pasará a WorldShare Acquisitions para su procesamiento. Cuando esto ocurra, que debería ser casi inmediatamente, el archivo desaparecerá de la carpeta de pagos al actualizarse.
Nota: En las instrucciones anteriores se detalla cómo contabilizar el fichero de pago manualmente. También puede escribir un sencillo programa en código para realizar este proceso automáticamente.
5. (Opcional) Supervisar las notificaciones de los procesos de exportación e importación
Puede ver el estado de las actividades de exportación de facturas y de importación de pagos con el registro de actividades de exportación de facturas.
- En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Trabajos automatizados > Trabajos.
- Seleccione Exportación de facturas en el filtro Tipo y haga clic en Aplicar.
- Haga clic en el Nombre del trabajo para ver la pantalla del trabajo de exportación de facturas.
- En la pantalla de trabajo de exportación de facturas, haga clic en Registro de actividades para abrir el acordeón.
- (Opcional) Haga clic en Ver detalles en la columna Estado para abrir el cuadro de diálogo Detalles de registro, que proporciona detalles adicionales sobre el proceso de la actividad.
Columnas disponibles de Registro de actividad y Detalles del registro