Importar datos de factura desde archivo EDIFACT

Descubra cómo importar datos de facturas desde un archivo EDIFACT en Adquisiciones de WorldShare.

Nota:

Puede automatizar la recuperación e importación de archivos. Ver Automatizar la recuperación e importación de archivos.
Los usuarios de adquisiciones basadas en sucursales con los permisos adecuados para una sucursal pueden elegir una sucursal de adquisiciones al realizar la importación. Ver Acerca de las adquisiciones basadas en la sucursal.

Puede importar datos de factura en formato EDIFACT. Antes de importar los datos de la factura, debe configurar la importación con su proveedor. Esto puede incluir el envío de información importante sobre qué campos EDIFACT son compatibles.

Aspectos básicos de la importación de datos de factura

Las siguientes tablas describen la información que debe incluirse en los archivos de datos que recibe de su proveedor. Los archivos de datos deben ser configurados por usted y su proveedor antes de que pueda importar archivos de datos a Adquisiciones de WorldShare. Puede proporcionar a su proveedor la información de esta página para confirmar que puede proporcionarle los datos en estos campos.

Datos de facturación EDIFACT

La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos de factura que reciba de su proveedor.

Nota: aunque la primera columna enumera los campos Adquisiciones de WorldShare, los campos aparecen en el orden en que aparecen en el archivo EDIFACT.

Datos de factura EDIFACT - Tabla

Elemento en adquisiciones	Campo EDIFACT	Descripción	Ejemplo
Número de factura	BGM	Este es un elemento obligatorio y se utiliza junto con la Fecha de factura para que coincida con una factura existente o, si no se encuentra ninguna factura, para crear una nueva. 380 (factura) y 38A (factura para planes) son los únicos tipos de factura admitidos. 9 (original) y 43 (copia) son las únicas funciones de factura admitidas.	Válido BGM+380+inv122+43' No válido BGM+381+inv521488' BGM+380+inv665887+46'
Fecha de factura	DTM	Este es un elemento opcional pero recomendado. Se utiliza junto con el número de factura para hacer coincidir con una factura existente o, si no se encuentra ninguna factura, para crear una nueva. La fecha de factura debe estar en formato CCYYMMDD. Si este campo no está presente, se utilizará la fecha de hoy para la Fecha de factura. 137 (fecha del mensaje) es el único tipo admitido.	Válido DTM+137:20131029:102' No válido DTM+131:20130911:102' DTM+137:2013-09-11:102'
Moneda	CUX	La moneda es un elemento opcional pero recomendado. Si se proporciona, debe coincidir con un código de tres letras ISO 4217 . Si no se proporciona, el sistema utilizará la moneda predeterminada del proveedor. 2 (moneda de referencia) es el único tipo admitido.	Válido CUX+2:EUR:4' CUX+2:USD:4' No válido CUX+2:EUR:10'
Descuentos, cargos de servicio y envío a nivel de factura	ALC (parte del encabezado)	Este es un elemento opcional. Debe ser un monto monetario y debe aparecer en el encabezado de EDIFACT, y no en el resumen. Si hay una concesión, se ingresa como partida de crédito no bibliográfico con un monto negativo. Si se trata de un cargo, se ingresa como partida no bibliográfica de débito. La descripción del material está determinada por el código de servicio especial.	Válido ALC+C++++BJ::28' QTY+47:22' MOA+8:140' No válido ALC+C++++BJ::28' QTY+47:22' PCD+3:12.5:13'
Impuestos a nivel de factura	IMPUESTO (parte del encabezado)	Este es un elemento opcional. Debe ser un monto monetario y debe aparecer en el encabezado de EDIFACT, y no en el resumen. Se ingresa como partida no bibliográfica de débito.	Válido TAX+7++++++' MOA+124:10.5' No válido IMPUESTO+7+IVA+++:::17.5+S'
Cantidad	CANT.	Este es un elemento obligatorio. La cantidad debe ser igual a la cantidad de copias no facturadas del material de pedido. 47 (cantidad de la factura) es el único tipo admitido.	Válido QTY+47:1' QTY+47:3' No válido QTY+1:1'
Precio unitario	PRI	Este es un elemento opcional pero recomendado. Si no se proporciona, se utilizará el precio del material del pedido. AAA (precio neto), AAB (precio bruto) y AAF (precio de información) son los únicos tres tipos admitidos. Si se proporcionan varios precios de diferentes tipos, se utilizará primero el precio de tipo AAF, luego el precio de tipo AAA y por último el de tipo AAB. Cuando se utiliza un precio de tipo AAA, no se procesarán los cargos de servicio, los descuentos ni el envío a nivel del material. Cuando se utiliza un precio de tipo AAF, no se procesan los cargos de servicio, los descuentos, los impuestos ni el envío a nivel del material. Cuando se utiliza un precio de tipo AAB, se procesarán cargos de servicio, descuentos, impuestos y envío a nivel del material.	Válido PRI+AAB:57 PRI+AAA:46.74 PRI+AAF:11.65' No válido PRI+AAE:11.65'
Identificador de referencia de la línea de pedido de pedido (para la búsqueda de coincidencias)	RFF	Este es un elemento obligatorio y se utiliza para que coincida con un material de pedido existente. Debe ser del tipo SLI o LI. El tipo SLI coincidirá con el número de material de pedido a proveedor, que es un identificador proporcionado por el proveedor para la línea de pedido del pedido. (Esto se puede ingresar manualmente en el sistema o se puede importar usando un archivo MARC en el campo 981 $z). El tipo LI coincidirá con el número de material de pedido, que es el identificador generado por el sistema para la línea de pedido del pedido.	Válido RFF+LI:PO-2014-1-1' RFF+SLI:99954978355' No válido RFF+SNA:954872665' RFF+LBO:887458932'
Impuestos a nivel de línea	IMPUESTO (parte del detalle)	Este es un elemento opcional. Solo se permiten valores porcentuales. Nota: Puede asignar un valor porcentual de hasta tres lugares decimales (por ejemplo, 7,745%). Los valores de porcentaje con cuatro lugares decimales se redondearán a tres lugares decimales (por ejemplo, 7,7454% se redondeará a 7,745%). De manera predeterminada, el valor de porcentaje tiene dos lugares decimales, a menos que se ingrese un tercer lugar decimal.	Válido TAX+7++++:::17.5+S' No válido IMPUESTO+7+IVA+++::::+S' MOA+56:10.5'
Descuento a nivel de línea, cargos de servicio y envío	ALC (parte del detalle)	Este es un elemento opcional. Solo se permiten valores porcentuales para los descuentos o las bonificaciones, que deben estar incluidos en el elemento de PCD. Solo se permiten valores monetarios para los cargos de servicio y el envío. El código de servicio especial determina si un cargo se considera Cargo de servicio o Costo de envío.	Válido ALC+C++++BJ::28' MOA+8:140' ALC+A++++DI' PCD+3:10' No válido ALC+A++++DI' MOA+8:140'

