Editar una factura

Buscar facturas existentes

1. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Facturas > Facturas.
2. Buscar una factura.
   1. Haga clic en Buscar para ver todas las facturas.
      O
   2. Buscar una factura específica.
      1. Seleccione un índice de la lista desplegable. 
         • Número de factura (predeterminado)
         • ID de factura externa
         • ID de referencia de pago
         • Número de factura del sistema
      2. Ingrese el (los) término(s) de búsqueda en el campo del formulario Buscar factura .
      3. Haga clic en Buscar.
3. (Opcional) Filtre los resultadosde búsqueda usando los filtros de facturas.

Editar facturas existentes

Haga clic en el número de factura y actualice los campos de la factura que desee:

Campos de factura - Tabla

Campo	Descripción
Fecha de pago	Fecha en que se pagó la factura. No es necesario que esta fecha sea la misma que la fecha en que el estado de pago de la factura cambia a Pagado, y le permite indicar cuándo se envió el pago al proveedor, en lugar de cuándo se marcó la factura como paga en Adquisiciones. Puede ver la fecha en que el estado de pago de la factura cambió a Pagado en Estado.
Número de factura (obligatorio)	Número utilizado por el proveedor para identificar una factura específica.
Fecha de factura (obligatorio)	Fecha en la que el proveedor creó la factura.
Factura recibida	La fecha en que su biblioteca recibe físicamente las facturas de los proveedores, es diferente de la fecha impresa en la factura misma.
ID de factura externa	Un identificador único para la factura utilizado por un sistema financiero externo (p. ej. como el sistema financiero del campus).
ID de referencia de pago	Número de cheque o transacción del pago que se envió para esta factura.
Manejo de impuestos	Seleccione un método de cálculo de impuestos de la lista desplegable. Método de cálculo de impuestos Descripción Coste de la partida de impuesto Calcula el monto del impuesto multiplicando el porcentaje de impuesto por el precio Partida de impuesto, cargo de servicio y costo de envío Calcula el monto del impuesto multiplicando el porcentaje de impuesto por el precio, los cargos de servicio y el envío Incluye impuestos en los costes Calcula el monto del impuesto considerándolo como incluido en el precio, los cargos de servicio y el envío
Moneda	La moneda utilizada por el proveedor.
Tipo de cambio	Tasa de cambio de la factura, si la moneda no es la misma que la de la biblioteca. Haga clic en Usar tasa de cambio actual para completar el campoTasa de cambio con la tasa de cambio actual. El sistema extraerá la tasa que usted creó antes de recuperar una tasa de un servicio externo.  Nota: este campo solo aparece si la moneda de la biblioteca es diferente de la moneda seleccionada.
Notas	Notas agregadas a un material de factura por un usuario.

Editar información de material de factura

Las facturas impagadas se pueden editar antes de pagarlas. En la lista de facturas, haga clic en el número de factura de una factura impagada.

Algunas columnas de materiales de factura requieren una explicación: 

