Nota: puede automatizar la recuperación e importación de archivos. Ver Automatizar la recuperación e importación de archivos.
Antes de que pueda comenzar a importar archivos, debe determinar qué tipo de archivos desea importar y trabajar con su proveedor para configurar esta función.
Nota: la importación de archivos a Adquisiciones de WorldShare es gratuita, pero es posible que sus proveedores cobren por determinados servicios de entrega de datos.
Hay tres tipos de archivos que puede importar a Adquisiciones de WorldShare. El sistema acepta todas las extensiones de archivo.
Se pueden importar los siguientes tipos de datos:
|
Datos |
Formato |
Descripción |
|---|---|---|
| Pedido | MARC | Los datos de pedido contienen información sobre los artículos de los pedidos que usted creó utilizando el sitio web del proveedor. |
| Datos de respuesta del pedido | EDIFACT | Los datos de respuesta de pedido contienen información sobre el precio, la disponibilidad y el estado de envío de los artículos pedidos anteriormente. |
| Factura | EDIFACT o MARC | Los datos de factura contienen información de factura sobre los artículos que usted pidió. |
| Lista para añadir a la estantería | EDIFACT o MARC | Los datos listos para añadir a la estantería contienen los códigos de barras y las signaturas topográficas de los materiales que usted pidió. Puede recibir datos listos para añadir a la estantería en el mismo archivo MARC que los datos de su factura. |
Nota: su proveedor puede proporcionar datos de factura tanto en MARC como en EDIFACT. Deberá elegir el formato que prefiera.
Una vez que haya determinado el tipo de datos que desea importar y cuándo desee importarlos, debe trabajar con su proveedor para configurar sus archivos de datos.
Para importar archivos, debe comunicarse con su proveedor para asegurarse de que pueda proporcionar los datos de adquisiciones en los campos correspondientes.
Nota:
Las siguientes tablas describen la información que debe incluirse en los archivos de datos que recibe de su proveedor. Los archivos de datos deben ser configurados por usted y su proveedor antes de que pueda importar archivos de datos a Adquisiciones de WorldShare. Puede proporcionar a su proveedor la información de esta página para confirmar que puede proporcionarle los datos en estos campos.
La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos de pedido MARC que reciba de su proveedor.
Nota: si no se utilizan puntos decimales, el sistema los agrega al final. Por ejemplo, 56 se convierte en 56.
| MARC | Elemento en adquisiciones | Tipo de entrada | Descripción |
|---|---|---|---|
| 035 $a | Número de OCLC | Número de OCLC en este formato: (OCoLC)1553114 | El número de OCLC se utiliza para identificar el registro bibliográfico en WorldCat al que se adjunta el material del pedido. Si no incluye un número de OCLC, el sistema intentará encontrar un registro que coincida en WorldCat en función de otros valores en el registro bibliográfico proporcionado (p. ej., título, autor, ISBN). |
| 949 $h | Sucursal | Entero | Valor ingresado por el usuario; representa la ID de WorldCat Registry de la ubicación de la sucursal principal de un material. |
| 949 $l | Ubicación de la estantería | Cadena | Valor ingresado por el usuario; representa la ubicación en estantes de la ubicación de sucursal principal de un material. |
| 949 $p | Código de fondo | Cadena (máximo: 40 caracteres) | Valor ingresado por el usuario que representa el código del fondo utilizado para gravar. |
| 949 $q | Cantidad de copias | Entero (máximo: 999) | Cantidad de copias pedidas. |
| 980 $b | Precio unitario | Decimal (Máximo: 9999,99) | Coste de una sola unidad de un material. (No incluya impuestos ni descuentos si tiene previsto incluirlos como porcentajes en el campo 980 $h o $i). |
| 980 $c | Cargos de servicio (por unidad) | Decimal (Máximo: 999.99) | Cargos de servicio por una sola unidad de un material (por ejemplo, $1,00 para una cantidad de 5 es igual a $5,00). |
| 980 $h | Porcentaje de impuesto | Decimal (Máximo: 100.000) | Porcentaje de impuesto aplicado al precio por el proveedor. Nota:
|
| 980 $i | Porcentaje de descuento | Decimal (Máximo: 100,00) | Porcentaje de descuento aplicado al precio por el proveedor. |
| 980 $k | ISBN | Entero | ISBN del material que se está pidiendo. No se utiliza para la búsqueda de coincidencias. El campo bibliográfico 020 se utiliza para la búsqueda de coincidencias. |
