Integre la información de las facturas en su sistema financiero implementando el conector de facturas del sistema de contabilidad de WMS

Descubra cómo implementar el Conector de facturas del sistema de contabilidad para sincronizar la información de facturas entre Adquisiciones de WorldShare y su sistema financiero mediante la exportación e importación de un solo archivo de facturas.

Descripción

Puede integrar la información de facturas de WMS en su sistema financiero exportando un único archivo de facturas que están listas para pagar a un servidor de intercambio de archivos de OCLC . Este archivo incluye todos los datos obligatorios para la integración con un sistema financiero, incluidos:

Datos de factura
Datos del pedido
Datos del material del pedido
Datos del recurso
Datos del proveedor

Este archivo único de facturas se puede recuperar utilizando su cuenta de intercambio de archivos de OCLC , se puede transformar al formato necesario e importar a su sistema financiero.

Una vez que haya recuperado el archivo exportado y transferido su contenido a su sistema financiero, también puede proporcionar un archivo de información de pago a un servidor de intercambio de archivos de OCLC. Esta información de pago puede incluir no solo las facturas específicas que desea marcar como pagadas, sino también actualizaciones de campos específicos de la factura.

Nota: se debe abonar un cargo mínimo por única vez de implementación para activar este servicio. Comuníquese con Soporte de OCLC a fin de adquirir este servicio para su institución.

Notas importantes sobre el conector de facturas

Precaución: lea atentamente los siguientes puntos cuando recopile información y decida si el conector de facturas es adecuado para su institución.

Su institución necesitará acceso a la cuenta SFTP de OCLC . Para obtener más información, consulte Descargar archivos mediante un cliente SFTP de código abierto.
Su institución deberá redactar un procedimiento para recoger los archivos de facturas del servidor SFTP de OCLC .
El archivo de exportación de facturas se genera como un archivo JSON. Es posible que deba reformatearlo para adaptarlo a las necesidades de su sistema financiero.
Nota: Los sistemas financieros pueden requerir un archivo CSV, XML, delimitado por tabuladores u otro tipo de archivo.
La institución no puede especificar el nombre de archivo de salida de facturas, ya que es un nombre de archivo estándar generado por OCLC.
Los archivos permanecerán en su lugar hasta que el proceso de eliminación de archivos de OCLC los elimine. Este proceso dura 90 días y lo determina el equipo de DEAP.
Solo puede haber un trabajo de exportación de archivo de facturas, y este no puede ejecutarse automáticamente más de una vez al día. A menos que el trabajo se haya ejecutado manualmente, solo debe haber un archivo por día como máximo.
No se genera un archivo si no se emiten facturas. Sin embargo, se enviará una notificación por correo electrónico todos los días para indicar si se ha exportado alguna factura.
Las únicas facturas incluidas en el archivo de exportación son aquellas que están marcadas como "Lista para pagar". Si no desea que se exporte una factura, use la opción Pagar en el registro de factura en WMS.
Se deberá generar un archivo de respuestas pagado y enviarlo de vuelta al servidor SFTP de OCLC .
Se recomienda probar exhaustivamente la integración del conector de facturas con datos de prueba y un presupuesto de prueba antes de usarlo en producción, incluida la ejecución manual del trabajo de exportación de facturas para saber cuándo se va a generar un archivo.

Integrar el conector de facturas del sistema de contabilidad de WMS

1. Configurar la información del proveedor

Algunos campos de proveedor se incluyen como parte de los trabajos de exportación de facturas. Los campos están disponibles en el perfil de un proveedor en WMS, bajo el acordeón de identificadores locales. Para obtener más información, consulte Editar un proveedor. Los siguientes campos de proveedor están incluidos en el archivo de exportación y es posible que deba ingresarlos antes de utilizar la exportación de facturas:

ID del sistema contable
Número de registro GST
Número de registro PST

2. Configurar el trabajo de exportación de facturas

Para habilitar la exportación de datos de facturas a un servidor de intercambio de archivos de OCLC , primero debe configurar un trabajo automatizado de exportación de facturas. Solo puede crear un trabajo de exportación de facturas para su institución.