Columnas de material de factura - Tabla

Columna	Descripción
Presupuesto/fondo	La lista superior es para presupuestos (si hay más de un presupuesto habilitado). La lista inferior es para el fondo al que se cargará el coste del material: Ventana de fondos Columna izquierda Columna del medio Columna derecha Nombre del fondo Código de fondo Fondo principal Asignar varios fondos a un material En la lista de fondos, haga clic en Asignar varios fondos (en la parte inferior de la ventana de la lista). En Asignar varios fondos a material, seleccione el fondo. Ingrese el porcentaje del costo del material que pagará el fondo. (Asegúrese de que los porcentajes sumen 100%). Usar el botón Agregar () y Eliminar() para agregar y eliminar fondos. Haga clic en Guardar.
Total calculado	El total de todos los precios, cargos de servicio y envío, e impuestos, menos cualquier descuento.
Campos personalizados	Haga clic en el botón Campos para personalizar () para editar los campos personalizados del material de factura.
Descuento (%)	Cualquier descuento aplicado al material (ingresar como porcentaje). Se puede editar varios materiales a la vez. Consulte Editar impuesto, descuento y cargos de servicio y envío para varios materiales al mismo tiempo, más arriba.
Fact. (%)	Indica qué porcentaje del material se ha facturado.
Notas	Cualquier nota sobre el material del pedido. Haga clic en el botón Agregar nota () para agregar una nota nueva Haga clic en el botón Agregar/editar nota () para agregar o editar notas.
Cargos de servicio	Cualquier cargo de servicio aplicado al material. Seleccione el tipo de valor de la lista desplegable: Seleccione Por unidad para ingresar un valor por unidad que luego se multiplica por el número en la columna Cant. Este número se agrega al total calculado. Seleccione Total para ingresar el valor total de los cargos de servicio del material. Este número se agrega al total calculado.  Nota:  Si cambia el tipo de valor después de ingresar un monto, el valor ingresado no se volverá a calcular (por ejemplo, un total ingresado como 19,99 se convertirá en el valor por unidad y dará como resultado un total calculado actualizado). Los cargos de servicio de varios materiales se pueden editar a la vez. Consulte Editar impuesto, descuento y cargos de servicio y envío para varios materiales al mismo tiempo, más arriba.
Envío	Se aplicaron cargos de envío al material. Se calcula multiplicando el monto de envío por el número que figura en la columna Cant. Se puede editar varios materiales a la vez. Consulte Editar impuesto, descuento y cargos de servicio y envío para varios materiales al mismo tiempo, más arriba.
Impuesto 1 (%)	Valor ingresado por el usuario que indica el impuesto 1 del material. Seleccione el tipo de valor de la lista desplegable: Seleccione Total para ingresar el monto total del Impuesto 1 para el material. El valor ingresado se agrega al total calculado. Seleccione Porcentaje para ingresar el porcentaje del Impuesto 1 para el material. Este valor se multiplica por el precio para calcular el monto del impuesto y luego se suma al total calculado.  Nota:  Si cambia el tipo de valor después de ingresar un monto, el valor de impuesto ingresado no se volverá a calcular (por ejemplo, un total ingresado como 3,75 se aplicará como un valor porcentual de 3,75% y dará como resultado un total calculado actualizado). Puede asignar un valor porcentual de hasta tres lugares decimales (por ejemplo, 7,745%). Los valores de porcentaje con cuatro lugares decimales se redondearán a tres lugares decimales (por ejemplo, 7,7454% se redondeará a 7,745%). De manera predeterminada, el valor de porcentaje tiene dos lugares decimales, a menos que se ingrese un tercer lugar decimal.
Impuesto 2 (%)	Valor ingresado por el usuario que indica el impuesto 2 del material. Seleccione el tipo de valor de la lista desplegable: Seleccione Total para ingresar el monto total del impuesto 2 para el material. El valor ingresado se agrega al total calculado. Seleccione Porcentaje para ingresar el porcentaje del Impuesto 2 para el material. Este valor se multiplica por el precio para calcular el monto del impuesto y luego se suma al total calculado.  Nota:  Si cambia el tipo de valor después de ingresar un monto, el valor de impuesto ingresado no se volverá a calcular (por ejemplo, un total ingresado como 3,75 se aplicará como un valor porcentual de 3,75% y dará como resultado un total calculado actualizado). Puede asignar un valor porcentual de hasta tres lugares decimales (por ejemplo, 7,745%). Los valores de porcentaje con cuatro lugares decimales se redondearán a tres lugares decimales (por ejemplo, 7,7454% se redondeará a 7,745%). De manera predeterminada, el valor de porcentaje tiene dos lugares decimales, a menos que se ingrese un tercer lugar decimal.
Monto de impuesto	Suma del impuesto 1 (%) y el impuesto 2 (%).
% de impuesto	Cualquier impuesto sobre el material (ingresar como porcentaje). Para gravar los cargos de servicio y envío, marque la casilla Incluir impuesto en los cargos de servicio y envío de toda la factura que se encuentra arriba de la tabla. Se puede editar varios materiales a la vez. Consulte Editar impuesto, descuento y cargos de servicio y envío para varios materiales al mismo tiempo, más arriba. Para agregar una segunda columna de impuestos a la factura, consulte Configurar columnas más arriba.
Para desembolsar	Monto que se desembolsará en el período de presupuesto seleccionado.
A pagar por adelantado	Monto que se pagará por adelantado en el período de presupuesto seleccionado.
Total	El total de todos los precios, cargos de servicio y envío, e impuestos menos cualquier descuento. El total se actualiza a medida que realiza cambios. Se puede editar haciendo clic en el total. En el cuadro de diálogo Actualizar total: Seleccione Usar monto nuevo e ingrese un monto total nuevo . Haga clic en Actualizar.  Nota: si cambia la moneda del proveedor, el total general será diferente de la moneda de su biblioteca. La diferencia depende de la tasa de cambio entre las dos monedas, que usted definió cuando cambió la moneda del proveedor.
Precio unitario	El precio del material.

Pagar factura 

1. (Opcional) Cuando termine, haga clic en Pagar ahora. Consulte Pagar una factura.
   • Anular pago de factura
   • Cambiar el estado a "Listo" o "Abierto"

Establecer la cantidad de materiales de factura que se muestran

Puede establecer la cantidad predeterminada de materiales de factura que se mostrarán al ver una factura. El número que seleccione se guardará para futuras sesiones cuando utilice la misma computadora y navegador.

 Nota: si tiene dos facturas abiertas, cada una con una cantidad diferente de filas seleccionadas, la última que tenga abierta se utilizará como predeterminada para las facturas futuras.

1. En la lista de facturas, haga clic en el Número de factura.
2. Seleccione un número de la lista desplegable Filas, que aparece arriba de la columna Total, para establecer la cantidad de filas que verá cuando acceda a la pantalla de factura.
   • 5 (predeterminado)
   • 10
   • 20
   • 50

Eliminar una factura 

1. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Facturas > Facturas.
2. Seleccione un índice de la lista desplegable.
   • Número de factura (predeterminado)
   • ID de factura externa
   • ID de referencia de pago
   • Número de factura del sistema
3. Ingrese el (los) término(s) de búsqueda en el campo del formulario Buscar factura .
4.  Haga clic <Enter> en Buscar o presione.
5. Haga clic en la casilla de verificación junto a la factura que desea borrar.
6. Haga clic en Eliminar en la parte superior de la pantalla.
7. En la pantalla Eliminar factura, revise y resuelva los problemas que impiden la eliminación, si corresponde.
8. Haga clic en Eliminar.