Editar presupuesto

Descubra cómo editar un presupuesto y configurar las columnas que se muestran en Adquisiciones de WorldShare.

 Nota: Los usuarios de adquisiciones basadas en la sucursal solo pueden administrar presupuestos en las sucursales para las que tienen permisos de edición. Ver Acerca de las adquisiciones basadas en la sucursal.

Editar un presupuesto

Un presupuesto es un conjunto de fondos en el mismo período. El período se define mediante una fecha de inicio y una fecha de finalización.  

  1. En el panel izquierdo, haga clic en Presupuestos.
  2. En la lista Seleccionar presupuesto, seleccione el presupuesto que desee editar. El presupuesto resaltado es el presupuesto en uso actual.
  3. Haga clic en Editar.
  4. Para editar los fondos de un presupuesto,consulte Editar fondos.

Establecer un período de presupuesto predeterminado

Puede establecer un período de presupuesto actual o futuro como período de presupuesto predeterminado para pedidos y facturación. Al establecer un período de presupuesto futuro como predeterminado, puede facturar y realizar pedidos fácilmente con el presupuesto futuro durante el período posterior a que se deje de utilizar el período de presupuesto actual y antes de que se cierre formalmente.

 Nota:

  1. Navegue a Presupuestos > Seleccionar presupuesto en el panel de navegación izquierdo y seleccione el presupuesto que desea establecer como predeterminado en la lista desplegable.
  2. Haga clic en Editar.
  3. En la parte superior de la página, seleccione la casilla de verificación Habilitar como predeterminado .
  4. En el cuadro de diálogo emergente Cambiar período de presupuesto predeterminado , haga clic en Aceptar.
  5. (Opcional) Para cambiar el período de presupuesto predeterminado al período de presupuesto predeterminado original, abra el período de presupuesto predeterminado anterior y seleccione la casilla de verificación Habilitar como predeterminado .

Habilitar el período de presupuesto futuro para su uso

Puede habilitar un presupuesto futuro para utilizarlo al realizar pedidos y facturas. Esto también se aplica a los presupuestos que van más allá del presupuesto inmediatamente posterior al presupuesto actual. El uso de presupuestos futuros habilitados le permite dividir los materiales en los presupuestos de un futuro lejano cuando la funcionalidad del modo de acumulación no satisface su necesidad de dividir el dinero en los períodos de presupuesto futuros.

 Nota: Debe haber fondos existentes configurados en un presupuesto futuro para que se pueda utilizar. Ver Crear fondos.

Para habilitar el uso futuro de un presupuesto:

  1. Navegue a Presupuestos > Seleccionar presupuesto en el panel de navegación izquierdo y seleccione el presupuesto que desea habilitar de la lista desplegable.
  2. Haga clic en Editar.
  3. Seleccione la casilla de verificación Habilitar para usar en la parte superior de la página.
  4. (Opcional) En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione la casilla de verificación Habilitar como predeterminado para establecer el período de presupuesto futuro como el predeterminado para pedidos y facturación.

     Nota: si no selecciona esta opción, el período de presupuesto predeterminado será el presupuesto actual.

  5. En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Aceptar para confirmar que desea habilitar el uso futuro del período de presupuesto.
  6. El período de presupuesto habilitado ahora estará disponible para su selección en los materiales de pedido y de factura. 

Columnas de la tabla de fondos

Aparecerá una lista de los fondos del presupuesto en una tabla. Algunas columnas necesitan explicación:

Columna Se muestra de forma predeterminada Descripción
Presupuestado x

El monto monetario total asignado al fondo para su uso.

Haga clic en el valor que se muestra en la columna para ver el historial del monto presupuestado.