| 980 $m | ISSN | Entero | ISSN del material que se solicita. No se utiliza para la búsqueda de coincidencias. El campo bibliográfico 022 se utiliza para la búsqueda de coincidencias. |
| 980 $s | Envío y manejo (por unidad) | Decimal (Máximo: 999.99) | Cargos de envío y manejo para una sola unidad. |
| 980 $x | Tipo de cambio | Decimal | Tasa de cambio para el pedido, si la moneda no es la misma que la moneda de la biblioteca. |
| 980 $z | Moneda de la orden de compra | Código de moneda de tres letras ISO 4217 | Código de moneda ISO - para pedido |
| 981 $a | Identificador de colección de BC | Cadena | Identificador de la colección de la base de conocimiento de WorldCat que se solicita. |
| 981 $b | Identificador del título de BC | Cadena | Identificador del título de la base de conocimiento de WorldCat que se solicita. |
| 981 $g | Número de cuenta | Cadena | Número de cuenta o de cliente, utilizado por la biblioteca para realizar pedidos y facturar. (También llamada "Subcuenta") |
| 981 $i | Nota de material de biblioteca | Cadena (máximo: 256 caracteres) | Notas proporcionadas para un material. |
| 981 $l | Nombre de pedido | Cadena (máximo: 256 caracteres) | Cadena de texto que representa el nombre del pedido o del carrito. |
| 981 $n | Número de pedido a proveedor | Cadena (máximo: 256 caracteres) | Número interno utilizado para identificar el pedido por proveedor. Se proporciona a la biblioteca para fines de seguimiento. |
| 981 $v | Nota de proveedor | Cadena (máximo: 256 caracteres) | Notas proporcionadas por el proveedor para un material. |
| 981 $x | Nota de pedido (se aplica a todo el pedido) | Cadena (máximo: 256 caracteres) | Comentar un pedido. |
|
981 $z |
Número de material de pedido a proveedor Obligatorio si se importan datos listos para añadir a la estantería o de facturas. |
Cadena (máximo: 256 caracteres) | Identificador único proporcionado por un proveedor para el material específico pedido. |
La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos de factura que reciba de su proveedor.
Nota: si no se utilizan puntos decimales, el sistema los agrega al final. Por ejemplo, 56 se convierte en 56.
| MARC | Elemento en adquisiciones | Tipo de entrada | Descripción |
|---|---|---|---|
| 981 $y | Material de pedido de WMS número1 | Cadena (máximo: 40 caracteres) | Identificador único asignado por WMS para un material específico pedido. |
| 981 $z | Material de pedido a proveedor número1 | Cadena (máximo: 40 caracteres) | Identificador único proporcionado por un proveedor para un material específico pedido. |
| 990 $b | Precio unitario | Decimal (Máximo: 9999,99) | Coste de una sola unidad de un material. (No incluya impuestos ni descuentos si tiene previsto incluirlos como porcentajes en el campo 980 $h o $i). |
| 990 $c | Cargos de servicio (por unidad) | Decimal (Máximo: 999.99) | Cargos de servicio por una sola unidad de un material (por ejemplo, $1,00 para una cantidad de 5 es igual a $5,00). |
| 990 $h | Porcentaje de impuesto | Decimal (Máximo: 100.000) | Porcentaje de impuesto aplicado al precio por el proveedor. Nota:
|
| 990 $i | Porcentaje de descuento | Decimal (Máximo: 100,00) | Porcentaje de descuento aplicado al precio por el proveedor. |
| 990 $n | Cantidad facturada | Entero (máximo: 999) | Cantidad total de copias facturadas por su biblioteca para este material de pedido. |
| 990 $s | Envío y manejo (por unidad) | Decimal (Máximo: 999.99) | Cargos de envío y manejo para una sola unidad. |
| 990 $x | Tipo de cambio | Decimal | Tasa de cambio de la factura, si la moneda no es la misma que la moneda de la biblioteca. Usado con moderación. |
| 991 $f | Fecha de factura | Formato de fecha ISO 8601 | Fecha en que el proveedor creó la factura. Utilice el formato AAAA-MM-DD. |
| 991 $m | Número de factura | Cadena (máximo: 256 caracteres) | Número utilizado por el proveedor para identificar una factura específica. |
| 1. Se utiliza para hacer coincidir el material de la factura con el material pedido. Si el archivo de datos de facturas contiene el número de material de pedido WMS y el número de material de pedido a proveedor, el sistema utilizará el número de material de pedido WMS como punto de coincidencia. | |||
La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos de factura que reciba de su proveedor.
