Cerrar un presupuesto

Notas importantes antes de cerrar un presupuesto

• Un presupuesto se puede cerrar solo después de que haya pasado su fecha de finalización. 
• Una vez que se cierra un presupuesto, ya no se puede utilizar. Además, esta acción no se puede deshacer.
• El sistema puede tardar unas horas en cerrar un presupuesto. Se recomienda:
  • Cierre los presupuestos al final de su jornada laboral.
  • No haga ningún trabajo en Adquisiciones durante unas horas después de cerrar el presupuesto.
• Cerrar un presupuesto presupone que ha creado el presupuesto futuro que seguirá al que está cerrando. Consulte Crear un presupuesto para el próximo período fiscal.
• Durante el proceso de cierre de presupuesto, deberá asignar los fondos del presupuesto que está cerrando al siguiente presupuesto. Esto debe hacerse por las siguientes razones:
  • Mover los materiales del pedido que aún comprometen dinero al siguiente presupuesto, de modo que el presupuesto cerrado no tenga gravámenes abiertos.
  • Mover los materiales de una orden de plan impagada o pagada parcialmente al siguiente presupuesto, de modo que se puedan facturar con el nuevo presupuesto.
  • Para mover materiales en pedidos abiertos con un fondo seleccionado.
  • Mover las plantillas de materiales de pedido al siguiente presupuesto, de modo que la plantilla de materiales de pedido no intente aplicar un presupuesto cerrado a los materiales nuevos.
  • Para mover los materiales de la factura impagados al siguiente presupuesto, de modo que no gaste dinero en un presupuesto cerrado al momento del pago de estas facturas.
• Algunas bibliotecas desean evitar la asignación de fondos al próximo período de presupuesto resolviendo los problemas anteriores de forma manual.  Por ejemplo:
  • Facturar y pagar materiales que aún gravan dinero en el presupuesto. Para encontrar estos materiales, busque materiales de pedido por Período de presupuesto = período de presupuesto actual y Gravamen = mayor que 0,01.
  • Facturación y pago de materiales de pedido de plan impagados o pagados parcialmente. Para encontrar estos materiales, busque materiales de pedido para Tipo de pedido = Todos los tipos excepto orden de compra, Estado de compra = Todos los estados excepto Pagado.
  • Revisando materiales en pedidos abiertos para ver si es necesario realizarlos y recibirlos durante este año presupuestario.
  • Eliminando plantillas de materiales de pedido
     Precaución: esto no es recomendable, ya que tendrá que volver a crearlos si lo hace, pero algunas bibliotecas prefieren hacer esto.
  • Pagar facturas impagadas. Para encontrarlas, busque facturas por estado de pago = Todos los estados excepto Pagado.

     Nota: Estos últimos pasos no son obligatorios.  Puede cerrar el presupuesto con este tipo de materiales, y se moverán automáticamente al siguiente período de presupuesto como parte de la operación de cierre de presupuesto.

• Los usuarios de adquisiciones basadas en la sucursal deben tener los permisos adecuados para que una sucursal pueda cerrar un presupuesto en esa sucursal. Ver Acerca de las adquisiciones basadas en la sucursal. 

Cerrar el presupuesto actual y transferir gravámenes pendientes

1. (Opcional) Confirme que ha pagado todas las facturas y pedidos. Si tiene alguna factura o material de pedido impagado:
   • Pague las facturas o pida materiales antes de cerrar el presupuesto actual. Una vez que se cierra el presupuesto, ya no se puede utilizar.
     O
   • Cierre el presupuesto actual y luego pague las facturas o pida materiales usando el nuevo presupuesto.
2. En la esquina superior derecha del presupuesto, haga clic en Cerrar presupuesto.
3. En el cuadro de diálogo Cerrar presupuesto, conecte todos los fondos del presupuesto actual (por cerrar) al presupuesto futuro. En la columna derecha Nombre del fondo, seleccione en la lista el fondo del nuevo presupuesto o empiece a escribir. Se guardarán todos los cambios realizados en la ventana.

    Precaución: no puede utilizar un fondo deshabilitado como fondo objetivo al cerrar un presupuesto. Si selecciona un fondo deshabilitado como fondo objetivo, el fondo se eliminará automáticamente la próxima vez que abra el cuadro de diálogo Cerrar presupuesto.

   Nombre del fondo (presupuesto actual)	Código de fondo	Nombre del fondo (presupuesto futuro)
   Humanidades general	HG	Humanidades general
   Historia	HG-hist	Historia
   Europa	HG-hist-eu	Europa

4. Haga clic en Cerrar presupuesto.
5. En la ventana de advertencia Cerrar presupuesto, haga clic en Aceptar. El sistema responde "Se está ejecutando el presupuesto de cierre...". Una vez que el sistema cierra el presupuesto, el presupuesto futuro se convierte en el presupuesto actual.
6. Después de que se complete el proceso de Cerrar presupuesto:
   • Todos los materiales de pedido "planificados" impagados o pagados parcialmente asignados al presupuesto que se está cerrando se moverán al siguiente presupuesto.
   • Todos los materiales de orden de compra que sigan gravando dinero en un fondo se moverán al siguiente presupuesto.
   • Todas las facturas impagas y los materiales de factura asignados al presupuesto que se está cerrando se moverán al siguiente presupuesto.
   • Todas las plantillas de materiales de pedido que utilicen el presupuesto actual se moverán al siguiente presupuesto.
   • Todas las solicitudes de compra que no se hayan pedido se moverán al siguiente presupuesto.
   • Todos los materiales de pedido y de factura en modo de acumulación, incluso si están pagados, se moverán al siguiente presupuesto.