Historial de montos presupuestados - Columnas disponibles
Título de columna Descripción
Fecha La fecha del cambio en el monto presupuestado. El cambio más reciente aparece en la parte superior.
Usuario El nombre del usuario que realizó el cambio en el monto presupuestado.
Cambiar El monto del cambio en el monto presupuestado.
Nuevo monto presupuestado El valor del monto presupuestado después del cambio.
Tipo de operación

El tipo de actualización del monto presupuestado. Se establecerá en una de las siguientes opciones:

  • Crear: el monto presupuestado se estableció en el momento de la creación del fondo
  • Actualización - Monto presupuestado en el momento de la edición manual de un fondo
  • Transferencia: el monto presupuestado se modificó mediante la funcionalidad Transferir fondos. Haga clic en Transferir en esta columna para ver más detalles sobre el fondo de origen y el (los) fondo(s) de destino de la transferencia

 
Saldo de caja   El monto de un fondo menos cualquier gasto. 
Grav. x El monto gravado para el fondo. Haga clic en un monto para ver la pantalla Materiales del pedido para este fondo.
Desembolsado x El monto desembolsado para el fondo. Haga clic en un monto para ver la pantalla Materiales de factura para este fondo.
Código de fondo x ID único utilizado para interoperar con otros sistemas.
Nombre del fondo x El nombre del fondo.
Estado del fondo x El estado del fondo. Los estados se indican con un icono e incluyen:
Grav. futuro   Monto que se gravará en período(s) presupuestario(s) futuro(s) al cierre del período presupuestario actual.
Notas x Cualquier nota sobre el fondo.
  • Haga clic en el botón Agregar nota (Botón Agregar nota) para agregar una nota nueva.
  • Haga clic en el botón Agregar/editar nota (Botón Agregar/editar nota) para agregar o editar notas.
Prepago   Monto que se desembolsará en período(s) presupuestario(s) futuro(s) al cerrar el período presupuestario actual.
Saldo restante x El monto restante en el fondo que no ha sido gravado ni gastado.
Saldo total de efectivo   La suma del Saldo de efectivo de todos los fondos secundarios y su fondo principal.
Total grav.   El monto total comprometido para el fondo principal y todos sus fondos secundarios.
Total desemb.   El monto total desembolsado para el fondo principal y todos sus fondos secundarios.
Presupuesto total del fondo   El total de todos los subfondos.
Saldo restante total   La suma de todos los saldos restantes del fondo principal y de todos sus fondos secundarios.

Filtrar por estado del fondo

  1. Seleccione el menú desplegable Filtrar por arriba de la tabla de fondos.
  2. Ingrese o haga clic en el estado de un fondo para mostrar solo los fondos con ese estado. Las siguientes opciones están disponibles:
    • Estado del fondo: habilitado - Habilitado (predeterminado)
    • Estado del fondo: deshabilitado para nuevas transacciones - Deshabilitado para nuevas transacciones
    • Estado del fondo: deshabilitado para todos los usos - Deshabilitado para todos los usos

       Nota: si se supone que un fondo secundario se debe mostrar, pero tiene un estado que su fondo principal no tiene, el fondo principal se seguirá mostrando, pero aparecerá en texto gris para indicar que tiene un estado diferente al que se seleccionó en el filtro. 

Configurar columnas y descargar datos

Configurar columnas

Puede elegir las columnas que aparecen en los presupuestos.

  1. En el lado derecho de la pantalla, junto a la navegación, haga clic en el botón Configurar (Botón Configurar).
  2. En la ventana Mostrar columnas, marque o desmarque las columnas que desee mostrar u ocultar.
  3. Cierre la ventana de Mostrar Columnas haciendo clic en cualquier lugar fuera de ella.

Descargar datos de presupuesto

Una vez que haya terminado de configurar su presupuesto, puede descargar hasta 800 fondos a la vez en un archivo CSV. Es posible que deba hacer esto si, por ejemplo, uno de sus proveedores de materiales desea tener una lista de todos sus códigos de fondo para usar en su sistema.

  1. Establezca la lista desplegable Filas  (aparece encima de la tabla) al número que corresponda.
  2. En la parte superior de la tabla, junto a Resultados [n] - [n] de [n], haga clic en el botón Exportar como CSV (Captura de pantalla del botón Exportar como CSV en Adquisiciones de WorldShare).