Integre la información de las facturas con su sistema financiero utilizando la API de la plataforma

Descubra cómo hacer coincidir códigos de fondo presupuestado, códigos de coincidencia y números de proveedor con sistemas financieros externos utilizando Adquisiciones de WorldShare.

Haga coincidir un código de fondo de presupuesto con un sistema financiero externo

Los fondos son las categorías o cuentas específicas que usted elige al pedir o facturar materiales. Consulte Crear un presupuesto por primera vez y Crear fondos.

Al crear fondos, puede ingresar un identificador utilizado por el sistema financiero de su institución (p. ej., PeopleSoft, SAP). Esto permite que el código de fondo se utilice como punto de coincidencia entre los dos sistemas.

  1. En el panel izquierdo, haga clic en Presupuestos.
  2. Haga clic en Nuevo presupuesto.
  3. Ingrese la Fecha de inicio y la Fecha de finalización del período fiscal.
  4. Haga clic en el botón Agregar (Botón adicionar) en la columna Acción para agregar un fondo.
  5. Ingrese un nombre de fondo, un código de fondo y un monto presupuestado. El código de fondo debe ser único para ese presupuesto, pero el nombre de fondo y el monto presupuestado pueden estar duplicados. Por ejemplo, puede tener un fondo denominado Libros tanto en el fondo de inglés como en el fondo de geografía.
    1. Nombre del fondo: elija un nombre de fondo que sea descriptivo y fácil de leer.
    2. Código de fondo: Tiene numerosas opciones para determinar un código de fondo. Algunas sugerencias:
      • Una forma abreviada del nombre del fondo (p. ej., EngBks para el presupuesto de libros en inglés).
      • El identificador utilizado por el sistema financiero de su institución (p. ej., PeopleSoft, SAP). Esto permite que el código de fondo se utilice como punto de coincidencia entre los dos sistemas.
      • Una combinación de los anteriores (p. ej., EngBks-001234).
  6. Repita los pasos 4 y 5 para fondos adicionales.

Identificadores locales en el registro del proveedor

Se puede ingresar otro código en su registro de proveedor. Ver Crear nuevo proveedor. Esto permite que la API de adquisiciones los haga coincidir con los registros de proveedores en el sistema financiero externo.

Estos identificadores son exclusivos de su biblioteca.

Identificador local Descripción
ID del sistema contable Se utiliza para rastrear el identificador utilizado por el sistema financiero de su institución matriz. OCLC recomienda el uso de este campo para su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).
Códigos de coincidencia Se utiliza cuando se necesita un código para identificar (coincidir) proveedores en otros sistemas. El uso del mismo código coincidente para el mismo proveedor tanto en WMS como en otros sistemas facilita el intercambio de información de proveedores entre sistemas.
Número de proveedor* Un número de ID asignado por su instancia de WMS, de la misma manera que se asignan los números de pedido.

Marcar la factura como "Lista"

El sistema financiero externo (p. ej., PeopleSoft, SAP) puede recopilar la información y pagar la factura. Se comunica con WMS, a través de la API de adquisiciones, para identificar todas las facturas con estado Lista, de modo que se pueda autorizar y realizar el pago en el sistema financiero externo. El sistema externo vuelve a comunicar a WMS cuándo se ha realizado el pago, de modo que el estado de la factura de WMS se establece en Pagado.

Cambiar el estado de una factura a "Lista" impide editarla. El estado Listo se utiliza a menudo para indicar que la factura está lista para ser importada a un sistema financiero independiente utilizado por la biblioteca.  

  1. En el menú de navegación izquierdo, haga clic en Facturas > Facturas.
  2. Buscar una factura abierta. Para encontrar una factura, consulte Buscar y filtrar facturas o Buscar y filtrar materiales de factura .
  3. En los resultados de búsqueda, haga clic en Número de factura.
  4. Haga clic en Marcar como lista en la parte superior de la pantalla para cambiar el estado de la factura a Lista.

     Nota: si el saldo total de efectivo va a ser un gasto excesivo al marcar la factura como "Lista", recibirá un mensaje de advertencia que incluirá una tabla que resumirá el gasto excesivo y la opción de continuar o cancelar.

  5. (Opcional) Haga clic en Volver a abrir factura en la parte superior de la pantalla para cambiar el estado de la factura a Abierto.