Nota: aunque la primera columna enumera los campos Adquisiciones de WorldShare, los campos aparecen en el orden en que aparecen en el archivo EDIFACT.
| Elemento en adquisiciones | Campo EDIFACT | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Número de factura | BGM |
Este es un elemento obligatorio y se utiliza junto con la Fecha de factura para que coincida con una factura existente o, si no se encuentra ninguna factura, para crear una nueva. 380 (factura) y 38A (factura para planes) son los únicos tipos de factura admitidos. 9 (original) y 43 (copia) son las únicas funciones de factura admitidas. |
Válido BGM+380+inv122+43'
No válido BGM+381+inv521488' BGM+380+inv665887+46' |
| Fecha de factura | DTM |
Este es un elemento opcional pero recomendado. Se utiliza junto con el número de factura para hacer coincidir con una factura existente o, si no se encuentra ninguna factura, para crear una nueva. La fecha de factura debe estar en formato CCYYMMDD. Si este campo no está presente, se utilizará la fecha de hoy para la Fecha de factura. 137 (fecha del mensaje) es el único tipo admitido. |
Válido DTM+137:20131029:102'
No válido DTM+131:20130911:102' DTM+137:2013-09-11:102' |
| Moneda | CUX |
La moneda es un elemento opcional pero recomendado. Si se proporciona, debe coincidir con un código de tres letras ISO 4217 . Si no se proporciona, el sistema utilizará la moneda predeterminada del proveedor. 2 (moneda de referencia) es el único tipo admitido. |
Válido CUX+2:EUR:4' CUX+2:USD:4'
No válido CUX+2:EUR:10' |
| Descuentos, cargos de servicio y envío a nivel de factura | ALC (parte del encabezado) |
Este es un elemento opcional. Debe ser un monto monetario y debe aparecer en el encabezado de EDIFACT, y no en el resumen. Si hay una concesión, se ingresa como partida de crédito no bibliográfico con un monto negativo. Si se trata de un cargo, se ingresa como partida no bibliográfica de débito. La descripción del material está determinada por el código de servicio especial. |
Válido ALC+C++++BJ::28' QTY+47:22' MOA+8:140'
No válido ALC+C++++BJ::28' QTY+47:22' PCD+3:12.5:13' |
| Impuestos a nivel de factura | IMPUESTO (parte del encabezado) |
Este es un elemento opcional. Debe ser un monto monetario y debe aparecer en el encabezado de EDIFACT, y no en el resumen. Se ingresa como partida no bibliográfica de débito. |
Válido TAX+7++++++' MOA+124:10.5'
No válido IMPUESTO+7+IVA+++:::17.5+S' |
| Cantidad | CANT. |
Este es un elemento obligatorio . La cantidad debe ser igual a la cantidad de copias no facturadas del material de pedido. 47 (cantidad de la factura) es el único tipo admitido. |
Válido QTY+47:1' QTY+47:3'
No válido QTY+1:1' |
| Precio unitario | PRI |
Este es un elemento opcional pero recomendado. Si no se proporciona, se utilizará el precio del material del pedido. AAA (precio neto), AAB (precio bruto) y AAF (precio de información) son los únicos tres tipos admitidos. Si se proporcionan varios precios de diferentes tipos, se utilizará primero el precio de tipo AAF, luego el precio de tipo AAA y por último el de tipo AAB. Cuando se utiliza un precio de tipo AAA, no se procesarán los cargos de servicio, los descuentos ni el envío a nivel del material. Cuando se utiliza un precio de tipo AAF, no se procesan los cargos de servicio, los descuentos, los impuestos ni el envío a nivel del material. Cuando se utiliza un precio de tipo AAB, se procesarán cargos de servicio, descuentos, impuestos y envío a nivel del material. |
Válido PRI+AAB:57 PRI+AAA:46.74 PRI+AAF:11.65'
No válido PRI+AAE:11.65' |
| Identificador de referencia de la línea de pedido de pedido (para la búsqueda de coincidencias) | RFF |
Este es un elemento obligatorio y se utiliza para que coincida con un material de pedido existente. Debe ser del tipo SLI o LI. El tipo SLI coincidirá con el número de material de pedido a proveedor, que es un identificador proporcionado por el proveedor para la línea de pedido del pedido. (Esto se puede ingresar manualmente en el sistema o se puede importar usando un archivo MARC en el campo 981 $z). El tipo LI coincidirá con el número de material de pedido, que es el identificador generado por el sistema para la línea de pedido del pedido. |
Válido RFF+LI:PO-2014-1-1' RFF+SLI:99954978355'
No válido RFF+SNA:954872665' RFF+LBO:887458932' |
| Impuestos a nivel de línea | IMPUESTO (parte del detalle) |
Este es un elemento opcional. Solo se permiten valores porcentuales. Nota:
|
Válido TAX+7++++:::17.5+S'
No válido IMPUESTO+7+IVA+++::::+S' MOA+56:10.5' |
| Descuento a nivel de línea, cargos de servicio y envío | ALC (parte del detalle) |
Este es un elemento opcional. Solo se permiten valores porcentuales para los descuentos o las bonificaciones, que deben estar incluidos en el elemento de PCD. Solo se permiten valores monetarios para los cargos de servicio y el envío. El código de servicio especial determina si un cargo se considera Cargo de servicio o Costo de envío. |
Válido ALC+C++++BJ::28' MOA+8:140' ALC+A++++DI' PCD+3:10'
No válido ALC+A++++DI' MOA+8:140' |
La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos listos para añadir a la estantería que reciba de su proveedor.