En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Trabajos automatizados > Trabajos para abrir la pantalla Trabajos.
Haga clic en Nuevo trabajo para abrir el cuadro de diálogo Nuevo trabajo.
En el cuadro de diálogo Nuevo trabajo:
1. Ingrese un nombre para el trabajo en el campo de texto Nombre.
2. Seleccione Exportación de factura en la lista desplegable Tipo.
3. Haga clic en Guardar. Se abrirá la pantalla del trabajo de exportación de facturas.
Desde la pantalla de exportación de facturas:
1. Seleccione una configuración de Estado de factura.
  - Esperando pago : establece cualquier factura lista para pagar como "En espera de pago" al momento de la exportación. Esto garantiza que las facturas no se exporten dos veces, indicando al mismo tiempo que se deben pagar las facturas. Las facturas no se marcarán como Pagadas hasta que cargue un archivo de importación de pagos. Esto activará el marcado de las facturas como pagadas. Esto le permite marcar las facturas como pagadas solo una vez que se hayan transferido al sistema financiero o cuando el sistema financiero haya transmitido el pago.
  - Pagada: marca inmediatamente las facturas como Pagadas al momento de la exportación. Esto es para uso de aquellas instituciones que no desean importar un archivo de facturas pagadas de nuevo a WMS. Este método supone que todas las facturas exportadas se transferirán al sistema de contabilidad, y que cualquier problema con este proceso será tratado manualmente por el personal anulando el pago de la factura y marcándola nuevamente como "Lista para pagar" para que se vuelvan a exportar. .
2. Seleccione la frecuencia con la que desea exportar datos de factura en la lista desplegable Programar.
  - Inactivo : el trabajo no está actualmente en uso y no se ejecutará hasta que se active.
  - Diariamente : especifique el trabajo que se ejecutará diariamente a una hora específica. Ingrese la hora en formato hh:mm (p. ej., 17:00).
  - Semanalmente : especifique una hora y un día de la semana en el que se ejecutará el trabajo. Seleccione un día para ejecutar el trabajo en la lista desplegable e ingrese la hora en formato hh:mm (por ejemplo, 17:00).
  - Mensualmente : especifique la hora y el día del mes en que se ejecutará el trabajo. Seleccione un día del mes para ejecutar el trabajo en la lista desplegable e ingrese la hora en formato hh:mm (por ejemplo, 17:00).
  - Solo manual: haga clic en Ejecutar en la pantalla de trabajo de exportación de facturas para ejecutar este trabajo manualmente cuando lo desee.
3. En el campo de texto Notificar, ingrese el nombre del usuario al que desea que se le notifique cuando el sistema exporte facturas y cuando el sistema importe archivos de pago.
  Nota: este es un campo de texto de sugerencia automática. Las sugerencias automáticas para los elementos correspondientes al campo comienzan con la primera pulsación de tecla en el campo de texto. Las sugerencias automáticas incluyen una dirección de correo electrónico para el usuario, que se extrae de la Notificación de entrega del módulo Administración de WorldShare. Si no existe un correo electrónico en la sección de Notificación de entrega, se utilizará la dirección de correo electrónico del registro de la biblioteca.
Haga clic en Guardar.

3. Marque las facturas que se exportarán como Listas para pagar

Después de configurar el trabajo de exportación de facturas, todas las facturas marcadas como Listas para pagar se exportarán a un servidor de intercambio de archivos de OCLC de acuerdo con su programa predefinido. Puede marcar las facturas como Listas para pagar para asegurarse de que se exporten.

Cuando se ejecute el trabajo de exportación de facturas, este recogerá todas las facturas marcadas como listas y exportará un archivo con los datos de esta factura a un servidor de intercambio de archivos de OCLC . Al mismo tiempo, marcará las facturas como En espera de pago o Pagadas en función de la configuración del Estado de factura.

4. Procesar el (los) archivo(s) de factura

a. Recupere el (los) archivo(s) exportado(s) desde su cuenta de intercambio de archivos de OCLC

Una vez que las facturas se hayan exportado a un servidor de intercambio de archivos de OCLC , deberá recuperar los archivos utilizando su cuenta de intercambio de archivos de OCLC.

Archivo de exportación de facturas JSON - Muestra

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"discountPercentage": 0, "discountTotal": { "amount": 0, "currency": "EUR" } , "serviceCharge": { "amount": 0, "currency": "EUR" }, "serviceChargeTotal": { "amount": 0, "currency": "EUR" }, "shippingCharge": { { "amount": 0, "currency": "EUR" }, "shippingChargeTotal": { "amount": 0, "currency": "EUR" }, "tax1Percentage": 0, "tax1Total": { { "amount": 0, "currency": "EUR" }, "tax2Percentage": 0, "tax2Total": { "amount": 0, "currency": "EUR" }, "taxTotal": { { "amount": 0, "currency": "EUR" }, "calcul latedTotal": { "amount": 98.79, "currency": "EUR" }, "adjustmentAmount": { "amount": 0, "currency": "EUR" }, "total": { " mount": 98.79, "currency": "EUR" }, "customFields": [ { "@type": "NumberField", "label": "CF_I_Number_4_Dig", "description": "nummer 4 dez", " fieldDefinitionNumber": "CF-INVOICE_ITEM-1", "decimalPlaces": 4 }, { "@type": "TextField", "label": "CF_I_Text", "description": "text", "fieldDefinitionNumber": "CF-INVOICE_ITEM-2" }, { "@type": "DateField", "label": "CF_I_Date", 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Los archivos de exportación de facturas JSON de muestra también están disponibles en la Red de desarrolladores de OCLC.