Notas al configurar la importación de datos de factura

Puede elegir importar cargos de servicio a nivel de factura, a nivel de material, o a ambos.
- Los cargos de servicio a nivel del material se incluirán en el material de la factura.
- Los cargos de servicio de nivel de factura crearán un material de factura no bibliográfico para estos cargos.
Para importar cargos de servicio a nivel de material, debe usar un precio de tipo AAB (consulte la tabla anterior).
El monto total de los cargos de servicio se divide por la cantidad de materiales para calcular automáticamente los cargos de servicio unitarios.
- Si es divisible, el número resultante se ingresará como el cargo de servicio por unidad.
- Si no es divisible, la configuración de los cargos de servicio se cambiará a total y el monto de la partida se ingresará en el campo de cargos de servicio.
Si la factura contiene impuestos distintos de cero sobre los cargos de servicio (independientemente de cualquier impuesto del material en sí), el monto del impuesto se calculará para todo el material y se importará como un valor total en Impuesto 1.
- Si solo se proporciona un porcentaje para un impuesto sobre cargos de servicio, el monto efectivo del impuesto se calcula en función del porcentaje y se suma a los otros valores de impuesto proporcionados para calcular el monto total del Impuesto 1.
Los impuestos a nivel de material solo se pueden importar como porcentaje, no como monto.
El proceso de importación de facturas facturará el material de pedido más reciente con el mismo número de material de pedido a proveedor.
- Si hay materiales de pedido de cadenas de suscripción separadas (es decir, grupos de materiales de pedido que se han renovado desde el material de pedido anterior), el sistema arrojará un error y el usuario tendrá que eliminar el número de material de pedido a proveedor de una de las cadenas .

Instrucciones para la importación de datos de factura (EDIFACT)

Cargar archivo de datos de factura (EDIFACT)

Nota: puede cargar hasta 100 facturas al importar facturas de EDIFACT.

En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Proveedores.
Busque el proveedor cuyos datos está importando.
En los resultados de búsqueda de proveedores, haga clic en Nombre del proveedor.
En el registro del proveedor, haga clic en el acordeón de Partner Exchange Services .
Haga clic en Cargar archivo.
En el cuadro de diálogo Importar datos, en la lista Tipo, seleccione Importar datos de factura (EDIFACT).
Haga clic en Elegir archivo. Ubique el archivo de factura en su computadora y luego haga clic en Abrir.
En la lista desplegable Manejo de impuestos, seleccione un método de cálculo de impuestos.
1. Coste de elemento de impuesto - Calcula el monto de impuesto multiplicando el porcentaje de impuesto por el precio
2. Impuesto, cargo de servicio y costo de envío: para calcular el monto del impuesto se multiplica el porcentaje de impuesto por el precio, los cargos de servicio y los costos de envío.
3. Incluye impuestos en costos : calcula el monto del impuesto considerándolo como incluido en el precio, los cargos de servicio y el envío
Haga clic en Cargar.
El sistema confirma que su archivo ha sido cargado.
Haga clic en Cancelar o en la x en la esquina superior derecha para cerrar la ventana Importar datos.
Si también está importando un archivo MARC listo para añadir a la estantería, siga las instrucciones que se dan en Importar datos listos para añadir a la estantería y de factura desde archivo MARC.

Revisar factura y materiales de factura

El archivo que cargó aparece en la primera fila del Registro de procesamiento. Si no ve el archivo en la tabla, haga clic en el botón Actualizar () encima de la tabla. Después de cargar el archivo, también recibirá un correo electrónico con los detalles de importación del archivo.

El sistema crea una factura basada en los datos que importó.
La columna de Detalles enlaza con la factura creada como resultado de la carga. En la columna Detalles de la importación de facturas, haga clic en el enlace Factura:. Esto le llevará a la factura con los materiales ya agregados.
- Se completarán los montos del material, los descuentos, los cargos de servicio y los impuestos, si están incluidos en el archivo de datos de factura.
- También recibirá una notificación por correo electrónico con el estado de la importación y de cada material. El texto del correo electrónico también se puede ver en la columna Detalles del registro de procesamiento.
- Si hay un artículo de línea en la factura EDIFACT importada para el cual no hay ningún material de pedido coincidente en Adquisiciones, ya sea en función del número de material de pedido (RFF+LI) o del número de material de pedido a proveedor (RFF+SLI), el artículo de línea no se importará y mostrará un error en la notificación por correo electrónico resultante.
Para pagar la factura, vaya a Pagar factura.