| MARC | Elemento en adquisiciones | Tipo de entrada | Descripción |
|---|---|---|---|
| 959 $b | Código de barras | Cadena (máximo: 32 caracteres) | Código de barras o designación de la pieza. |
| 959 $t | Prefijo | Cadena (máximo: 25 caracteres) | Prefijo de signatura topográfica (p. ej., REF) |
| 959 $u | Número de clasificación | Cadena (máximo: 100 caracteres) | Parte de clasificación de la signatura topográfica. (Si no puede separar la signatura topográfica en partes separadas, incluya todas las partes en el número de clasificación). |
| 959 $v | Cutter/Número de material | Cadena (máximo: 25 caracteres) | Cutter o ítem es parte de la signatura topográfica. |
| 959 $w | Sufijo | Cadena (máximo: 25 caracteres) | Sufijo de la signatura topográfica (p. ej., SPAN) |
| 981 $y | Material de pedido de WMS número1 | Cadena (máximo: 40 caracteres) | Identificador único asignado por WMS para un material específico pedido. |
| 981 $z | Material de pedido a proveedor número1 | Cadena (máximo: 40 caracteres) | Identificador único proporcionado por un proveedor para un material específico pedido. |
| 1. Se utiliza para hacer coincidir el material de la factura con el material pedido. Si el archivo de datos de facturas contiene el número de material de pedido WMS y el número de material de pedido a proveedor, el sistema utilizará el número de material de pedido WMS como punto de coincidencia. | |||
La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos listos para añadir a la estantería que reciba de su proveedor.
Nota: aunque la primera columna enumera los campos Adquisiciones de WorldShare, los campos aparecen en el orden en que aparecen en el archivo EDIFACT.
| Elemento en adquisiciones | Campo EDIFACT | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Tipo de mensaje de respuesta de pedido | BGM | 23C es el único tipo de mensaje de respuesta de pedido admitido. | BGM+23C+777596001+2' |
| Número de material de pedido de WMS | RFF+LI | Se utiliza para hacer coincidir los datos listos para añadir a la estantería con el material de pedido adecuado en WMS. Cada material debe identificarse mediante un número de material de pedido de WMS o un número de material de pedido a proveedor (ver a continuación). |
RFF+LI:PO-2020-1-1' |
| Número de material de pedido a proveedor | RFF+SLI | Se utiliza para hacer coincidir los datos listos para añadir a la estantería con el material de pedido adecuado en WMS. Cada material debe identificarse mediante un número de material de pedido a proveedor o un número de material de pedido de WMS (ver arriba). |
RFF+SLI:VOIN20200824abc-5' |
| Información de la copia | GIR | Cada copia está representada por un número en un segmento GIR. El número debe ser una secuencia única de 3 dígitos (p. ej., 001, 002, etc.) o la letra C seguida de un número (p. ej., C01, C02, etc.). Nota:
|
GIR+C01+0:LCO+BAR20200824abc_501:LAC+Schärding:LCL+Brunnenthal:LSM+35.99:LCV' GIR+001+0:LCO+BAR20200824abc_501:LAC+Schärding:LCL+Brunnenthal:LSM+35.99:LCV' |
| Código de barras | ALC | Cada código de barras de material debe ser único. No puede importar un código de barras que duplique una copia existente en el sistema. | GIR+C01+0:LCO+BAR20200824abc_501:LAC+Schärding:LCL+Brunnenthal:LSM+35.99:LCV' |
| Número de clasificación | LCL | Si no proporciona un número de clasificación, pero se transmite un valor en el campo LSM, este valor se colocará en el campo de número de clasificación en WMS y en todas las demás partes de la signatura topográfica (sufijo y prefijo). Esto se debe a que el campo LSM se utiliza para transmitir la signatura topográfica completa, incluidos el prefijo y el sufijo. |
GIR+C04+0:LCO+BAR20200824abc_504:LAC+ClassNumber:LCL+München:LSM+35.99:LCV' |
| Signatura topográfica | LSM | Solo se importa si no se proporciona LCL. Si se importa, se ignoran el sufijo y el prefijo. | |
| Sufijo | LFS | GIR+C04+GARTHDEE.UNASSIGNED:LLO+GEN-RES-BOOKS:LFN+Reh:LFS+Uhu:LSQ' | |
| Prefijo | LSQ o LSZ |
Debe seleccionar la opción que desea utilizar. La opción predeterminada es no importar el prefijo. Nota: OCLC recomienda indicar a su proveedor que proporcione cualquier valor de prefijo en los campos LSQ o LSZ. |