Recuperar manualmente usando el cliente FTP

Inicie sesión en el intercambio de archivos de OCLC mediante un cliente SFTP de código abierto o mediante comandos SFTP.

Pasos 2 a 4: Imagen
Navegue hasta el directorio raíz .
Haga clic en el directorio de transferencia .
Navegue hasta wms > out > acq > facturas. Se mostrará una lista de todos los archivos exportados en los últimos 90 días. Los nombres de archivo están estructurados de la siguiente manera: [ Símbolo de OCLC ].out-acq-invoices.D[Date].T[Time]
Haga clic con el botón derecho en el archivo de exportación de facturas que desee recuperar y haga clic en Descargar en el menú contextual.

Recuperar automáticamente usando el código

Es posible escribir un programa simple para recuperar los archivos exportados automáticamente. El programa debe ser capaz de:

Analice los nombres de los archivos de exportación y extraiga la fecha/hora más reciente del nombre de archivo. Los nombres de archivo están estructurados de la siguiente manera: [ Símbolo de OCLC ].out-acq-invoices.D[Date].T[Time].
Descargue solo el (los) archivo(s) cuyos nombres incluyan una marca de fecha/hora que sea más reciente que la fecha de la última extracción.

Nota:

No se puede cambiar el nombre de los archivos del servidor SFTP de OCLC ni eliminarlos, por lo que es importante realizar un seguimiento del archivo descargado más recientemente.
Se recomienda ejecutar el trabajo de exportación de facturas de forma manual durante la prueba, para saber cuándo se va a generar un archivo.

b. Transforme el archivo de exportación al formato de datos requerido

Una vez que haya recuperado el archivo de exportación, puede transformarlo al formato de datos requerido e importarlo a su sistema financiero. El archivo contiene datos de:

Facturas
Materiales de factura
Pedidos
Materiales del pedido
Recurso (p. ej., registro de WorldCat)
Proveedor

Para ver ejemplos y obtener más información, consulte Integración del sistema financiero en la Red de desarrolladores de OCLC .

Los pasos generales necesarios para transformar el archivo son:

Identifique el tipo de archivo que necesita su institución financiera, si no es JSON. Puede ser un archivo CSV, XML, delimitado por tabuladores u otro tipo de archivo.
Identifique los campos que su sistema financiero necesita.
Identifique los campos de origen en el archivo WMS que deberán insertarse en el nuevo archivo que se pasará al sistema financiero.
Transforme los datos del archivo WMS JSON al formato que requiera su sistema financiero. Deberá analizar el archivo JSON, eliminar los valores de campo obligatorios e ingresarlos en el nuevo archivo en el formato obligatorio. Como parte de este proceso, deberá asignar las ID de proveedor y los códigos de fondo del archivo WMS al sistema financiero.
Nota:

Si el formato requerido por su sistema financiero no tiene una estructura jerárquica similar al archivo JSON, deberá repetir ciertos elementos de datos en varias filas.
Es posible que algunos campos que necesita el sistema financiero deban calcularse o componerse a partir de varios campos del archivo de origen.
La asignación de fondo y proveedor debe estar almacenada en el código, a menos que el código de fondo en WMS sea el mismo que en el sistema financiero, ya que no hay un campo de ID de sistema financiero en el registro de fondo en WMS.
Puede haber varios códigos de fondo WMS asignados a la misma ID de fondo del sistema financiero.
Hay un campo en el registro del proveedor que se puede usar para recuperar la ID que el sistema financiero usó para el proveedor, en lugar de almacenar la asignación usted mismo. Esto se conoce como ID del sistema de contabilidad y se suministra en el archivo de factura resultante publicado en el servidor FTP de OCLC.

c. (Opcional) Actualice y cargue el archivo de importación de pagos

Nota: La forma más sencilla de crear un archivo de pago es modificar el archivo JSON existente exportado por WMS.

Si seleccionó la configuración de Estado de factura En espera de pago para su trabajo de exportación de facturas, las facturas se marcarán como En espera de pago al momento de la exportación. Para marcar estas facturas como pagadas, debe cargar un archivo de importación de pagos mediante el intercambio de archivos de OCLC . El archivo de importación de pagos comunica qué facturas deben marcarse como pagadas.

El esquema del archivo de importación de pagos y el archivo de exportación de facturas son prácticamente iguales, por lo que una estrategia para crear un archivo de importación de pagos es modificar el archivo de exportación de facturas y cargarlo. Puede modificar los siguientes campos:

Fecha de pago (fecha de pago) : ahora este campo es editable y puede ser diferente de la fecha en la que el sistema cambió el estado a "Pagado".
ID de referencia de pago (payReferenceID) : este es un campo nuevo y representa el número de cheque o de transacción de pago utilizado para el pago real transmitido al proveedor.
ID de factura externa (externalInvoiceId): este es un campo nuevo y contiene una ID de factura única utilizada por un sistema externo a WMS (por ejemplo, el sistema financiero), si es diferente de la ID de factura utilizada por WMS.
Total de material de factura (invoiceItems.total.amount) - Esto le permite sobrescribir el total del material de la factura con el total exacto utilizado en el sistema financiero para el material. Esto sustituirá el total calculado utilizado en el sistema para el material.

Archivo de importación de pago de facturas JSON - Muestra

{ "invoices": [ { "externalInvoiceId": "ExternalInvoiceID2", "paymentReferenceId": "PaymentReferenceID2", "paymentDate" : "2020-04-12", "invoiceNumber": "INV-2020-44", " facturaItems": [ { "invoiceItemNumber": "INV-2020-44-1", "total": { "amount": 102.00, "currency": "EUR" } }, { "invoiceItemNumber": "INV-2020-44-4" } ], "id": "777a337d-d5e7-4b67-a51d-8c9754e48516", "exchangeRate": { "foreignCurrency": "EUR", "homeCurrency": "USD" ; ": "INV-2020-43-1" }, { "invoiceItemNumber": "INV-2020-43-2" }, { "invoiceItemNumber": "INV-2020-43-3", "total ": { "amount": 53.89, "currency": "EUR" } }, { "invoiceItemNumber": "INV-2020-43-4" } ], "id": "dc12e3c2-038d- 4999-a08d-b41e38d8b4dc", "exchangeRate": { "foreignCurrency": "EUR", "homeCurrency": "USD", "rate": 1.5 } } ] }

Antes de cargar el archivo de importación de pagos a un servidor de intercambio de archivos de OCLC :

Elimine todas las facturas que no se hayan importado correctamente al sistema financiero del archivo de exportación JSON.
Ajuste los totales en el material de factura si se ajustaron antes o después de la importación al sistema financiero.

Para cargar un archivo de importación de pago:

Inicie sesión en el intercambio de archivos de OCLC mediante un cliente SFTP de código abierto o mediante comandos SFTP.

Pasos 2 a 4: Imagen
Navegue hasta el directorio raíz .
Haga clic en el directorio de transferencia .
Navegue hasta wms > in > acq > pago. El intercambio de archivos de OCLC recogerá el archivo y lo enviará a Adquisiciones de WorldShare para su procesamiento. Cuando esto suceda, lo que debería ser casi de inmediato, el archivo desaparecerá de la carpeta de pagos al actualizarse.

Nota: Las instrucciones proporcionadas anteriormente detallan cómo registrar manualmente el archivo de pagos. También puede escribir un programa simple en código para realizar este proceso automáticamente.

5. (Opcional) Supervise las notificaciones de los procesos de exportación e importación

Puede ver el estado de las actividades de exportación de facturas y de las actividades de importación de pagos con el registro de actividad del trabajo de exportación de facturas.

En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Trabajos automatizados > Trabajos.
Seleccione Exportación de factura en el filtro Tipo y haga clic en Aplicar.
Haga clic en el Nombre del trabajo para ver la pantalla del trabajo de exportación de facturas.
En la pantalla del trabajo de exportación de facturas, haga clic en Registro de actividades para abrir el acordeón.
(Opcional) Haga clic en Ver detalles en la columna Estado para abrir el cuadro de diálogo Detalles del registro, que proporciona detalles adicionales sobre el proceso de actividad.

Columnas de Registro de actividad y Detalles de registro disponibles

Columnas Registro de actividad y Detalles de registro - Tabla

Columna	Descripción
Fecha	La fecha y hora en que se procesó el archivo.
Tipo	El tipo de archivo que se procesó (importación de pago de facturas o exportación de facturas).
Resultado	El resultado del archivo que se procesó (por ejemplo, se exportaron 2 de 2 facturas listas).
Detalles	Detalles adicionales sobre el archivo que se procesó (p. ej., REQUEST_ID: B3N-GEDK-G99).
Estado	Un icono asociado con la gravedad del archivo que se procesó (Éxito, Advertencia o Error).
Mensaje de estado	El estado del archivo que se procesó (Completado o con errores). Si el estado es Completa, el enlace Ver detalles estará presente. Haga clic en Ver detalles para abrir el cuadro de diálogo Detalles de registro.